孔子云:“工欲善其事,必先利其器。”對于企業管控來說,構建合理的組織架構,無疑等同于孔子稱的“利其器”。
一、組織架構可能成為權力結構轉變的工具
組織架構往往根據企業發展的目標而定,但是很多企業經常存在這樣一些情況,成為人事關系、權力、利益轉變的工具:
1、來了新領導,新官上任三把火。第一把火燒的就是“組織架構重新調整”,組織架構重新調整的結果就是管控模式和權利結構的變化,因此,一般來說,隨之而來燒的第二把火就是“人力資源崗位重新調整”;以上兩項完成,馬上燒第三把火——扭轉乾坤,改變企業制度(資金審批、合同、流程、人力資源、招聘等)和運營思路。以上三步曲完成,企業已變身,要么脫胎換骨,要么剝掉一層皮,要么走向死亡。
2、組織架構成為某些企業“政治”的權變工具。通常有以下三種原因:1、為了削減某一方面過于集中的權力,但又不好直接正面削減,就找個合適的理由來改變組織架構;2、某些企業領導為了搞“一言堂”,想把管控大權獨攬,獨斷專行,找個合適的理由來改變組織架構,使組織架構形同虛設,達到權利獨攬目的;3、集團與子公司權利平衡,比如一些子公司成一方諸侯,在集團影響力越來越大,為避免“功高蓋主”,往往也通過改變集團組織架構來削弱子公司權利,比如一個房地產開發集團的管控模式突然從投資管控型(管尾)轉向戰略管控型(管頭和尾),或直接進入運營管控型(管頭尾和中間)(圖1),事業部或者子公司成為具體執行部門。
圖1(房地產集團管控模式)
二、組織架構可能存在的風險
組織架構明確股東會、董事會、監事會、經理層和企業內部各層級機構設置、職責權限、人員編制、工作程序和相關要求的制度安排。如果企業不實行科學、合理、務實的內部管控制度,組織架構淪為人事關系、權利轉變的工具,就可能存在以下風險:
1、法人治理結構不完善,組織架構形同虛設。雖然很多企業建立了現代化企業制度和管控模式,設立了股東會、董事會、監事會(或督察中心),聘任了總裁和監事長等企業高管,但由于我國各種組織歷來實行 “一元化”和“一把手” 的領導模式,許多企業往往仍然是“一言堂”,最高管理層大權獨攬,獨斷專行,“三會”等很難發揮應有作用,組織架構形同虛設,沒有真正形成有效地治理結構,這可能導致企業經營失敗,難以實現企業戰略和發展目標。
2、內部機構設置不科學,權責分配不明確。股東會、董事會、監事會(或督察中心)和經理層,本應分別履行權力機構職能、決策職能、監督職能和執行董事會決策的經營職能,形成權責分明、協調運轉、有效制衡的組織機構。但在現階段,由于組織架構不夠清晰,內部機構設置不科學(比如某房地產開發集團,不懂企業管控模式和組織架構設置的關系,也不清楚房地產開發流程,導致職能設置本末倒置,如行政人事管理中心、工程管理中心、市場營銷中心、規劃設計中心本應是制定游戲規則,起著指導、監督、審核的職責,卻做具體執行的工作,事業部要么成了制定游戲規則的部門,做產業鏈最前端的工作:如戰略定位、投資可研、策劃定位、規劃設計、營銷策略制定等等,或者人浮于事),權責分配不合理(比如比如某房地產開發集團,會計、出納一人兼,工程管理、造價預算、合同管理、成本控制一人兼,權力過于集中,都可能營造腐敗的溫床),可能導致機構重疊、職能交叉或缺失、推諉扯皮,運行效率低下。
三、組織架構如何優化?
組織架構是實施企業經營目標和管理任務的主體,也是內部管控的重要載體,在整個管理系統中起著“骨架”的作用。針對我國目前法人治理結構被扭曲,所有者與經營者不分離,董事會、經理層一套人馬兩塊牌子等問題,企業應通過內部管控制度對組織架構進行梳理,使組織架構進一步優化。
1、健全內部控制制度,完善治理結構。內部管控是一個系統工程,內部管控制度和組織架構的設置應互相分離、互相制約,職務不相兼容;內部管控與外部引進相結合和建立經理人制的原則。按照現代企業制度要求建立制度,規范股東會、董事會、監事會和經營管理者的權責,建立健全責權統一、運轉協調、有效制衡的法人治理結構。股東會、董事會、監事會和經理層都要建立健全議事規則和內部運行制度,嚴格履行職責,確保不缺位、不越位、不錯位,權力制衡機制有效發揮。最重要的是可以試行外部董事、專家董事和專職監事等,解決“內部人控制”問題,加強對權力運行的制約和監督。通過建章立制,完善內部控制機制,進一步堵塞容易發生問題的漏洞(如會計、出納一人兼,工程管理、造價預算、合同管理、成本控制一人兼的管理漏洞)。
2、建立高效的“管理和運營模式”。“管理和運營模式”是對企業戰略意志體現和承接的主要手段,需要適應企業的戰略目標和戰略布局、企業產品體系、企業資源條件、項目運作規模、下屬單位能力及企業自身組織發展階段。“管理和運營模式”的核心是集團管理模式、項目管理模式和各專業職能的專業管理模式。建立清晰、明確、高效的“管理和運營模式”,可以有效落實集團戰略布局,實現集團內部資源共享,充分發揮集團和項目的管理職能,提高企業的運行效率、確保項目質量并節省管理成本。
3、合理設置組織管理機構,理清責任。梳理企業組織架構設置,應當重點關注架構設置的合理性和運行的高效性等。組織架構設置和運行中存在職能交叉、缺失或運行效率低下的,應當及時解決。企業應當制定科學、高效的組織結構圖、業務流程圖、崗位說明書和權限指引等內部管理制度或相關文件,對各組織機構的職能進行科學合理的劃分,確定具體崗位的名稱、職責和工作要求等,明確各個崗位的權限和相互關系,使員工了解和掌握組織架構設計及權責分配情況,正確履行職責。
企業管控制度是衡量現代企業管理水平的重要標志,是企業管理的重要組成部分,是保證企業提升經營管理和績效的重要手段,因此一定要慎重,必須嚴格按照現代企業制度的要求,健全符合企業發展需要的管控模式、組織架構和運行機制,充分發揮獨立董事和監事會(或督察中心)的監督職能,堅決避免“內部人控制”現象的發生,也千萬不能朝令夕改(一些企業天天搞制度、天天變制度,或者一任領導一種制度,一堆高管天天窩在辦公室里研究制度,生產經營放任自由,人浮于事),使企業員工變的無所適從。