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書記員進階指南:煉“四心”鍛全能|庭前獨角獸
獬推
事按
前期推送的《技能寶典:書記員必備五大指南》中主要介紹了民事審判書記員應掌握的技能。基于行政案件審判的特殊性,本期干貨——行政庭書記員修煉手冊。

 周瑩青
 上海鐵路運輸法院 行政三庭法官助理

畢業步入法院后我進入行政庭工作,這里見證了我的青蔥歲月,而我也在工作中不斷成長。我國的行政訴訟從民事訴訟中逐步分離而來,訴訟中許多程序性問題適用或者參照了《民事訴訟法》,因此,掌握前一篇《技能寶典:書記員必備五大指南》中民事審判書記員工作的各項技能是基礎,書記員工作中相同的部分就不再贅述。在此,想從行政案件特有的角度,與大家分享如何使自己成為一名“全能”的行政庭書記員。

全能書記員要素之一:細心
誠然,書記員的工作基礎繁雜,一旦出錯,可能會影響整個審理過程。一名好的書記員不僅要扎實做好基礎性工作,不折不扣地完成法官交予的任務,還應再多想一步,前跨一步,關注更多細節。下面,我結合行政訴訟談談一些需要關注的問題。

1、及時主動追加案件第三人
拿到案卷后,應對案件案由、訴訟請求作簡要的了解,勿忘對一些案件追加必要的第三人。例如,拆遷許可案件須將拆遷人作為第三人,拆遷或者征收補償合同案件根據案情可能需將共有產權人或者戶籍在冊人員、托底保障人員作為第三人,工傷認定案件可能需將用人單位作為第三人。要對這些常規需要追加第三人的案件了然于心,避免因遺漏第三人而致使庭審取消。

2、窮盡一切途徑向聯系方式不明的當事人送達訴訟文書
行政庭審理的案件不僅包括以行政機關為被告的、針對行政行為提起訴訟的案件,也包括拆遷、征收案件,這些案件中簽約人或者房屋權利人通常也會作為案件的一方當事人。有時因系爭房屋已經拆除、簽約人或者房屋權利人可能已經搬離、家庭成員已因拆遷而有矛盾等情況,原告無法提供上述人員的聯系方式。此時,可先按照簽約人或者房屋權利人的戶籍地址郵寄訴狀,確保能夠按照法律規定的期限送達起訴狀副本,同時積極聯系拆遷或征收部門經辦人獲取有效的聯系方式。通常拆遷人或者原告只能提供手機號碼,由于某些原因,當撥打電話可能會被拒接或者接聽后被誤認為騙子而被“一律掛掉”時,可以嘗試用這樣幾種方法:一是通過12368短信服務平臺向其發送短信,簡要說明案情,以便其核實情況,同時要求其在具體時間到法院領取起訴狀或者要求其主動與法院取得聯系;二是通過拆遷經辦人溝通,告知其有訴訟在法院;三是通過與其關系較好的家庭成員或者鄰居告知。曾遇到這樣一起案件,原告送達地址確認書上的地址和電話都發生了變化,但是沒有及時告知法院,無法向其送達開庭傳票。面對此情形,可以在經過一定程序后將該情況視為撤訴,但本著為當事人著想的精神,我們依然沒有放棄。在審理另一起同基地的拆遷案件時,意外地在旁聽席發現該案原告,遂向其送達傳票,案件得以順利開庭。

3、仔細核查高齡老人的訴訟意愿及身體狀況
遇到有高齡老人的案件時,需要注意以下細節。首先,老人對案件起訴是否知曉,訴訟請求是否是其本意。曾經遇到一起案件,庭審中老人沒有出現,其兒子為代理人,我們上門核實有關情況,但老人對于案件情況包括訴訟請求的詢問一律不予回應,這樣情況原因可能有兩種:一是老人已經思維不清,其行為能力存疑;二是訴訟請求并不是老人本意,但礙于兒子在場不便回應。所以核實情況這一環節十分必要。其次,審理中,如果老人未到場,則詢問其身體情況,并電話核實。如高齡老人本人到場,則安排低樓層等合適的法庭,并注意其庭審中的身體狀況,同時,給予必要的法律釋明。最后,宣判前,再次確認老人身體狀況,避免裁判作出時,出現突發情況。

