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用好7個時間管理方法,每天“準(zhǔn)點下班”

世界上最公平的是什么?

時間

時間從不偏袒任何一個人,不管是成功者亦或者失敗者,每個人每天都只有24個小時。就時間長短而言,每個人都得到了公平的待遇。然而相同的24小時內(nèi),成功者可以比失敗者完成更多的事情,因為成功者會整理時間,而失敗者一味地浪費時間,這就成功者之所以成功的原因。

那么成功者有哪些時間管理方法呢?

四象限法

美國著名的管理學(xué)大師史蒂芬 柯維提出的四象限法,想必大家都聽說過,該理論將工作按照重要和緊急兩個維度進行了劃分:


我們總是感覺自己時間不夠用,那么就該反思一下是否把過多的時間花費在“不重要”的事情上。而把時間全部花費在第一象限即“重要又緊急”事情上的人,我們可以想象一下,是不是整天都得風(fēng)風(fēng)火火地不停地處于高速運轉(zhuǎn)中,這樣的工作狀態(tài)不僅會讓我們犯錯的機率增大,而且極易造成情緒的奔潰。只有把時間花費在第二象限的,持續(xù)做“重要不緊急”的事情,工作起來才更加有效率。

因此我們不妨每天提前10分鐘左右到達公司,將一天中需要做的事情進行分類,一項一項地去完成,讓工作變得更加輕松。

莫法特休息法

“莫法特休息法”有點像農(nóng)作物的“間作套種”,在我的家鄉(xiāng),都是水稻油菜輪番播種,之所以這樣做是因為,若是一直種水稻,持續(xù)吸收土壤中同一養(yǎng)分會造成土壤肥力的下降。回到我們的工作環(huán)境中也是一樣,長時間做同一件事情容易造成我們腦力和體力的疲憊。可通過變換不同的工作內(nèi)容來調(diào)節(jié)這種疲憊狀態(tài)。


在莫法特休息法中提供了5中分配時間的方法:

1.抽象與形象(如數(shù)據(jù)處理與詩歌閱讀)

2.研究問題的不同角度

3.動靜交替(坐在座位上思考與站起來踱步思考)

4.體力與腦力互相交替(辦公室辦公與戶外放松)

5.工作和娛樂休閑交替(緊張的工作與適當(dāng)?shù)膴蕵罚?/p>

通過變化工作環(huán)境或者工作方式,讓我們的大腦不斷接收新的刺激,從而得以持續(xù)運轉(zhuǎn)。

時間統(tǒng)計法

類似于我們通過每日記賬來了解自己的資金流向一樣。時間也需做這樣一個統(tǒng)計,試著統(tǒng)計一下近幾日的時間都花費在哪些事情上,你會驚訝地發(fā)現(xiàn),花費在無用事情上的事情竟會那么多,通過對時間的統(tǒng)計,可以讓我們合理調(diào)整時間,減少不必要的時間浪費。

麥肯錫30秒電梯理論

該理論源自于麥肯錫公司發(fā)生的一件事:在一次為一個重要客戶做完咨詢后,該項目的負責(zé)人在電梯里面遇到了對方的董事長,該董事長問:“你可以說一下現(xiàn)在的結(jié)果嗎”?但因為項目負責(zé)人完全沒有準(zhǔn)備,即使做了準(zhǔn)備,也無法在電梯從30層到1層的30秒之內(nèi)將目前的結(jié)果說清楚,導(dǎo)致麥肯錫失去了一個大客戶。從此,麥肯錫就要求員工任何事情都要在最短的時間里面把事情結(jié)果說清楚。

每個人的時間都是有限的,沒有人愿意花時間聽你講一些無關(guān)緊要的事情,不僅讓人心煩,且會給人留下不好的印象,因此我們要學(xué)會抓住核心要素,用最短時間將一件事情描述清楚,不僅是節(jié)約雙方的時間,也更容易得到對方的認可。

80/20法則

“80/20”法則也叫“帕累托法則”,是指在任何大系統(tǒng)中,約80%的結(jié)果是由約20%的變量產(chǎn)生的。

運用在時間管理中給我們的啟發(fā)是做事情應(yīng)該抓住核心要素,將80%的時間和精力花在能夠給我們帶來最大價值的事情上,20%的時間去做其他的事情。

沒意義的事情少做,不該管的事情少管,減少出現(xiàn)在工作中的不必要行為,讓自己有足夠的精力放在重要的事情上,才能將工作效益最大化。

SMART原則

制定目標(biāo)是我們在工作中經(jīng)常使用到的一種方法,那么如何制定一個有效的、明確的目標(biāo)?管理學(xué)大師彼得 德魯克提出了“SMART原則”。


(1)Specific(明確性)

目標(biāo)必須是明確的而非模棱兩可,只有明確的目標(biāo)才能讓我們在做事過程中少走彎路,直達目標(biāo)。

(2)Measurable(衡量性)

目標(biāo)必須是可衡量的,如成交100單,若是目標(biāo)沒法衡量,就沒法判斷這個目標(biāo)是否已實現(xiàn)。

(3)Achievable(可接受性)

目標(biāo)是要讓人能夠去完成的,若是上司給下屬的目標(biāo)不切實際,只會引起下屬的抗拒。

(4)Realistic(實際性)

目標(biāo)的制定要符合自己的實際情況,適合自己的才是最好的,盲目地定太高,會逐級消磨自己的意志;太低,讓自己沒法上進。

(5)Time-based(時限性)

如三個月內(nèi)成交100單,三個月就是這個目標(biāo)的時限。

統(tǒng)籌分配法

統(tǒng)籌分配法一般有5個步驟:統(tǒng)一預(yù)測(預(yù)測)——統(tǒng)一籌劃(計劃)——統(tǒng)籌安排(實施)——統(tǒng)一運籌(指揮)——統(tǒng)籌兼顧(掌控)

時間是有限的,因此我們必須提高事情的時效性,知道我們的時間要如何來安排,合理利用。

這樣多的方法,若是只停留在“知道”的階段,那我們永遠也無法學(xué)會時間管理,所以必須實踐起來,通過一步一步的調(diào)整讓自己成為那個每天能夠“準(zhǔn)點下班”的人。

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