國人一貫輕言敬字，也就是同樣一句話，從嘴巴里直接說出來，相比寫在白紙黑字上呈送給對方，對方的重視程度肯定是不一樣的。日常溝通即是如此，在商業場合上溝通行為中更是如此，在廠家業務人員與經銷商的首次見面過程中，除了雙方的口頭上的語言表達與溝通，必然還要通過書面的文件傳遞，來加深經銷商對廠家對業務人員乃至對合作項目的興趣與重視程度。
我們把首次拜訪經銷商中的文件資料工作先按照時間段來劃分成三個階段，既是拜訪前，拜訪中，拜訪后。再按照文件性質劃分成直接鋪墊型，間接說明型，鋪墊型，維系型。再按照文件的形式劃分成通用型和定做型兩類文件。具體的使用和注意事項如下：
1．在與新經銷商首次見面前
在正式與新經銷商直接見面前，必然要做好相關的鋪墊工作，見面前給經銷商提供的相關的文件資料，亦屬于鋪墊工作的一部分。鋪墊工作的原則是讓對方產生興趣，這才是關鍵點，試想一下，按照常規的思路，先給經銷商寄些企業介紹產品報價，這會讓經銷商有興趣嗎？現在經銷商真的很缺產品嗎？人，畢竟還是更多的會對另外某個人，或是故事產生興趣，所以，在前期以郵寄形式提供給經銷商的文件資料中，主要以企業老板（或是其他高層）在某媒體上的專訪，本企業的產品營銷故事，品牌故事等等，突出有意思的人，有意思的事情，以此來讓經銷商產生興趣，突出老板和故事，其實是讓經銷商對其背后的企業產生興趣，對未來的合作產生一些正面的聯想，這就真正起到鋪墊的作用了。這里有點要注意的，在前期提供給經銷商的文件資料，切忌出現對企業和產品出現高大全式的介紹內容，這樣會導致經銷商拔高對廠家業務人員的看法，導致實際見面時出現落差，影響溝通效果。
2．在與新經銷商首先見面中
再次強調一下，在第一次與經銷商會面時，千萬別把產品資料，企業介紹等等一堆文件帶去，即便是帶去，經銷商老板當時最多也只是翻翻而已，甚至會基于這些資料，直接找你要相關的市場投入計劃和營銷計劃之類，這會讓廠家的業務人員很是被動。最安全的做好是只帶兩樣東西，一是自己的名片，首先要把名片上升到文件的高度，要干凈點的新名片，千萬別在名片上手寫個手機號碼之類。二是企業出版的內部圖書或是刊物，簡單的一張名片，目的是保護廠家的業務人員，因為簡單一張名片釋放的信息只是我廠家和你經銷商當前只是簡單的接觸，互相認識下而已，暫時還沒上升到合作的程度，經銷商自然也就不會抓著費用投入問題不放了，而企業內部的圖書和雜志，一方面在傳遞企業本身的一些獨有文化，另外一方面，也讓經銷商產生一些試圖加入融入的感覺。同時，若是企業自己的內部圖書出版，尤其是銷售技術層面的，那是最好，這些書可以作為禮物，請經銷商轉贈給其下屬業務人員。
3．在與新經銷商首次會面后
簡短的首次接觸過后，肯定要想辦法跟進的，可別等著經銷商主動來找自己，也別直接電話跟進：張總，您對我們這個合作項目有興趣嗎~~~~~。而是可以采取文件資料的跟進辦法，后期的文件資料可分為三種情況，一是首先會面的溝通備忘錄，二是項目建議書，三是企業和產品的詳細介紹，這三類資料可以一起發送，也可分開發送，關鍵是要看經銷商在首次溝通所表面出來的合作意愿，合作意愿明顯的，可合在一起發送，若是態度一般的，則可安排先給溝通備忘錄，再給企業和產品介紹，最后給項目建議書的次序來分次發送，刻意的拉長時間段，增加接觸機會。
在文件資料本身的包裝上，要注意幾點：
一、一定要有封面，封面注明經銷商的公司全稱，老板全稱，還得有客戶編號，例如，湖北-武漢-準客戶-016號。這會讓經銷商感覺到自己已經是他們半個客戶了，進一步的拉近距離。
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