4、完整準確地錄入案件當事人基本信息
行政案件的當事人有時會多次起訴,或者由一起案件引發數起案件的起訴,所以,我們在審判管理系統中點擊結案時,完整地、準確地、嚴格地輸入當事人的聯系電話、戶籍地、居住地、送達地,這樣有利于法院在當事人上訴后,直接根據送達地址送達上訴狀,也有利于因其他事宜需要溝通聯系當事人,更有利于其他法院工作人員查詢關聯案件當事人的聯系方式。更為精細的做法是制作一份EXCEL表格,將包括當事人及代理人聯系方式、案由、訴訟請求、審理結果、結案日期等相關內容全部完整填寫,并可以記錄該案審理過程中發生的諸如申請鑒定、回避等情況,以備將來快速查詢。

全能書記員要素之二:用心
能干更要巧干,在平時的工作中應經常回顧,勤于思考,不斷總結完善,打造出一套適合自己的工作方法。我先就一些自己的技巧與大家分享,拋磚引玉。

1、制作被告應訴工作人員聯系表格
行政案件的一方當事人為行政機關或者拆遷案件的拆遷人,可以編制一份表格,記錄各應訴聯系人的聯系電話、地址;對于拆遷、征收類案件,為了方便聯系,可以要求行政機關或者拆遷人提供一份基地劃塊分組的拆遷工作人員名單及聯系方式。

2、運用各種技巧制作庭審筆錄
庭審記錄是書記員工作的重中之重。即使開庭多年,但在庭審前,我仍會向承辦法官借閱卷宗熟悉案情,總結爭議焦點,根據現有材料預想處理結果。對于庭審記錄,看似容易,實則不易,需要一些助力。

(1)預制庭審模板  可以根據案件類型、程序審理或是實體審理等總結不同的庭審模板,包括:公安治安案件、公安交通案件、征收補償案件、信息公開案件、履行法定職責案件、一般行政案件、裁定駁回起訴程序審理等的案件模板,征收補償類案件又可以細分協議無效、履行協議、支付過渡費等庭審模板。對于同一類案件,被告的辯稱、有關證據材料、作出行政行為的主體資格依據、適用的法律差別不大,法官對于案件基本事實的提問基本相同,因此庭審模板中包含了上述內容,即使庭前因故沒有任何準備,在知曉案由及訴訟請求后,迅速找到相應庭審筆錄模板,并將相對多的注意力放在記錄質證意見、答辯意見上,就能相對省時、省力、高效地完成庭審記錄工作。

(2)活用WORD中的剪貼板  庭審前,事先將案件中可能高頻出現的內容放在剪貼板中,包括:有關時間節點、案發地址、行政行為的文號、作出日期、被拆或者安置房屋地址、法律條文等。庭審中,對于此類內容直接從剪貼板中復制粘貼,不僅節省時間,還保證了內容正確性。

(3)注重爭議焦點記錄  一份優秀的庭審記錄并非將當事人的每句話都記錄在案,而是將有關案件的爭議焦點準確記錄,多數情況下將當事人的陳述歸納總結到位后予以記錄,既讓法官在庭審后閱讀庭審筆錄時能夠感覺到庭審筆錄完整地反映了整個庭審過程,筆錄內容甚至可以直接運用于裁判文書中,又讓當事人在庭后閱看筆錄時感受到對其意見均已記錄在案,精煉但無遺漏。

(4)預設應對各類特殊情況的記錄模板  例如:“原告未到庭”的情況,可以分兩種情況制作記錄模板:一是“有臨時緊急正當理由的”,模板為:“本庭今天對原告xx訴被告xx(案由)一案依法進行公開開庭審理。本庭已于x年x月x日向原告送達開庭傳票。因原告有xxx(原因)臨時緊急事由,今天未到庭。本院將另擇日期開庭。現在休庭”;二是“無正當理由不到庭的”,模板為:“本庭今天對原告xx訴被告xx(案由)一案依法進行公開開庭審理。本庭已于x年x月x日向原告送達開庭傳票。因原告今天未到庭,庭前也未向本院提出不到庭的理由,應視為原告經合法傳票,無正當理由拒不到庭,故本院依照《中華人民共和國行政訴訟法》第58條,最高人民法院《關于執行<中華人民共和國行政訴訟法>若干問題的解釋》第49條第1款的規定,裁定如下:本案按照撤訴處理。案件處理費人民幣50元,減半收取為25元,由原告xx負擔。現在閉庭。”對于原告提出回避申請、提出管轄權異議、證據保全、行政領導出庭、視頻直播等情況,都可以將常規的問答、適用的法律等內容形成固定模板,以便發生相應情況時,快速準確記錄。

