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新企業如何建立安全的管理體系

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新公司要建立的體系很多,比如安全、質量、健康、環保、內控等體系,可以單獨建立也可以合并建立。其中建立安全管理體系常用的標準是:

OHSAS18001:2007

IDT

GB/T28001-2011

以及

GB/T33000-2016《企業安全生產標準化基本規范》

OHSAS: Occupational Health and Safety Assessment Series, 職業健康評價系列,1999年英國標準協會(BSI)、挪威船級社(DNV)等13個組織提出了職業安全衛生評價系列(OHSAS)標準,即 OHSAS18001和 OHSAS18002,成為國際上普遍采用的職業安全與衛生管理體系認證標準。

企業安全生產標準化:是政府安監部門近些年力推的一種企業安全管理體系,包含目標職責、制度化管理、教育培訓、現場管理、安全風險管控及隱患排查治理、應急管理、事故查處、持續改進8個方面。

常見的安全管理體系文件有四類:

1.管理手冊:1個

2.程序文件:不限,如工作流程

3.作業文件:不限,如規章制度,

4.記錄文件:不限,如表單

建立體系時要注意如下事項:

1.成立體系推進辦

安全管理體系要想覆蓋全公司,就有必要成立一個可以覆蓋全公司的體系推進辦公室,成員不僅要有專兼職安全管理人員,還要抽調各部門的合適人選參加,尤其是具有專業知識的專家,在某些專業領域這些專家的知識可以與專兼職安全管理人員取長補短。

體系推進辦的成員以中老員工骨干為主,只有經驗豐富、技術過硬的骨干員工才能有效歸納總結,才能高屋建瓴參與制定具備可操作性的規章制度等。體系推進辦成員在之后的體系運行過程中也起著重要的互動職能,一方面要將公司制訂發布的體系文件推廣、執行,另一方面要將執行的效果及時反饋以便體系文件的持續改進。

2.培訓編寫體系文件

編寫體系文件的體系推進辦成員需要掌握一定的體系知識基礎,否則無從下手。所以在正式編寫體系文件前應由熟悉體系文件編寫的老師先組織體系編寫人員學習相關知識。

體系文件的編寫有兩種方式:

1).新編

2).修訂

不論哪種方式都要先編制文件格式模版,之后編寫的所有體系文件必須確保格式一致,否則就得最后單獨重新排版。

人的執行力是會有偏差的,就算發放了體系文件格式模版,各成員在編寫時仍然會存在格式方面的偏差,但相較于全部重新排版而言,最后再修訂一下排版顯然工作量要小很多。

內容方面由各歸口管理部門把握,體系推進辦重點要注意這么幾個方面:

1.合規:從安全法律法規標準的角度確保制訂的文件合規

2.全面:要確保體系文件能夠滿足公司日常安全管理需要,不留死角,執行不到位是員工的責任,但如果是制度缺失就是管理層的責任

3.可操作:要確保體系文件能用好用,沒用的文件就刪除,“寫所做、做所寫”

4.一致:體系文件各文件之間要口徑一致、避免沖突

5.精簡:與實用無關的繁文瑣字可以一概刪除

3.正式編寫體系文件

正式編寫體系文件時要以現有文件為基礎,盡量在此基礎上完善。已經經過實踐檢驗好用的文件就說明具有實用性。所以步驟如下:

1).體系推進辦收集各部門現有與安全管理體系相關的文件

2).體系推進辦對已收集文件進行分析判斷

3).查缺補漏,這需要很有經驗的體系推進辦管理層把控

4).把所有體系文件歸納整合在一套體系架構內

其中一個重點文件就是體系文件清單,該清單也屬于體系文件的一種,是具有目錄功能、職責歸口功能的綱領性文件。

還有就是需要注意文件編號:

1).每個單獨的文件只有一個單獨的編號

2).可以依序排號以便管理,但一定不要重號

3).編號能夠望文知義,比如能說明哪個部門歸口管理,屬于哪一層級的文件

比如:

公司名-L1-安全管理部-001 REV1就是一種編號方式,意思是說該文件是**公司一級文件,歸口管理部門是安全管理部,該文件是安全管理部管理的001號文件,版本號為1。編號也可以都用字母簡寫,具體可結合公司情況自行設計。

有些法定的規章制度是必須編寫的,比如申辦安全生產許可證的非煤礦山企業必須根據國家安全生產監督管理總局令第20號《非煤礦礦山企業安全生產許可證實施辦法》第六條規定具備:

1).建立健全主要負責人、分管負責人、安全生產管理人員、職能部門、崗位安全生產責任制;

2).制定安全檢查制度、

3).職業危害預防制度、

4).安全教育培訓制度、

5).生產安全事故管理制度、

6).重大危險源監控和重大隱患整改制度、

7).設備安全管理制度、

8).安全生產檔案管理制度、

9).安全生產獎懲制度等規章制度;

10).制定作業安全規程和各工種操作規程;

4.審批發布體系文件

一旦編寫完畢體系文件就需要根據權限設置審批發布,比如管理手冊最終要由最高管理者審批發布,其他文件根據程序審閱審批即可。

考慮到體系文件比較繁多復雜,最高管理者逐一審批的可操作性不大,最好是由最高管理者酌情授權對管理手冊以外的其他體系文件審批。比如:

L1級:審批管理手冊及公司范圍內較為重要的規章制度

L2級:審批程序文件及一般作業文件

L3級:審批記錄文件

授權管理對于安全管理具有十分重要的作用,可以有效提高工作效率,否則很有可能在審批環節遲滯甚至卡住。

審批發布的體系文件中有些具有公示要求,需要上墻。比如批準令、管理者代表任命書、員工代表任命書、方針目標承諾,可以用相框裱起來懸掛在辦公場所的顯著位置。

5.試運行管理體系

管理體系初次發布后需要試運行一段時間以檢驗其適用性。初次發布的管理體系一般可稱之為初版體系文件或0版體系文件。剛編出來的體系可能有著很多的不完善,所以叫試運行,在試運行階段如果有問題可以及時修訂。

6.首次內審

體系文件編制完畢并不意味著體系就完全建立好了,是否適用還需要實踐檢驗。在體系試運行一段時間后(比如幾個月)可以通過內審對體系的運行情況進行檢查,以確定體系文件是否真正適用。

7.首次管理評審

內審是由協助主要負責人(最高管理者)管理公司安全生產的管理者代表組織的對管理體系的全面檢查,而管理評審則是由主要負責人直接對公司管理體系進行的檢查。

8.第三方認證審核

經過內審、管理評審的完善,管理體系基本已經適用,如有需要還可申請第三方認證機構外審。

9.正式運行管理體系

經過上述審核,公司的管理體系已經能夠適用日常經營,可以進入正式運行階段。之后每年再重復一次上述審核即可持續改進管理體系。

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