工地監理例會是監理項目部在工程項目管理工作水平重要的展示平臺。建設工程監理規范對工地例會也有明確的定義，由項目監理機構主持的在工程實施過程中針對工程質量造價進度合同管理等事宜定期召開的由有關單位參加的會議。從定義中就可知為保證施工進度、質量和安全，合理調配資源，降低施工費用等，需要定期召開工地監理例會。其中建設工程監理規范對工地監理例會的內容也做出了明確的規定，但在實際上由于各種原因，如例會紀要是五花八門如流水帳，開會時不能明確完成任務時間，責任人，各方都沒有明確規定要用什么方式完成任務，工地監理例會的效果往往達不到預期目的，解決不了工程中的實際問題，使工地例會沒有起到應有的作用。因此，如何提高工地監理例會的效率進一步完善落實進度、質量、安全協調工作。我公司某監理項目部對項目信息精細化管理，并通過改進工地例會紀要為標準模板，可以反映出各項工作情況，明確責任人、完成時間、原因，得到了各方高度重視，同時得到業主的贊許，現將如何提高工地監理例會與大家一起思考和探討。
一、工地監理例會現階段存在的主要問題和原因
工地監理例會是經監理與業主代表、施工單位項目經理協商一致，由總監主持和定期召開的工地例會。與會人員有總監理工程師(或總監代表)、監理工程師、項目經理、各專業技術負責人以及業主代表，必要時還可邀請分包商和材料供應商參加。工地監理例會的目的有兩個，一是協調施工組織，解決施工問題，發布施工指令；二是通過建設各方的相互溝通，達到相互理解、相互配合和相互支持。會議的任務是：對建設項目實施“三控三管一協調”(質量、進度、費用三控制，安全、合同、信息三管理，協調關系和解決問題)，以確保工程目標的實現。
根據建設工程監理規范的要求，工地監理例會應包括以下主要工作內容：1、檢查上次例會議定事項的落實情況分析未完事項原因；2、檢查分析工程項目進度計劃完成情況提出下一階段進度目標及其落實措施；3、檢查分析工程項目質量狀況針對存在的質量問題提出改進措施；4、檢查工程量核定及工程款支付情況；5、解決需要協調的有關事項；6、其他有關事宜。
由上可知，工地監理例會是關系到工程施工進度、質量和費用投入是否偏離目標，以及參建各方能否協調一致，并實現有效合作的一個相當重要的會議。
1、主要問題
由于多種原因，工地監理例會往往難以達到上述目的。從面上看，主要有以下幾種情況：
(1)隨意缺席，溝通不暢。一些承包商的應與會人員往往以種種理由缺席，或者委托其他人員充數代為參加，甚至有時到會的僅項目經理一人，使工地監理例會的質量大打折扣，難以達到溝通的目的。
(2)施工單位在匯報時，往往對質量和進度中存在的問題避重就輕，不反映實際情況。
(3)優柔寡斷，久拖不決。同樣的問題，在會議上多次提出卻得不到及時解決，導致目標值嚴重偏離。
2、原因分析
如果對此作一番認真的思考和分析，就可以知道這些情況的出現有其深層次的原因：
(1)對召開工地監理例會的目的意義認識不足。主要表現在施工單位的項目部管理人員缺乏全局觀念，有的甚至認為只要業主滿意就行，監理滿意不滿意無所謂，對監理的意見不予重視，甚至是置若罔聞，故而直接導致會議的質量下降，達不到預期效果。這種現象若得不到及時糾正，長此以往，與會者勢必對會議召開感到厭倦疲沓，結果造成惡性循環。
(2)利益驅動，不顧全局。出于自身利益的考慮，一些施工單位或參建方常常不肯真實地反映施工中出現的某些問題，致使信息失真，決策失誤。還有監理項目發現質量和安全問題，提出來整改要求，這時施工單位只有督促權，做不做，監理還要看施工單位及業主態度，如果業主出于自身利益，就會和施工單位站在一起，監理工作只會是吃力不討好的事情。
(3)事先對會議程序和匯報內容不明確，導致與會人員匯報無主題，匯報內容不全面、不具體、不系統，片面性、隨意性很大，或只講自己一方關心的事項，忽視其它；或只報流水帳，抓不住要領，重點不突出；或只講表面工作，而不談下一步打算等，致使會議主持者不能正確而全面地掌握施工進展情況，更不能果斷和準確地做出決策。
