推進澳大利亞統計局的知識管理
2005-1-11 7:53:27 郭宇峰編譯/KMCenter
導讀
一種認同信息共享的組織文化
一種明確該局內部所有信息和知識分布的框架
一系列鼓勵管理和共享信息的信息行為
一種急劇拓展的知識驅動的工作空間
一種管理電子郵件和電子記錄的創新方法
一種久經考驗的元數據管理及其在商業流程中的應用
澳大利亞統計局簡介
澳大利亞統計局是澳大利亞國家級統計機構。其宗旨是在國家與社會內輔助和促進基于信息的決策、研究和討論。澳大利亞統計局也是澳大利亞最大的出版機構，擁有數百種印刷本出版物，并開通了包括20萬頁內容的網站。
采用知識管理的原因
澳大利亞統計局鐘情于知識管理的原因很簡單——該局希望自己能夠盡可能的多產。由于該局的大多數員工都屬于“知識型員工”，該局尋求有效的工作管理和幫助其員工來共享和共享其知識就是非常合乎情理的了。
澳大利亞統計局不僅特別關注那些圍繞知識管理定義展開的各種爭論，而且還非常關注來自“知識管理社區”的各種框架和創意。對于那些有價值的創意就爭取付諸實施。澳大利亞統計局的信息管理和知識管理都與技術有不解之緣。大量早期的衛星和網路計算方面的經驗使管理層可以開發一種理想的人機交互系統。澳大利亞統計局尤其對那些可以激發各種工作靈感方式（有利于創新和創造）的技術非常敏感。通過把這些技術與該局的具體業務相整合，澳大利亞統計局極大提高了其生產力——使該局與其工作人員始終站在最前沿而不是落后于統計信息的需求。為了能夠促進該流程，該局還對該系統進行了標準化處理，形成了一套獨特的系統——澳大利亞統計局企業架構，該架構整合了該局的知識框架，尤其是集成了該局的業務系統。
發展中的澳大利亞統計局知識管理策略
早在1993年晚些時候，一種顯性知識策略（稱為澳大利亞統計局對象管理策略）就與Lotus Notes集成在一起被采用。對于“對象”的強調反映了澳大利亞統計局在管理對象（任何類型）和描述對象的信息（元數據）方面的興趣。該策略集成了一種簡單的知識管理框架并且明確了知識管理文化和技術要素，澳大利亞統計局高級管理層認為通過培育一種通過交流、協作、自動化工作流、有效資源發現、渴望知識交換的工作環境對于促進該局的知識管理非常必要。
該策略詳細明確了底層技術能夠及不能夠做的范疇，將其定義為一種底層的驅動力。當澳大利亞統計局在1990年代早期尋找在一種辦公計算環境的時候，它認為自己需要的是一種能夠提高組織和員工生產力的平臺（一種知識型工作方法）。直至今日，澳大利亞統計局仍然可以通過開發技術和人們與之交互的方式來不斷提高生產力。
該對象管理策略在2000年的時候被澳大利亞統計局知識策略所代替。2000年策略對于目標進行了更為詳盡的描述，但仍然在探尋一種“知識型工作方法”。2000年策略的最重要的特點就是鼓勵一系列激勵探尋共享理念發展的信息行為。該局的所有員工都在關于該局的入門第一課“桌面導讀”[桌面基礎]中被宣貫這些原則。
澳大利亞統計局所用的主要工具和技術
一種認同信息共享的組織文化
澳大利亞統計局的文化總的來看是一種鼓勵知識管理的文化。員工們希望能夠在澳大利亞統計局里能夠獲得長期而多樣的職業生涯，所以他們樂于接受來自文獻存檔和共享的效益。任何一個在組織內部輪崗的人都會對于幫助他們適應新的崗位的良性的知識型價值觀所感動和感到欣慰，這種文化同樣鼓勵他們為后來者提供類似的幫助。并且，澳大利亞統計局還鼓勵采用一種協同（即非競爭）的方法來工作——利用開放性的多學科和專業構成的團隊，并且強調采用一種“集體方法”。這就意味著工作組之間非常樂于與其他人共享他們的信息和知識。
知識框架
澳大利亞統計局管理知識的最重要的一點就是其簡單性。1993年，該局就采用了一種管理知識的框架，其中將信息和知識分為三類——企業級——工作組級——個人級。所有的溝通/工作/信息/知識都被認為是在這三種情況下產生和實現的。澳大利亞統計局鼓勵員工只在前兩者中工作——工作組或全局范圍。通過在這些領域內的工作所產生的信息可以被管理、支持、發現并作為集體財產進行共享。
澳大利亞統計局的知識行為和激活工具的目標非常明確就是為了支持工作組和該局內部的工作。那些被開發出來用于支持個人層面工作的工具在輔助個人與工作組或公司情境中進行溝通和轉換方面也做了著重考慮。這種方法的一個成果就是澳大利亞統計局只要管理那些在全局和工作組情境中的知識——忽略那些個人級的內容就可以完成記錄管理的任務。
信息行為
為了支持該知識框架，該局還開發了一系列的鼓勵員工創造信息，鼓勵運用和共享的個人/工作組/公司的知識管理行為。這些行為明確了那些支持知識型概念工作的各種工作實踐。包括：
盡已所能探索、復用和構建現有的知識
為確保能夠擁有快速有效地定位信息的技能而努力
識別那些需要共享知識的工作組
參與工作組知識的維護，幫助他人存取這些知識
推廣信息共享的效果
通用工具
