修改WORD默認設置優化操作
其實，Word 2003的許多默認設置并不適合我們使用，在此讓我們看看如何修改這些默認設置讓Word使用起來更加方便。
默認圖片環繞方式
在Word中插入或粘貼的圖片環繞方式默認為“嵌入型”，在這種環繞方式下圖片既不能旋轉也不能拖動移位，插入圖片經常還需要將版式調整為“四周型”再進行處理。其實我們可以把默認設置改成“四周型”，具體的操作方法：依次選擇“工具→選項”菜單命令，在出現的對話框中選擇“編輯”選項卡，單擊“圖片插入/粘貼方式”下拉列表，從中選擇“四周型”項，最后單擊“確定”按鈕
對象的精確調整
相信不少人都知道，在Word中按住Alt鍵拖動可以對選中對象進行精確調整。其實只要進行一些簡單設置，即使不按住Alt鍵直接拖動也可以進行精確調整。
依次選擇“繪圖”工具欄的“繪圖→繪圖網格”命令（默認位于Word窗口下方），在彈出的“繪圖網格”界面中取消勾選“對象與網格對齊”復選框或將“水平間距”和“垂直間距”都設置為“0.01”（如圖1），再單擊“默認”按鈕，在提示“是否更改網格線的默認設置？”時單擊“是”按鈕。這樣以后在Word中直接拖動就可以精確調整了。
圖1 “繪圖網格”界面
如果你只需要在當前文檔中進行直接拖動微調，而不想徹底改變默認設置，那么修改后不要單擊“默認”按鈕。
告別繪圖畫布
在Word 2003中繪圖畫布會在每次插入自選圖形或文字框時自動出現。雖然按Esc鍵可以暫時讓繪圖畫布消失，但總覺得太麻煩，其實我們可以通過以下方法來取消：依次選擇“工具→選項”菜單命令，在出現的對話框中選擇“常規”選項卡，取消勾選“插入‘自選圖形’時自動創建繪圖畫布”復選框，最后單擊“確定”按鈕即可。
自選圖形的默認格式
默認插入的自選圖形格式為0.75磅黑色連線、白色填充，如需更改默認格式，可通過以下方法設置：首先畫一個自選圖形，然后鼠標右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設置自選圖形格式”命令，在出現的對話框中選擇“顏色與線條”選項卡，在其中自定義設置“線條”和“填充色”，設置完畢后單擊“確定”按鈕。最后，再次右擊自選圖形，選擇“設置自選圖形的默認效果”命令即可。
啟動時打開常用輸入法
通常只要一打開Word 2003就會自動切換到“微軟拼音輸入法”，如果你慣用的不是這種輸入法恐怕就會覺得很困擾了。能不能讓Word啟動時自動打開我們慣用的輸入法呢？這其實并不難做到。
依次打開“控制面板→添加或刪除程序”，從列表中找到“Microsoft Office Professional Edition 2003”項并單擊“更改”按鈕。在Office 2003安裝窗口中點選“添加或刪除功能”單選項并單擊下一步，接著勾選“選擇應用程序的高級自定義”復選框再單擊下一步，從中間的列表中依次展開“Microsoft Office→Office共享功能→中文可選用戶輸入法→微軟拼音輸入法 2003”，單擊“微軟拼音輸入法 2003”前的按鈕選擇“不安裝”（如圖2），單擊“更新”按鈕。等安裝完成以后再進入Word時出現的就不是微軟拼音輸入法了，而是輸入法列表中排在首位的中文輸入法。最后只要讓常用的輸入法排在首位即可。
圖2 Office安裝窗口
如果你不希望Word在啟動時自動打開中文輸入法，那么還有另一個更簡單的辦法可以使用。依次選擇“工具→選項”菜單命令，在出現的對話框中選擇“編輯”選項卡，取消勾選其中的“輸入法控制處于活動狀態”復選框即可。
按像素顯示圖形尺寸
Word中的圖形都是按厘米為單位來計算的，如果經常需要把Word中的圖形轉換成圖片，你可能更喜歡采用像素的形式來顯示圖片的尺寸，具體的操作方法：依次選擇“工具→選項”菜單命令，在出現的對話框中選擇“常規”選項卡，勾選其中的“為html功能顯示像素”復選框即可實現。若取消勾選“使用字符單位”復選框，還可以使本來用字符或行高顯示的數據變成按厘米來計算，比如：繪圖網格的設置窗口。