(4)會前準備不足，主持人心中無數，議題漫無邊際。對前段施工情況無講評、無檢查，只能由與會人員在會上信口開河；對下階段工作無安排、無要求，即使提要求也只是泛泛而談，不明確、不具體。會議主持者猶豫不決，少有主見，這是同樣的問題在多次會議上提出而得不到及時協調解決的主要原因。
(5)建設單位(業主)代表越俎代庖，監理被擱置一邊。在正常情況下，明智的業主一般都會將工程中的進度、質量、費用及安全等“三控三管一協調”的工作委托給監理，這樣做，業主就無須建立龐大的管理機構，可把精力集中于本單位的主要工作上。然而，有的業主單位花錢請了監理，卻不注意發揮監理的作用，仍然習慣于原有陳舊的老套數、老辦法，自己操辦并主持會議。在工程的具體管理上，又以自我為中心，把監理擱置于難以開展工作的地位。其實這樣做，就失去了聘請監理的意義，發揮不了監理單位在工程管理上的專業特長作用。
二、提高工地監理例會效率及進度、質量、安全的對策和措施
1、提高對開好工地監理例會重要性的認識
為開好工地監理例會，監理工程師應在召開第一次工地監理例會時，即向與會人員講明召開工地監理例會的目的、作用和意義，統一大家對開好會議的思想認識，并強調會議的嚴肅性，以共同促進會議效率和會議質量的提高。只有在認識一致、目標一致的前提下，與會各方才可做到步調一致，動作協調。這不僅能提高會議質量，而且工程的進度、質量和費用控制及安全監督管理也能得到保證。工地監理例會能否高質量的召開，施工單位項目經理起著至關重要的作用。監理工程師應與其保持經常性聯系，加強溝通與協調。要充分發揮項目經理的作用，并對其提出嚴格要求，希望他們承擔起相應責任，以保證應與會專業技術人員的按時到會，并做到能毫無保留和實事求是地反映施工情況，既講成績，也談問題，既講已完成的工作情況，也要談下一步工作打算，同時針對具體問題，提出整改意見和建議。
2、工地監理例會要建設單位業主的支持和重視，監理在業主的授權下行使權力并履行職責
從根本上來講，支持監理的工作亦是支持建設單位自己。而有的業主代表在召開工地監理例會時，把工程中產生的進度和質量問題一味地推給監理，使監理人員在會上相當被動。所以，建設單位有必要在工程項目實施之前，組織工程主管及工程管理人員，尤其是工程主要負責人，學習、熟悉工程監理方面的有關知識和規定，了解監理工作的性質、要履行的義務和應承擔的責任。
當然，建設單位同時也具有對監理工作進行檢查監督的責任。當發現監理機構在實施工程監理過程中存在問題，如工程建設協調不到位，進度、質量、施工費用嚴重偏離目標而不能及時糾正，或者與有關單位串通，損害業主方利益，降低工程質量等，業主有權提出整改意見，或向監理單位提出更換監理人員的要求。
3、監理人員應該在會前了解掌握情況，做到心中有數
為開好工地監理例會，總監理工程師和各專業監理工程師應當十分熟悉工程建設的施工要求，全面掌握工地各方面的工作情況，具體來說：
(1)熟悉工程合同條款。要了解施工進度要求、質量要求、技術規范和技術要求、安全要求、施工技術方案和各項工作接口，清楚業主、承包商和監理三方的責任和義務。這是正常和順利召開工地監理例會，有效進行施工組織協調，解決施工問題的前提和依據；
(2)了解工程施工現場情況，做到現場巡視不漏項。各專業監理工程師應按照自己的職責，深入現場，逐項巡查。對日進度、施工質量、施工組織、施工方法、施工機具、材料供應，以及上次現場會議決定的執行情況和整改通知書發出后的整改情況等，都應該有一個全面的了解；
