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ERP項目中主要人物的角色定位探討

近年來,我國企業界的工作中的工作者越來越深刻地認識到,實施ERP是運用現代信息技術從根本上解決管理痼疾的良方,但是ERP若使用不當,也極可能變成“闖禍”的工具,就像車子駕駛不當發生車禍可能會要人命一樣。

企業到底上不上ERP,上什么ERP、如何上ERP、如何控制ERP實施過程的風險等,這一系列問題都涉及到“人”,這也是影響ERP實施能否成功的關鍵因素。ERP實施人不到位,角色不到位,實施就不可能成功,須知任何項目的成功都離不開組織中各成員的“角色”定位,角色定位準確,項目才可以順利進行。

本文主要對推進ERP項目實施過程中的幾個關鍵角色就如何定位、承擔什么職責,又有哪些禁忌等方面進行初步探討。

企業“一把手”是“大腦”

(一)企業“一把手”是項目的關鍵人物

上不上ERP?上什么ERP?實施ERP的目標是什么?只有關鍵人物才能拍板,企業一把手是ERP項目這個“人”的大腦,其重要性是不言而喻,對項目必須心中有數!

實施ERP不僅僅是一個IT項目,更是一個管理項目,包括業務流程重組、管理模式和業務架構轉變、崗位職能調整等諸多方面。這必然涉及利益重組,甚至會損害部分人的利益,ERP的實施常常會遇到或明或暗的阻力。

只有一把手下定決心,堅持不懈,并落實在企業進行業務流程重組和變革過程中的具體事項上,才能排除干擾,成功的實施ERP。

(二)“一把手”工程的困惑

一把手在ERP項目中雖然很重要,但基本不會參與項目的實際進程,往往很多企業只是掛帥而已,因此項目在關鍵時刻容易產生徘徊。

一把手之所以在絕大部分的項目中沒有實際參與,其原因大致可以歸納為兩個:一是作為企業的主要領導,并沒有真正認識到信息化建設所帶來的巨大沖擊,往往只是把它定位在管理手段的改進,而沒有意識到這樣的新型管理工具背后所隱含的巨大震動,沒有做好充分的準備。

二是有些企業的領導感覺到了這樣的問題,然而由于企業的經營活動是持續的,企業的領導不得不去平衡改革和眼前的利益問題,就如同在大江中修電站,既要保持航行的通暢,又要建設新的設施。

當然“羅馬不是一天建成的”,一把手也不能盲目追求那些表面上光彩奪目的東西,而應該要從公司的核心業務、核心流程開始建設。

中層經理是項目的脊梁

中層經理是ERP系統實施與運行的中堅力量。因此,作為一名中層經理,應該支持ERP項目,主動配合實施組長的工作,從技術上、資源上、人力上為實施ERP項目提供支持和保證。

中層經理,有一些必須做和不可以做的事情。

(一)動力中層經理必做的事情

保障人員的安排

沒有任何一個ERP項目的團隊全部是全職的,絕大部分的內部實施人員是來自各個職能部門的人員,這些人員的安排,就是中層經理的“承諾”。有些流程分析需要中層經理們親自到場,有些數據整理需要各部門的業務骨干投入大量的時間,能否安排足夠的時間和合適的人員,這才是檢驗中層經理對ERP項目認可與支持程度的標準。

關鍵在于事情的完成

大部分中層對ERP項目的觀念已經導入,而且在人員與資源上對項目作出了承諾,在這個時候,需要做的是完成各自在項目中的任務并幫助實施組、自己的員工完成任務,并對員工的成績作出評價一定要讓大家清楚公司、項目的遠景,還有對自己部門的要求。

目的是質量的提升

中層經理可以在項目實施之后的管理提升階段對ERP系統作出更多、更大的貢獻。在整個項目的實施過程中,企業的中層經理們已經形成了ERP系統應用的中堅力量,ERP的推動已經由項目實施組自然而然的轉移到了他們的肩膀上。

他們如果掌握了嶄新的管理技能和方法,就能夠積極地改變員工的行為,所以ERP系統在中層經理們的推動下,一定能夠為企業的管理水平、運作效率、經營績效等各個方面來質量的提升。

(二)中層經理不能做的事情

不理解“權”的變化

在ERP項目中,如果沒有正確的引導,則中層經理們難以正確的定位,難以理解變化的必要性和目的,很容易在不知不覺間走入“阻力中層”的行列,即使他平時是一位非常稱職敬業的人。

