近期筆者先后寫了兩篇文章《從技術(shù)可行性的視角看電子檔案的“四性”》和《從特斯拉“剎車失靈”事件看電子檔案的法定要求》，引起國(guó)內(nèi)檔案圈的較大反響和熱烈討論，筆者也倍受鼓舞。過程中，有一位讀者反饋了一個(gè)問題：既然“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”和“四性”都能決定一份電子數(shù)據(jù)（文件）是否能成為電子檔案，那兩者之間是不是存在一定的對(duì)應(yīng)關(guān)系？這個(gè)問題問得非常好，我們今天就來聊聊這個(gè)話題。
概念解讀
《從技術(shù)可行性的視角看電子檔案的“四性”》一文中已經(jīng)明確，筆者認(rèn)為的電子檔案“四性”是指“真實(shí)性、完整性、可用性和安全性”。而《從特斯拉“剎車失靈”事件看電子檔案的法定要求》一文中，筆者對(duì)于“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的解讀如下：
01
來源可靠
形成者、形成活動(dòng)、形成時(shí)間可確認(rèn)，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統(tǒng)安全可靠。即電子文件由特定機(jī)構(gòu)使用安全可靠的系統(tǒng)軟件形成，沒有發(fā)生被非法篡改或者誤用過的情況，能夠證明其用意、生成者或發(fā)送者、生成或發(fā)送的時(shí)間與既定的相符。
02
程序規(guī)范
電子文件形成、歸檔、保存和利用服務(wù)的過程遵循一定的制度規(guī)范要求，符合國(guó)家相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。電子檔案是否以及如何遵守規(guī)范的程序要求，可以通過詳細(xì)的背景元數(shù)據(jù)和過程元數(shù)據(jù)來記錄、追溯和審計(jì)。
03
要素合規(guī)
電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程信息等構(gòu)成要素符合規(guī)范要求。不同種類的電子文件，其具體的構(gòu)成要素不同，相關(guān)的規(guī)范要求也有所區(qū)別。
將上述解讀和“真實(shí)性、完整性、可用性和安全性”的定義作一對(duì)照，即可得到下圖所示的對(duì)應(yīng)關(guān)系：
對(duì)應(yīng)關(guān)系分析
下面我們就來分析一下，這個(gè)對(duì)應(yīng)關(guān)系是怎么出來的。
首先
來源可靠
電子檔案的“來源”一般包括了兩個(gè)方面：
1? 電子檔案的形成者，如機(jī)關(guān)單位、社會(huì)組織甚至個(gè)人等；
2? 電子檔案的形成系統(tǒng)，如產(chǎn)生和保存電子檔案的OA系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)等。
需要說明的是，“來源可靠”的“可靠”實(shí)際上說的是“原始性”，這和“真實(shí)性”的含義完全一致（根據(jù)DA/T 58-2014《電子檔案管理基本術(shù)語》中的定義，真實(shí)性是指電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì)）。千萬要注意的是，“來源可靠”的“可靠”不要和“可靠性”混淆。（根據(jù)DA/T 58-2014中的定義，可靠性是指電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)的性質(zhì)。注意在這個(gè)定義中，可靠性是指電子檔案的內(nèi)容可信，和來源沒有關(guān)系）。“真實(shí)性”和“可靠性”容易混淆，是中英文語言之間的差異造成的，詳見《從技術(shù)可行性的視角看電子檔案的“四性”》。
那么來源可靠和安全性之間的關(guān)系呢？這主要是指電子檔案的來源之一——電子檔案的形成系統(tǒng)。形成系統(tǒng)必須安全可靠，不存在系統(tǒng)漏洞和后門程序，在電子文件、電子檔案的管理過程中可隨時(shí)記錄變動(dòng)情況，保證沒有發(fā)生非法篡改等情況，并且可以采用技術(shù)手段（比如數(shù)字摘要技術(shù)）對(duì)電子檔案進(jìn)行“固化”，用來驗(yàn)證電子檔案的原始性。
其次
程序規(guī)范
電子檔案管理過程涉及的程序一般包括兩個(gè)階段：
1? 電子文件在形成過程所經(jīng)歷的程序；
2? 電子文件歸檔以后，成為電子檔案在長(zhǎng)期保存和利用服務(wù)過程中所經(jīng)歷的程序。
所謂程序規(guī)范就是要求電子文件整個(gè)生命周期管理過程都要遵循一定的制度規(guī)范要求，符合國(guó)家相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。而電子檔案是否以及如何遵守規(guī)范的程序要求，可以通過詳細(xì)的背景元數(shù)據(jù)和過程元數(shù)據(jù)來記錄、追溯和審計(jì)。背景元數(shù)據(jù)無疑屬于完整性范疇（根據(jù)DA/T 58-2014中的定義，完整性是指電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)）；而過程元數(shù)據(jù)主要就是用來證明電子檔案的原始性，因?yàn)闄n案不同于其他文獻(xiàn)資料，其最大特點(diǎn)就是原始性，是機(jī)關(guān)單位和其他組織以及個(gè)人從事社會(huì)活動(dòng)直接形成的歷史記錄。如前所述，原始性實(shí)際就是真實(shí)性。因此，“程序規(guī)范”和完整性和真實(shí)性密切相關(guān)。
最后
要素合規(guī)
如前所述，“要素合規(guī)”是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程信息等構(gòu)成要素符合規(guī)范要求。為便于識(shí)讀和管理，人們主要通過“元數(shù)據(jù)”來反映電子檔案，根據(jù)DA/T 58-2014中的定義，元數(shù)據(jù)是指描述電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)?？梢院芮宄目吹?，實(shí)際上元數(shù)據(jù)的定義和要素合規(guī)的定義高度重合，都包括內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過程四部分。再對(duì)照一下完整性的定義，毫無疑問，這當(dāng)然是屬于完整性的范疇。
但是其中的“內(nèi)容”和“結(jié)構(gòu)”只靠元數(shù)據(jù)還不夠，為了長(zhǎng)期保存并方便閱讀，電子文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)需要通過某種特定的格式進(jìn)行固化，比如對(duì)于文本類電子文件全文格式可以采用符合GB/T 33190-2016《電子文件存儲(chǔ)與交換格式 文書類版式文檔》要求的OFD格式。當(dāng)然，電子文件種類很多（包括但不限于文本類、圖像類、圖形類、音頻類、視頻類、數(shù)據(jù)庫類、媒體社交類等），電子文件格式更是五花八門，為了實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期可用，應(yīng)該轉(zhuǎn)成符合規(guī)范的格式。GB/T 39362-2020《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》“9電子公文歸檔格式要求”中給出了推薦的歸檔格式如下表所示：
由此可見，“要素合規(guī)”不但與完整性相關(guān)，還與可用性相關(guān)。
總結(jié)
從以上的分析可以看出，新《檔案法》中“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”這12個(gè)字和電子檔案四性中“真實(shí)性、完整性、可用性、安全性”這12個(gè)字確實(shí)是存在邏輯上的對(duì)應(yīng)關(guān)系，只是從不同的角度來描述電子檔案的本質(zhì)屬性，可以被視作為一枚硬幣的兩面。
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