如何在Word中高效選擇錄入表格
每個辦公室都少不了上報一些報表什么的，故如何高效率地、正確地輸入變成了大家追求的目標。在一些表格的項目中一定會有非此即彼的輸入項，如果將這些項目設計成下拉列表就會大大提高輸入的速度和正確性，今天筆者就和大家一起來探討一下這方面的技巧。
一、在Word中設置“下拉型窗體域”，實現表格的選擇性錄入方式
在這里我們還是舉個例子來說明我們的設計思路吧！比如，要上報一份“2003年計算中心上機情況統計表”，在這個表格中如職稱、上機課程等幾項是要反復重復輸入的，那不妨將它設置成選擇性下拉列表式輸入方式，只要一點單元格，就會出現一個下拉列表，在列表中選擇要輸入的項就可以了。如圖1所示為此表的一部分。
圖1 2003年計算機中心上機情況匯總表
要實現上面如圖所示的效果需要進行如下設置。
第一步：設計表格
先打開一個Word文檔，在其中根據需要先設計好表格?？梢韵葘⒁恍┎荒苡孟吕斎氲膯卧裣刃休斎?。
第二步：插入下拉型窗體域
下拉型窗體域是比較常用的窗體域類型。這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場合。我們設計的這個表格，在“職稱、上機課程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗體域，用戶在填寫表單時可以直接點擊鼠標選定，不必進行輸入，省去了重復輸入的麻煩。
具體方法：將鼠標移到指定位置，比如上機課程下面的單元格，點“視圖→工具欄→窗體”，彈出“窗體”工具欄，點“下拉型窗體域”按鈕，如圖2所示。
圖2窗體工具欄
窗體域插入后，單元格中會顯示出一個帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會顯示陰影)。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，并不會被打印出來。雙擊插入的窗體域，系統彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”的框格內添加下拉菜單中的選項。添加的步驟是：首先在“下拉項”項目中輸入需要添加的第一個列表項，并單擊“添加”按鈕(或按回車鍵)，然后依次輸入其余列表項。所有列表項添加完畢后，可以通過向上↑、向下↓這2個“移動”按鈕改變列表項的排列順序。選中“啟用下拉列表”項，點“確定”按鈕即可，如圖3所示。
圖3設計下拉項
這樣一個單元格的下拉型窗體域就設置好了，下面的單元格就可以采用復制、粘貼的方法來完成。依次類推，完成其他項的域插入工作。
第三步：保護窗體
下拉型窗體域插入完成之后，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無法進行修改。此時用鼠標單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側會出現一個下拉三角圖標，點擊該圖標會彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好后，再點“保護窗體”按鈕即可解除鎖定。
二、在Excel中設置“有效性”，實現表格的選擇性錄入方式
還是上面列舉的那個例子吧。在Excel中可不能在玩兒窗體域了，得換個方法才行。
圖4設計表格大體輪廓
先在Excel工作表中設計好表格的大體輪廓，再在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內容；選定要使用選擇性輸入的區域，如圖4所示。