很多ERP項目的起因就是要改變企業的管理現狀,這會令當權派的中層經理們有一種被否定的感覺,至于那些目標就是進行權力改組的項目,中層經理們缺乏安全感也幾乎是必然的。

其實,通過ERP的實施,打通業務流程可以使中層更好的完成自己的工作任務,信息共享可以讓中層們對企業、對自己和他人的工作有更全面的認識,唾手可得的數據可以讓你在高層面前的意見更有分量。

對“位置”過度關注

經理們擔心變化,主要在于對保住頭上烏紗和手中權利的擔心。只要企業對“位子”的變化原則是“績效”,那么,經理們就不應該抵制ERP項目。如果沒有ERP這樣的項目,長時間固定在同一個位置的中層經理們,無論原來多么有創造性,都會逐漸喪失對工作內容的敏感而流于照章辦事。

ERP項目可以使中層經理們重新思考自己一直在做的事情,保持對工作的敏感和創造性,進一步提升業績。只要績效上去拉,經理的“位置”又怎么會失掉呢?

選型組成員是確定ERP項目的神經細胞

ERP這東西,有國產的、有進口的;有幾百萬元、幾千萬元一套的,也有幾萬元、幾十萬元的,任君挑選。應該說,沒有最好的ERP管理軟件,但是一定有最適合自己的,選型就是要挑選最適合本企業經營管理特點和管理要求的ERP管理軟件。

精心挑選選型組成員

ERP選型應該由一個通力合作的小組來完成,在這個小組里,人員要各有特點,他們將從不同角度各抒己見、各司其職、各盡其力。

一個合格的ERP選型組里至少要有這些人:

使用人員

使用人員包括銷售、采購、生產等各個環節的管理人員和業務操作人員,這些人員重點考慮的問題是 “哪種ERP更能夠提供競爭優勢、降低成本,或者推進商業目標的實現” 。

IT技術人員

在選型組中扮演技術顧問的角色,重點考慮的問題是 “ERP項目需要哪些技術支持?ERP在我們的技術環境中能夠像預期那樣運轉嗎”

財務人員

他們對項目進行成本收益分析、比較各種可選方案對公司財務的影響,同時還要分析項目延期和變動對成本收益的影響等,財務人員經常考慮的問題是 “這是最具成本效益的選擇嗎”?

談判人員

他們參與選型的目的是盡可能獲取最優惠的價格和條款,幫助供應商從商業角度而不是技術角度來完成交易方案,引導供應商做出靈活的交易和分擔風險的承諾,最后在簽約過程中贏得交易。他們要引導選型組考慮 “怎樣和供應商達成對我們最有利的交易”.

高層管理者

為避免選型組群龍無首而不決的局面,高層管理者的任務是制定采購標準、做出采購決策、監控雙方遵守合同的情況并執行合同。只有他們才可能發出最深層次的疑問 “值得嗎?做不做”。

ERP選型靠的是整個選型班子,因此選型組成員構成必須合理。

實施組成員項目的四肢

當ERP項目被正式提上企業的日程,尋找合格的實施組成員便是最關鍵的問題。描述ERP項目的成功因素的公式是:

ERP成功=正確的人+適合的系統+恰當的實施方法

成功等式的核心是人,“正確的人”才是ERP項目能夠成功實施的核心保障,其中實施組成員是核心和靈魂。以ERP為代表的信息化項目,不但是一個技術項目,同時也是管理項目、引導企業變革的項目,其范圍不易確定、目標不夠清晰和直接,它的實施阻力大,成功與否不易評價。

為了保證ERP項目的成功實施,實施組成員必須具有進取心、自信心、責任心、細致心,四心合一,才能確保項目成功。

總結

在ERP項目實施過程中,涉及企業所有領導和每一個職工,根據承擔職責與任務的不同,可以將ERP項目的人員歸類為企業CEO、中層經理、選型組成員與實施組成員等四種角色。

如果把ERP項目實施過程比喻成一個人去追求某個目標:企業“一把手”好比一個人的“大腦”,中層經理就如同人的“脊梁”,選型組成員就是確定目標的“神經細胞”,而實施組成員則是協調靈活干勁十足的“四肢”,要成功實施ERP項目,四者缺一不可!

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