另一個澳大利亞統計局知識管理的重要因素就是利用通用的工具和系統作為促進劑。多年來，澳大利亞統計局已經認識到復用創意/系統/流程而帶來的生產力收益，而且該統計局已經開始控制特殊工具和技術的使用。尤其是，澳大利亞統計局已經認識到在全局范圍內推廣一套可擴展的大家都能夠數量使用的工具集，可以有效地支持觀點的交流，提高生產力；通過用他們熟悉的工具刺激其創新意識和創造力，利用工具來滿足其能力需要。最好的證明就是澳大利亞統計局用Lotus Notes作為其桌面平臺（在此基礎上開發了1100種應用）。但是，這種方法也可以在該局的數據管理中得以運用，在數據管理方面許多拓展性的工作被用于添加和組織其各種統計數據作為輸入/輸出數據倉庫，進而創建一個獨立的發布源。在各個層面支持這項工作的是基于元數據有利于信息資源發現的拓展性理解。
廣泛應用“工作組”數據庫來鞏固交流、協作和信息資產管理的有效方法
在澳大利亞統計局最初部署Lotus Notes的時候，就決定用共享討論社區來替代電子郵件。強調Notes郵件主要是指“個人資料”。早期的“討論數據庫”應用程序也發生了很大的改變。現在擁有了更多功能，包括工作組級電子郵件。專門用于支持工作組為單位的工作。澳大利亞統計局目前已經擁有數百個工作組數據庫——大約是其所確定的組織化團隊的3倍。這些多出來的數據庫有效支持的內部的“實踐社區”，可與公司組織架構中明確界定的工作相并行。默認情況下，工作組是開放式的——任何人都可以在其他工作組中檢索、查閱和發布文檔。澳大利亞統計局工作組數據庫的另外一個特點就是其內在的強有力的“元數據”支持。當文獻創建和歸類的時候，它自動獲取控制存取、存檔及文檔生命周期的一系列元數據。
涵蓋資金和員工的知識管理方法結構與協調
從1993年開始，澳大利亞統計局就在組織內部設立了相當于APS 2級主管的知識總監職位，主要負責開發、拓展和支持該局內部知識的協調工作，鼓勵創新；通過與該局的技術平臺的開發人員的溝通和交流來推動知識管理工作。在最初的幾年，知識管理經理們的工作得到了包括SES官員在內的指導委員會和所選出的APS 2級總監的大力支持，以及高層的授權，并與高管層目標緊密關聯。最近一段時間，知識管理總監已經得到了位于南澳大利亞的“卓越知識管理中心”（KM Centre of Excellence）的調研以及開發支持澳大利亞統計局知識管理系統的相關服務的鼎力支持。澳大利亞統計局最近將其知識管理行為視為一種“動力”或“創新”，知識管理總監直接向技術服務部總裁匯報工作。
在資金方面，澳大利亞統計局知識管理項目在過去4年里得到了每年大約30萬美元的資金支持，2000年前每年大約20萬美元。這些資金包括薪金以及開發和部署該組織知識服務和技術所需的資金，學習內容和技術開發，如“歡迎頁面”（Welcome Page）——澳大利亞統計局門戶，以及內部的紀錄保存系統。更多的促進知識管理架構的相關活動，如推動澳大利亞統計局共享理念（知識管理文化推廣）已經深深地嵌入到該組織的入職與學習培訓。很多核心的技術架構，如該組織的工作組數據庫設計模板，以及開發服務也會被作為核心架構通過Lotus Notes版本的更新開發進行資助。這樣，任何新的知識管理架構都可以隨著核心架構的更新而得到升級。
經驗之談
領導層的鼎力支持非常必要
早在1990年代，組織高層就把對于知識管理能動環境提高到一個非常高的高度。高層不但在技術方面，而且在推動工作和知識共享方面都給予鼎力支持。知識管理投入巨大，但是特別強調一種簡單的知識管理模式，業務職責，對平臺和流程的所有權。
通過改變人們對于工作方式的思考來改變人
一個著名的20世紀思想家Buckminster Fuller說過“要教給人們一種新的思考方式，不要試圖直接教誨他們，相反，給他們一種工具，一種可以引導其采用新的思考方式的工具”。在過去10年的開發中，澳大利亞統計局發現通過給人們授權——讓他們在一種充滿信任和開放的環境中自由共享和增值——可以通過影響其工作方式來改變其工作思維方式。澳大利亞出版服務社的出版物，“植入APS價值”，就有一個學習澳大利亞統計局信息共享方法的案例研究。大量實踐證明已經到其他政府部門工作的前澳大利亞統計局員工，都非常懷念澳大利亞統計局的“知識能動”的工作環境。
展望
大約一年前澳大利亞統計局意識到，澳大利亞統計局在管理“信息資產”方面做的很好，而在管理“流程知識”方面還有欠缺之處。許多“如何順利完成任務”之類的細節信息存在于澳大利亞統計局員工的頭腦中。澳大利亞統計局因此啟動了一項雄心勃勃的項目來為“業務流程管理”提供支持服務。目標就是要簡化存檔、運營、理解并改進人機融合的業務流程。該系統的要點如下：
建立業務流程的企業級數據庫（采用XML格式定義流程而不僅用流程圖表示）
相關服務（可供流程調用——如“預定會議”、“運行這項SAS運算”）
工作流引擎（主要負責運營流程的自動化部分）
流程控制門戶，提供操縱、管理和存檔流程狀態的接口
流程控制門戶將成為工作組數據庫的一個新的組成部分。通過創建和運營來自工作組數據庫的流程，該工作組數據庫中的記錄存貯架構就可以自動得以集成。該局的業務流程也就可以像其他信息資產一樣同樣可見并得到妥善管理。相關模型正在進行開發，并將于2004年進行全面部署。
本文譯自Enabling Knowledge Management @ the ABS，敬請指正