再點“數據”菜單中的“有效性”命令，在“數據有效性”窗體中的選“設置”選項卡，在“允許”欄中選擇“序列”；在“來源”欄中輸入序列來源的單元格絕對地址或點“來源”欄中右側的隱藏窗體按鈕，再用鼠標選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內容單元格，最后單擊“確定”返回，如圖5所示。
圖5數據來源設置
此時只要用鼠標點中區域中的任一單元格，都會在單元格的旁邊出現一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設置序列，我們只要從中單擊所需的項目即可完成錄入，如圖6所示。
圖6項目錄入
上面說到的兩種在Word和Excel中實現選擇性錄入的方法是不是省事多了？快試試吧！
給Word文檔精確“減肥”五小招
編輯一篇Word文檔時，隨著編輯次數增多，雖然內容增加不多，但是文檔的大小卻會迅速增大，這是怎么回事呢？原來Word在保存文檔時，除了保存文檔的內容外，還保存了一些編輯信息，這些信息的存在不但增大了文檔的體積，而且會使打開文檔的速度變慢，影響工作效率。為此，筆者給大家介紹幾種給Word文檔“減肥”的方法。
1.“另存為”法
在對一篇文章多次修改后，選取“文件→另存為”，將文檔改名保存，這時你會發現Word文檔的體積減少了很多。
2.取消“允許快速保存”
點擊“工具→選項”，進入“保存”選項卡，取消“允許快速保存”前的鉤即可。
注意：如果為了在別的機器上查看原汁原味的Word文檔，勾選了“嵌入TrueType字體”項，則還須勾選“只嵌入所用字符”，否則Word會把所有的字體一同“打包”，增大文件的體積。
3.“頁面設置”法
在保存之前，點擊“文件→頁面設置”，在“紙張大小”、“頁邊距”選項卡中選擇任意項，先改變它的值(注意這時不要按“確定”)，然后再修改回來，按“確定”按鈕后，你會發現文檔自動刷新，再保存時文檔的體積已經減小了。
4.另存為RTF文件
將Word文檔保存為文本文件，文件會小很多，但同時也丟失了格式信息。所以筆者采用另存為“RTF”格式的方法，這樣不但格式信息完好，而且能夠被許多Windows應用程序支持，文件體積也會大大減小。
5.“更新域”法
如果在Word文檔中插入了目錄，則可以用更新目錄的方法來為Word文檔減肥。具體步驟是：右擊目錄，選擇“更新域”，在出現的對話框中選擇“更新整個目錄”，按“確定”即可。設置后Word會把整個文檔重新分頁，這時再保存文檔，它的體積就會有所減小。
淺談Word中“分離下劃線”
大家知道，在Word中，為字符添加的下劃線，默認情況下是緊靠字符下方的。能不能調整一下字符和下劃線之間的距離呢？答案是肯定的。
1.啟動Word2003(其它版本請仿照操作)，輸入字符“分離下劃線的制作”。
2.選中“下劃線”及前后各一個(多個也可以)字符(即“離下劃線的”)，按“格式”工具欄上“下劃線”按鈕右側的下拉箭頭，在隨后彈出的快捷菜單中(如圖1)，選定一種下劃線類型(如“雙下劃線”等)，并通過“下劃線顏色”菜單，設置好下劃線的顏色。
圖1設置下劃線顏色
3.選中字符“離”，然后按住Ctrl鍵，再選中字符“的”(這樣操作可以同時選中多處不連續的字符，本操作不支持Word2000及以前的版本)，通過下劃線顏色選項，將這兩個字符的下劃線顏色設置為“白色”。
4.選中字符“下劃線”，執行“格式→字體”命令，打開“字體”對話框(如圖2)，切換到“字符間距”標簽下，按“位置”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“提升”選項，然后在其右側“磅值”后面的方框中輸入一個數值(這個數值就是分離的距離，此處為了突出這一效果，設置為30磅)，確定返回即可。
如何用Word實現在網上開會
1. 安排會議
單擊“工具”菜單之“聯機協作”。注意：如果此時你的WORD中該菜單文字皆為灰色，那么，對不起，它表示你在安裝OFFICE2000時沒有裝載可選項“MS NetMeeting（微軟網絡會議程序）”，而此程序卻恰恰是本文的主角。請將它安裝上。
