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明確會議的目的：會議需要解決什么問題
項目工作中，開會對每個項目成員是非常常見的，而且是必須要處理的事情。但項目成員絕大部分挺討厭項目會議，討厭的并不是開會這種形式，而是厭惡沒有目的或目的不明確、無任何準備、事情議而不決、無任何實效，冗長的會議，諸如此類會議完全沒有必要召開，浪費時間和精力，并影響團隊成員的積極性。
基于項目會議的情況，可將項目的有效會議分為兩大類：決策型會議、討論型會議。前者必須輸出一個明確的決定，如項目評審會、預算審批會，而后者則可能是召集一些人一起討論問題，共享信息，如晨會、頭腦風暴、項目溝通會等。
所以會議發起人在會議發起之前，一定要明確會議的目的，這次會議最終希望輸出的結果是什么，是一個決定，還是一系列可行的方案，或者，是需要與會人員關于項目達成某種共識。
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會前制定好會議計劃和規則，并將計劃和規則通知相關與會人員
明確開會時間、地點、議題、誰出席、誰主持、誰記錄，各部門派來的人必須能拍板，定意見，參與方不是代表個人，是代表部門來決策的，不是來打醬油的。同時還需明確會議相關規則（如不遲到、不早退、會議期間不玩手機、不交頭接耳、沒人發言時間等要求）。
會議發起人還需提前把會議的背景與目的，議程，希望達成的結果等材料抄送參加會議的各方。會議主持者要預先設想可能的沖突和對抗，想到解決的辦法（建議事先和關鍵同事溝通好，再開會）。
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按時開始會議，根據會議計劃進行會議議程
會議提前30分鐘再次提醒相關人員，盡可能讓大家提前5分鐘到場。會議主持者安排人員在會議開始前10分鐘將相關會議的目的，目標，議題的含義和議程紙板文件放置在會議室對應的與會人員位置，供與會人員更快的進入狀態，做好準備，帶著會議主題，帶著問題進行會議。
會議正式開始后，會議主持者說明會議的目的，目標，議題的含義和議程以及會議需遵循的規則，每個人發言的時長等（如在規定的時間與會人未能發表完全部觀點，可后續在補充），之后讓每個人輪流表達自己的觀點，充分表達自己的想法，避免那些不想開口的人，又悄無聲息的把問題帶回去。然后針對不同意見的要點，引導大家求同存異，達成共識。
會議中會議主持者或關鍵決策人要主導會議的走向，能在關鍵的時候或收或放，打斷沒有重點的廢話或過度的發散，或是讓關鍵的人出來充分的表達觀點，或是隨時把需要加入的關鍵人員從外面拽進會議。要善于把握會議重要決策的關鍵時刻和形成決議的關鍵時刻。盡一切可能把會議引導向高效決策的方向。
會議中嚴禁交頭接耳或開小會，一經發現要毫不猶豫的禁止。頭腦風暴一類的會議，經常會出現發散性問題，導致最后沒有結論，如發現討論的議題在發散，會議主持者或關鍵人要及時組織問題的發散，將議題拉回來。如果出現幾次會議由于發散而沒有結論，很容易把讓團隊成員對會議產生反感和抗拒情緒，再也不想參與開會了。
開會的關鍵往往在最后十分鐘，這時會議記錄者必須將初步的會議紀要讓所有與會者過目，同時會議紀要中的每一項都應明確寫出對應的負責人員以及完成時間等，讓大家認可，會議紀要最好一結束就發送給與會人員，會議紀要需保證在會議結束后24小時之內分發給與會人員。根據會議紀要，就要形成會后貫徹執行的任務單，這點不允許存在模糊的爭議空間，否則等于白開了。
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準時結束會議
會議開始時可根據會議計劃的時間設定一個時間提醒（可以指定會議中某個參與者來進行時間提醒，也可設置鈴聲提醒），距離會議結束10分鐘，可提醒一次，會議時間結束，無論是否講完，都必須結束會議。
項目會議是必需的，但又不能太多。如果什么事都要開會來解決，就說明工作制度不健全。
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會后跟蹤執行狀態
會議的價值在議后速決，決后速行，決議內容、執行人、執行日期要清清楚楚紀錄明白，根據決議形成行動方案，并有專人跟蹤量化落實情況，形成閉環。
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總結
關于如何讓項目會議更高效，還有很多重要的環節，比如會議時間的選擇等等也對項目會議有影響，這里就不一一例舉了。
高效的項目會議應該做到以下幾點：
凡是會議，必有主題；
凡是主題，必有議程；
凡是議程，必有決議；
凡是決議，必有跟蹤；
凡是追蹤，必有結果；
凡是結果，必有責任；
凡是責任，必有獎罰；
凡是獎罰，必須透明。
項目經理須記住，好的項目會議本身并不是溝通的終點。項目經理必須通過增加他們對結果的承諾水平，使團隊成員遵從他們的承諾。
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