3、預留當事人銀行賬號及時處理案款
對于適用簡易程序的案件或者有調解、撤訴可能的案件,案件結案后可能涉及退訴訟費,可以在審理過程中要求當事人書面提供銀行賬戶或者記明筆錄,結案后,根據有關規定向該賬戶迅速退還訴訟費。如當事人不需要退還訴訟費或者放棄對被告主張訴訟費的,可以要求其提供書面情況說明或者在筆錄中記明。及時處理各類案件款項可以保障結案后,案件及時歸檔。

4、制作卷宗目錄模板避免遺漏
卷宗歸檔一般按照時間順序與邏輯順序相結合,可以總結目錄模板,在制作目錄時予以導入。遇到不確定的情況,多請教老書記員或者與檔案室老師溝通。有一點值得注意,不宜對外公開的材料的歸檔問題。案件的有些材料雖然行政機關提供了,但庭上沒有作為證據提供,表明僅供法院參考,如果此材料不宜公開,例如行政機關一些內部審批材料、內部會議紀要,則應歸入副卷。公安類行政案件中,對于公安機關制作的除案件當事人以外的案外人、證人的詢問筆錄,涉及被詢問人身份信息的內容應隱去后歸入正卷,未隱去的完整的筆錄歸入副卷。文末附上一般行政案件排列順序作為參考,但也請以各院規定為準。

5、好記性不如爛筆頭
做書記員多年,但仍會遇到自己不清楚的問題或者新情況,積極向“老法師”請教或者與同事討論,但要記得事后將處理方法和結果記錄下來,以備后用。

全能書記員要素之三:耐心
1、多給予原告一些關懷
在庭前與原告、第三人聯系時,注意語氣,善意提醒他們開庭帶好身份證、證據材料原件、有代理人的帶好委托書及代理人身份證復印件,告知法院周邊的交通情況。庭前溝通的多一些細節提示,能讓原告、第三人對法院少一點對立,生一些善意,添一份信任,確保當事人按時到庭,庭審順利進行。

2、善用法官助理或者書記員身份
有時當事人會對法官抱著比較大的警惕或者敬畏的心理,甚至有些當事人會“了解”法官曾經審理類似案件的觀點,誤解法官已經有先入為主的意見,產生對立情緒。而對于做事務性工作的,年紀較輕又比較容易接觸的法官助理或者書記員,反而更親近。所以必要時,可以與他們多一些耐心的溝通交流,以閑聊的方式了解案情,掌握他們的訴訟目的,甚至可以勸說的方式增加案件的調解、撤訴的可能。例如,在一起拆遷案件中,由于需要追加眾多第三人,與原告有多次電話溝通熟悉后,問及原告對協議中約定的錢款及所安置房的意見,原告說出了心中的擔憂:對協議沒有任何不滿意,只是擔心簽約人不履行,才以確認拆遷補償安置協議無效為訴請訴訟到法院。了解情況后,引導原告提起分割動遷款訴訟,將本案中獲取的被告提供的證據材料作為另案的主張的證據依據,該案最終以撤訴結案。

3、把握好溝通的尺度
不可避免的,偶爾會遇到真正蠻橫無理的當事人,此時萬不能被當事人激怒,而應不卑不亢,耐心地進行必要的交流,了解情況,同時注意保護好自己,因為也許你的隨意交流中不嚴謹的措辭或者不良態度可能會被原告誤解或者引起其情緒激動。如果在庭前交流時發現此類問題,及時告知承辦法官,視情況決定庭審前是否需要向有關部門提交開庭應急預案,做必要的安全保障工作。

全能書記員要素之四:進取心
1、立足本職
雖然事務性的工作又多又繁雜,當事人的情緒又較易激動,但是從接觸到的許許多多的案子中學習到了如何與當事人溝通,如何安撫情緒激動的當事人,如何把握庭審節奏、如何做協調化解工作、如何找到案件焦點等等,這些都是在為成為一名法官打下的堅實基礎,所以我會認真做好每一天的每一項工作。