現在單擊“安排會議”選項，系統彈出 “會議”對話框。就像我們填過無數次的個人簡歷一樣，你只須對號入座就行了。但對其中幾個關鍵的項目應注意：首先，你只須點擊一下“收件人”按鈕，并在“選擇與會者及資源”的對話框中動動鼠標就行了。另外，那個“這是聯機會議”的選項一定要選定，否則到時你可能無法實時收到對方的信息；在“目錄服務器”和“組織者的電子郵件地址”欄中，你也要如實填入你所使用的服務器名稱和你的Email地址； 最后，還要在“OFFICE文檔”項中選定開會時共享的文檔以及會議的“類別”——我想還是“私有”最合適吧。一切搞定，單擊“發送”
2. 現在開會
單擊“工具”菜單之“聯機協作”的“現在開會”選項，WORD應該彈出“聯機會議”工具欄，同時Windows任務欄的系統托盤上也應出現一個叫“MS NetMeeting”的程序圖標，兩者缺一不可。
現在再右擊系統托盤上的“NetMeeting”圖標，選擇“打開”——怎么樣，咱們的“網絡會議室”夠豪華吧。趕快點擊“呼叫”按鈕（注意：此時，與點擊“聯機會議”工具欄上的“呼叫參加人”按鈕效果相同，并在彈出窗口中選擇相應的服務器，當然還有參加開會的朋友們。單擊“呼叫”后你就靜待佳音吧。此時，只要是參加進會議的朋友，首先看到的便是你在“安排會議”時所設的共享“OFFICE文檔”。
也許性急的朋友現在已經坐不住了，這樣的“聯機會議”與Web瀏覽有什么區別啊？微軟的NetMeeting至少為我們提供了三種互動式交流界面——談天室、白板和音頻視頻輸出（入）。運用起來都非常簡單。其中的“聊天室”，只須單擊NetMeeting“工具”菜單的“談天”選項即可，交談方式與其他類型的“聊天室”大同小異（而“音頻視頻輸出（入）”呢，我因沒有家用攝像頭而無福消受，只能點點“工具”菜單上的“切換音頻和視頻”選項解解眼饞了；倒是一個叫做“白板”的東西讓我流連忘返，因為它可以讓你發揮無盡的想象，把某種不能用語言方式表達的意思用圖案、繪畫或別的什么方法表達出來。
3. Web討論
既然是開會沒有“討論”氣氛怎么能行？單擊WORD2000“工具”菜單之“聯機協作”之“WEB討論”項，并在彈出的工具欄中選擇“在文檔中插入討論”按鈕，現在你就可以痛痛快快地高談闊論了。注意：在輸入討論之前要確定主題，以便接收方便于查看。
需要說明的是，當你一旦收到或插入了討論文字，WORD的窗口便會自動分成上下兩截，上部是原文，下部是插話。插話的部分也并非全文顯示，而是在其右邊多出一個“信簽”似的圖標來表示。將鼠標移動其上，即可看到討論主題，而右擊該圖標，又可進行諸如“答復”、“編輯”一類的操作。真可謂傻瓜式的操作，精靈般的效果。
七種辦法減少Word容量
利用Word生成的文檔，每頁在20KB左右，但看到用記事本生成的文檔，相同的內容只有1KB左右，能讓Word也減減肥嗎？其實我們可以采用一些行之有效的方法來減小Word文檔的容量。
1．取消快速保存
當文件打開時，使用快速保存比使用完全保存需要更多的空間。可以在“工具→選項”命令中選擇“保存”選項卡，取消“允許快速保存”復選框即可(如圖所示)。
2．文件另存法
Word在保存DOC文件時，只把后來修改的信息存入，這樣即使你刪除了文件中的部分內容也會使文件越來越大，如果我們使用“另存為”命令來保存文件，Word則會重新整理并存盤，如此一來，就可以有效地減小Word文件的容量。
隱藏在word漢字里面的玄機
1 打開word
2 在word里面敲入漢字 “胡”
3 圈住“胡” 字，打開鼠標右鍵菜單，點擊 “ 字體 ”
4 在“字體”屬性欄里面，改變 字體為“隸書”
改變效果為“ 空心 ”
改變大小為： 初號
5 關閉字體屬性欄，將頁面的顯示比例設為“500％”
事情還沒完呢,如果將字體設為"幼圓"，你再看看!