(3)做好與各方的會前溝通工作。首先，要制定會議程序；其次，要明確與會各方必須向會議匯報的內容，包括資料準備、工程進展、存在問題、需要監理協調的事項及下一步將采取的具體措施等；再次，要掌握各方面的信息，了解業主、施工單位(包括分包單位)等各方對工程施工進度、質量、資源投入和安全等方面的要求或打算。經與會各方一起討論同意后，形成文件，共同加以實施；
(4)充分思考，認真分析，理清和確定召開每次工地監理例會的總體思路。因為隨著工程建設的深入，時間、空間、環境和工作內容都會發生變化，施工現場每天都有新的進展，施工組織、現場工作形式、涉及的工作情況、出現的實際問題也不同于以往，所以每次工地監理例會都會有新的內容和議題，召開會議的思路和方法自然也不能干篇一律。監理項目部由于每天都開內部追蹤事項會，將信息進行匯總收集，為開好每次工地監理例會提供了信息源，明確提出召開工地監理例會的總體思路和將要解決的實際問題，以及解決問題的措施或設想。只有準備充分，監理才有可能在召開工地監理例會時占據主動地位，發揮主導作用，工地監理例會才有可能達到預期的目的，取得滿意的效果。
4、按時開會，做好幻燈片(PPT)認真評析，發現問題，協調解決
在做好充分準備的基礎上，在幻燈片演示下，會議一目了然，按程序逐項進行，避免漏項，防止內容前后顛倒，混淆不清。會議的重點應該是：
(1)對上次會議紀要明確要處理的事項予以確認并進行講評，好的給予肯定，差的提出批評；
(2)檢查監理已發整改通知書的措施落實是否到位，資料提供是否齊全；
(3)按照匯報內容的要求，認真聽取與會各方的工作匯報及信息交流，并對上次會議以來的工作情況進行檢查，肯定成功的做法和已取得的成績，對承包商存在的差距和不足應開誠布公地指出，涉及業主方面的問題也不要回避；
(4)針對現場存在的實際問題，協商確定解決辦法和具體措施，做到任務清楚，工作具體，責任明確，措施切合實際，把任務和措施落到實處；
(5)指定專人認真做好會議記錄和會議紀要。會后，監理應根據會議記錄，將與會人員形成的共識及在重大問題上各方的不同意見進行整理，并形成會議紀要。記錄內容應真實，簡明扼要。會議紀要經總監理工程師審閱簽字后送與會各方會簽，并有簽收手續。
5、對駐場監理工程師日常業務培訓和管理知識的培訓方法
監理人員在現場的工作都離不開管理，離不開同參與項目建設的各方打交道。這就要求監理工程師，特別是總監理工程師必須具有較好的協調能力，豐富的管理經驗，要懂得如何進行溝通，如何進行協調，如何與合作者保持融洽的工作關系等。為此，監理單位在注重提高監理工程師技術水平的同時，還應創造條件，組織監理人員開展必要的管理知識培訓，讓他們學些項目管理知識，學會溝通和協調，提高他們駕馭現場工作的本領。管理協調能力的提高，也會推動工地監理例會水平的提高。
由于現場忙，不可能抽一天或幾天時間對監理人員進行崗位培訓，所以項目監理部每天下班后開監理項目部追蹤會(內部溝通會)，將當天的情況不管大小，一并報告給總監理代表，總監理代表按質量追蹤、安全追蹤、進度追蹤及報審資料情況匯總在電腦中(表格如下)，對每個問題在總監理工程師的指導下，大家一起討論學習，各專業監理工程師之間應詳細交流已了解和掌握的信息，并在認真思考分析的基礎上，就如何解決工地出現的問題提出意見和建議，最后拿出解決的方法。從而使監理人員得到培訓學習機會，提高了素質，另一方為總監理工程師提供了及時的信息，為每周例會提供了有效及時的數據。可為后序工作提供了保證。雖然提高工地監理例會效率的辦法和手段很多，但關鍵還是取決于總監理工程師的管理水平和業務水平，取決于業主和承包商的理解和支持。上述五個方面是提高工地監理例會效率可走的途徑和采用的方法。且相信，有效的工地監理例會不僅可以調動與會人員的積極性，而且可以促進監理項目部自身素質的提高，各單位之間的關系更加融洽，協調各項工作進展，從而使現場監理工作走上良性循環，真正實現對工程進度、質量、費用的嚴格控制和對安全生產的監督管理。