2、調整心態
案件的復雜多樣,矛盾的易激化是行政案件的特點,相對地增加了我們的工作難度,但就我擔任刑事、民事案件的書記員的短暫經歷來看,相比民庭的書記員的工作,行政庭書記員繁雜的事務相對少一些,比如:鑒定、保全、開具生效證明;相比刑庭,我們向作為一方當事人的行政機關的送達工作也較為簡單,因為行政機關大多有固定的應訴人員,這是作為行政庭書記員的崗位優勢。我很熱愛行政庭的書記員崗位。特別是當原先情緒對立,對案件結果不報多大希望的當事人,通過我們的努力獲得了公正的裁判結果或者撤訴、調解實質性解決爭議后,向我們表達的感謝之情,這一時刻是最具有成就感的時刻,簡直有雙倍的喜悅和成就感。調整好自己的心態,享受工作帶來的快樂和歷練,保持一顆進取心,立志成為一名優秀的書記員,乃至將來有擔當的法官。

囿于能力有限,篇幅有限,僅作以上分享,希望對法院新入職的同伴們有所啟發,對于不當疏漏之處也請予以指正。相信通過我們在崗位上的不斷努力,不斷成長,我們終將實現我們的職業理想。

附:
行政一審案件正卷排列順序
1、卷宗封面;
2、卷內目錄;
3、立案審查、審判流程管理信息表;
4、案件審判流程管理情況;
(重審案件:發回重審裁定書)
5、起訴狀及證據材料;
6、接受證據材料收據;
7、立案審批表;
8、受理案件通知書、舉證通知書(訴訟風險告知書)及送達回證;
9、 繳納訴訟費通知及收據;
10、被告應訴通知書;
11、被告舉證通知書;
12、被告訴狀副本、應訴通知書、舉證通知書等送達回證;
13、第三人參訴通知書;
14、第三人參訴通知書等送達回證;
15、答辯狀及附件;
16、答辯狀及附件送達回證;
17、原告身份證明(若原告為單位的則為:原告營業執照或機構代碼證明及法定代表人身份證明);
18、原告授權委托書(律師為代理人的則為:原告律師事務所函及委托書);
19、原告送達地址確認書;
20、被告法定代表人身份證明;
21、被告授權委托書(律師為代理人的則為:被告律師事務所函及委托書);
22、被告送達地址確認書;
23、第三人身份證明;
24、第三人授權委托書;
25、第三人送達地址確認書;
26、被告舉證的材料(按時間順序排列);
27、被告證據材料送達回證;
28、詢問、調查筆錄、證據交換筆錄及調查取證材料(按時間順序排列);
29、開庭公告;
30、原告開庭傳票(存根)、告知合議庭組成人員通知書及送達回證;
31、被告開庭傳票(存根)、行政機關負責人出庭通知書、告知合議庭組成人員通知書及送達回證;
32、第三人開庭傳票(存根)、告知合議庭組成人員通知書及送達回證;
33、庭審筆錄;
34、原、被告代理詞及證明材料;
35、原、被告當庭提交的證據材料;
36、原、被告庭審后提交的證據材料;
37、宣判公告;
38、原告宣判傳票(存根)及送達回證;
39、被告宣判傳票(存根)及送達回證;
40、第三人宣判傳票(存根)及送達回證;
(當庭宣判的無第37-40項材料);
41、判決書、裁定書正本;
42、宣判筆錄;
43、判決書、裁定書送達回證;
44、代管款、訴訟費結算憑證。
45、備考表;
46、證物袋;
47、卷底。
 
副卷排列順序
1、卷宗封面;
2、卷內目錄;
3、合議庭評議筆錄;
4、案件審結報告;
5、判決書、裁定書(稿);
6、其他不宜對外公開的材料;
7、備考表;
8、卷底。
 
上訴案件結案回退后增加一冊正卷
1、卷宗封面;
2、卷內目錄;
3、報送上訴移送函(稿);
4、二審退卷函;
5、二審判決書、裁定書;
6、代管款、訴訟費結算憑證(若有);
7、備考表;
8、證物袋;
9、卷底。
 
簡易程序案件,如無保密內容,可不設副卷。

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