胡萬進？何許人也？搜索一下便知~~~~~~~
中國電子信息產業發展研究院綜合協調處處長 副秘書長： 胡萬進
中國計算機用戶 副主編： 胡萬進
中國電子信息產業發展研究院 執行總編： 胡萬進
“卞扎琺翟”這幾個字也同樣的結果
Word技巧:一次特殊的查找和替換
前不久，領導吩咐我把一些材料整理出來。搞了好幾個晚上，終于完工了。把整理好的幾十頁的材料送給領導審閱，領導很滿意。不過，他提了一個小小的要求，就是要求把文中的所有的“第一章”、“第二章”等后面都加上一個頓號。
我心想，這還不簡單，查找所有的“章”字，把它替換成“章、”不就行了嗎？于是打開文檔，進行了一次全面替換，可是，結果并不如我所料，雖然所有的“第一章”、“第二章”都變成了“第一章、”、“第二章、”，可是全文中其他出現的“章”也變成了“章、”。這可怎么辦呢？好幾十頁呀，總不能真要我一個一個地去改吧？
想到Word的強大功能，總覺得應該有辦法的。還不錯，一會兒功夫，果然找到了好辦法。打開“查找和替換”對話框，選擇“替換”標簽，在“查找內容”中輸入“第章”，然后把光標移到兩個字之間，單擊下方的〔特殊字符〕按鈕（如果沒有這個按鈕的話，單擊〔高級〕按鈕就會出現），選擇“任意字符”（如圖1），這時查找的內容就是“第^?章”。接下來，把光標移到“替換為”框中，單擊〔特殊字符〕按鈕，選擇“查找內容”，就會插入“^amp;amp;”，再加上一個頓號，這樣就把查找的內容替換成原來的查找內容加上一個頓號了，也就是“^amp;amp;、”（如圖2），按下〔全部替換〕按鈕即可，真是太方便了。
巧妙利用Word設置稿件格式
一、我的稿紙我做主
在Word 2003中，我們可以方便地用稿紙方式來書寫稿件，但用Word創建的稿紙邊框線為深灰色、網格線為淺灰色。如果我們希望用漂亮的框線顏色來美化自己的稿紙，但找遍所有的菜單和工具欄，都不能找到可以直接修改稿紙框線的命令或工具按鈕，難道在Word 2003中只能使用這種單調的稿紙框線顏色，不能設置自己的稿紙方式嗎？
其實在稿紙創建完畢后，依次選擇“視圖→頁眉和頁腳”菜單命令，在彈出的“頁眉和頁腳”工具欄可以看到光標在頁眉編輯區中不停地閃爍，同時稿紙框線的顏色也變成較深的顏色。將鼠標指針指向稿紙的邊框線，當鼠標指針變成黑十字方向箭頭形狀后，雙擊鼠標左鍵，這時Word 2003就會彈出“設置自選圖形格式”界面，選擇“顏色與線條”選項卡，然后在“線條”項目區中單擊“顏色”下拉箭頭，從線條顏色列表中選擇所需要的稿紙邊框顏色。
提示：如果你對稿紙還有更高的要求，還可以在“顏色”、“帶圖案線條”中選擇相關的邊框圖案、虛實、精細等項目。
設置完成后單擊“確定”按鈕，此時我們就可以看到自定義的稿紙邊框顏色了。
下面我們修改稿紙網格線的顏色。將鼠標指針指向稿紙網格線，當鼠標指針變成黑十字方向箭頭形狀后，雙擊鼠標左鍵，打開“設置自選圖形格式”對話框，然后在此對話框中進行稿紙網格線顏色的修改操作，此外還可以對風格的填充顏色進行設置。設置完成后單擊“確定”按鈕關閉對話框。單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“關閉”按鈕。關閉“頁眉和頁腳”工具欄。
此時我們就可以在稿紙中進行文檔編輯工作了，文檔編輯完成后，得到的稿紙效果，是不是很漂亮！
二、在文檔末尾自動插入文章字數
寫完一篇文章后，我們總希望知道它的字數。在Word中依次選擇“工具→字數統計”菜單命令即可實現。但每次都要這樣似乎有點麻煩，其實，使用“域”可以輕松完成上述任務。
1. 將光標定位到需要加入字數統計的地方，手工輸入有關統計字符的提示信息，如“本文檔的總字數為：”。
2. 依次選擇“插入→域”菜單命令，打開“域”對話框。在“域”對話框的“類別”列表中選擇“文檔信息”，在“域名”列表框中選擇“NumWords”。
3. 單擊“確定”按鈕，關閉所有對話框。此時，當前光標處就會顯示出該文檔的字數。
對文檔進行修改后，統計的字數并不會自動改變，只要將光標移到域代碼上，待其變為灰色后用鼠標右擊，執行“更新域”或按“F9”鍵，Word就會自動更新該域，顯示出修改后的字數。如果你想一勞永逸，可直接打開Word的通用模式，將有關字數統計的域插入該模板文件并保存即可。
在Word中為三位數字設置帶圈字符
從2000版本開始，Word提供了設置帶圈字符的功能，選定相應的字符，執行“格式”菜單下的“中文版式→帶圈字符”命令，然后“帶圈字符”對話框中選擇好圈號，單擊“確定”按鈕就可以了。
不過，最近筆者發現一個奇怪的現象，那就是Word只能為兩位數字設置帶圈字符，對三位數字會自動縮減為兩位數字（如圖1），這是怎么一回事呢？原來，Word中的帶圈字符功能只適用于一個中文字或兩個數字的情況，超過這一范圍就無能為力了。
其實，我們可以通過變通的方法為三位數字設置帶圈字符。這里我們為999這個三位數字為例進行說明，具體的操作步驟如下：
1． 為兩位數字設置帶圈字符
首先，我們仍舊按照正常的方法為99設置帶圈字符，然后按下“Alt+F9”組合鍵切換到域代碼方式。
2． 擴大圈號
選定域代碼中的圈號，按下“Ctrl+]”組合鍵或“Ctrl+[”組合鍵對圈號的大小進行調整（如圖2），當覺得圈號差不多時，請將域代碼中的“99”改為“999”。
巧用Word輸入生僻字
作為一名語文教師，應該什么字都認識，但在一些生僻字面前語文教師也是“文盲”。有一天，一位采用拼音輸入法錄入文字的老師問我“翀”字怎么錄入。這可把我難住了，看著“翀”字面熟，就是不知道念什么。怎么辦呢？我一看這是個生僻字，突然眼前一亮，試試吧！于是我對這位老師說：我教你怎么用Word輸入這個生僻字吧，并且還能夠知道它的拼音呢。這需要兩個步驟：
一、“翀”字的錄入
1.由于這個字前半部分偏旁是“羽”，于是我先輸入了“羽”字，然后選中這個字。
2.點擊“插入”菜單中的“符號”選項，在出現的對話框中的“子集”列表中選擇“CJK統一漢字”，這時由“羽”組成的字就全部出現了，于是很快找到了“翀”字。
3.點擊[插入]按鈕，將其插入文檔中。
二、“翀”字的拼音
1.選中文檔中的“翀”字，對其進行復制。
2.調出全拼輸入法，在工具欄上按鼠標右鍵，在出現的快捷菜單中選擇“手工造詞”。
3.在“手工造詞”對話框中的“詞語”處，按Ctrl+V進行粘貼。
4.在“翀”字后面隨便輸入個漢字（本例輸入“字”），這時你會看到“手工造詞”對話框中的“外碼”處出現了“翀”的拼音“chong”。
經過以上兩步，就可以輕松地輸入生僻字以及得到它的拼音了。
用Word文檔為圖片添加解說詞
最近，同事小狄編輯了一篇圖文并茂的Word文檔，為了讓文檔與圖片更好地融合，因此向我請教如何給圖片添加解說詞。其實，在Word中我們可以通過添加題注、標簽和標注的形式為圖片添加解說詞。
一、為圖片添加題注
在Word文檔中，我們可以為某些項目，如表格、圖片、公式等添加帶編號的題注。操作方法為：
1. 選擇要為其添加題注的項目，依次選擇“插入→引用→題注”菜單命令，接著出現“題注”界面?！ ?
2. 默認的題注為“圖表 1”，單擊“新建標簽”按鈕，我們可以創建新的題注(如圖1)。
3. 如果讓Word自動為其添加帶編號的題注，可以在“題注”界面中單擊“自動插入題注”按鈕，在彈出的“自動插入題注”界面中勾選需要插入題注的項目即可。
Word實用操作技巧之文字編輯
為了發揮Word 的強大功能，建議你在使用時試試以下的技巧，靈活運用這些技巧，可以使你迅速成為Word高手（這里我們以Word XP為例，其他版本請參考操作）。
今天我們介紹Word 實用操作技巧的第三部分——文字編輯類。
1、插入特定文字
對于要經常輸入的文字段，每次都一個字一個字的敲入，確實很麻煩！其實你可以把它制成一個按鈕放在工具欄里，以后需要時，用鼠標一點即可。方法是：在“插入”/自動圖文集/自動圖文集中添加一項“特定文字”，然后打開“自定義”對話框，選取“命令”選項，在“類型”列表框中單擊“自動圖文集”，在右邊命令框中找到剛才添加的“特定文字”項，將其拖放到工具欄即可。
2、替換為特殊格式的字體
要將文檔中的某個詞或字統一替換為另一種格式，例如將“XP”改為斜體、下劃線的字體格式，可以這樣操作：單擊菜單“編輯/替換”，在“查找內容”中輸入“XP”，在“替換為”中同樣也輸入“XP”，然后打擊“高級”選項，打開“格式”菜單，將字體設置為斜體、下劃線，最后單擊“全部替換”。
3、快速取消項目編號格式
當你在文檔中輸入了項目編號1和回車后，Word XP會自動生成項目編號2、3、 4……，取消這些項目編號的方法是：將文檔全選，然后剪切，再粘貼回去，接著在Word XP中的智能標記中選“僅保留文本”格式，即可快速取消項目編號。
4、快速還原圖形尺寸
當你在文檔中放置一些圖片，對它們進行適當地修改之后，如果覺得不滿意，還可以快速還原圖形尺寸，方法是：按住Ctrl鍵，用鼠標雙擊該圖片即可。
5、一次插入多個圖片
要在文檔中插入多個圖片，沒必要一個一個的插入，你可以單擊菜單“插入/圖片/來自文件”，然后在插入圖片對話框中，按住Shift鍵的同時用鼠標逐個點擊要添加的圖片，最后按“插入”即可。
6、將文字替換為圖片
具體方法是：先把圖片復制到剪貼板中，然后打開替換對話框，在“查找內容”框中輸入將被替換的文字，接著在“替換為”框中輸入“^c”（注意：c必須是小寫的半角字符），單擊替換即可?！癪c”的含義是讓Word XP以剪貼板中的內容替換“查找內容”框中的內容，因此“^c”還可替換包括回車符在內的大段文本。
巧改Word下劃線與文字間的距離
經常使用Word的朋友，都有這樣的感覺，在Word中對文字設置下劃線格式后，由于下劃線與文字距離很近，兩者幾乎連在一起，看起來不夠美觀。其實，我們可通過下面的方法來調整下劃線與文字之間的距離。
1. 首先，在文字前后各敲入一個空格，選中文字及其前后的空格，為其設置下劃線格式。
2. 選中文字（不要選中文字前后的空格），依次單擊“格式→字體”菜單命令，在彈出的“字體”對話框中選擇“字符間距”選項卡，將“位置”下拉框設置為“提升”、將“磅值”設置為“2磅”，單擊“確定”按鈕（如圖）。
3. 最后，將文字前后的空格設置為白色。這樣看起來效果就好多了！
將“頁面設置”請進右鍵菜單
我們在平時使用Word 2000/2002編輯、打印教案或試卷時，經常要用到“頁面設置”命令。最通常的操作方法是：執行“文件→頁面設置”菜單命令。其實，我們完全可以將“頁面設置”放進Word右鍵菜單，這樣可以給我們的操作帶來很大的方便。
首先，打開Word 2000/2002，執行“工具→自定義”菜單命令，在彈出的“自定義”對話框中，單擊“工具欄”選項卡，在其下的下拉列表框中選擇“快捷菜單”選項。此時，屏幕上便會出現“快捷菜單”工具欄，再單擊“命令”選項卡，在“類別”下拉列表框中選擇“文件”項，單擊“命令”下拉列表框中的“頁面設置”后，用鼠標左鍵將“頁面設置”選項拖動至“快捷菜單”工具欄的[文字]按鈕上。這時，會出現“文字”下拉菜單，繼續拖動“頁面設置”至“文字”子菜單的“字體”命令上方后松開鼠標左鍵，然后再單擊“自定義”對話框中的[關閉]按鈕，退出設置。
至此，我們已經將“頁面設置”放進了Word右鍵菜單，只要在Word文本編輯區單擊鼠標右鍵，便可在彈出的快捷菜單中看到“字體”上面的“頁面設置”命令了，是不是很方便呀？
Office 2003新實例：打包刻錄
大家知道，如果要在沒有安裝PowerPoint的電腦上播放演示文稿，可利用軟件的“打包”功能來實現，在即將登臺的PowerPoint 2003中，這一功能得到了較大的改進，可以將演示文稿、播放器及相關的配置文件直接刻錄到光盤上，制作成一個具有自動播放功能的光盤。第一步：啟動PowerPoint 2003，打開需要打包刻盤的演示文稿。執行“文件→打包用于制作CD”，打開“打包成CD”對話框，在“將CD命名為”后面的方框中輸入一些字符，為制作的光盤取名。
如果需要將多個演示文稿刻錄到同一光盤上，可以通過按“添加文件”按鈕來進行添加。第二步：單擊“選項”按鈕，打開“選項”對話框，完成必要設置后，按“確定”按鈕返回。此步操作也可以不進行，而直接采用其默認設置。第三步：在刻錄機中放置一張空白刻錄盤，然后單擊“復制到CD”按鈕，系統出現如圖所示的刻錄進度對話框，一會兒刻錄完成，關閉“打包成CD”對話框。
如果單擊“復制到文件夾”按鈕，則打開“復制到文件夾”對話框，為文件夾取一個名稱，并設置好保存路徑，然后按下“確定”按鈕，系統將上述演示文稿復制到指定的文件夾中，同時復制播放器及相關的播放配置文件到該文件夾中。以后用刻錄軟件，將上述文件夾中所有的文件全部刻錄到光盤的根目錄下，也可以制作出具有自動播放功能的光盤。第四步：以后，如果需要播放演示文稿時，只要將上述光盤放入光驅，無論相應的電腦上是否安裝了PowerPoint2003程序，系統都會自動啟動播放器，并按第2步的設置播放光盤上相應的演示文稿，非常方便。
Word2000中上下標的四種輸入方法
使用Word進行文字輸入或試題編制時，少不了上下標的表示方法。上下標的輸入方法有四種，現分述如下：
（1）用“字體”活動窗口(圖1)中的“效果”選項中的“上標”和“下標”
方法：選定作為上下標的字符，單擊“格式”菜單中的“字體”，在“字體”活動窗口中的“效果”選項中選擇“上標”或“下標”，最后點擊“確定”按鈕。
2）用工具欄中的上下標按鈕“x2”和“x2”
方法：需要輸入上標時，先點擊工具欄的上標按鈕（符號“x2”）,再輸入上標字符，最后再按一下上標按鈕（x2）.下標的輸入方法同上，只是原單擊的上標按鈕(x2)全改為單擊下標按鈕（符號“x2”）。
“格式”工具欄上添加上標和下標按鈕的方法：單擊菜單“工具”，選擇“自定義”，在“類別”選項中選“格式”，在“命令”中選擇上標（x2）或下標(x2)按鈕（圖2）,并用鼠標
拖到“格式”工具欄上，放手后，在“格式”工具欄上即出現上下標按鈕“x2”和“x2”。
Office Word打印設置技巧六則
1.逆頁序打印
如果你有一篇很多頁的文檔需要打印，按照Word中的默認設置總是從第一頁打印到最后一頁，所以整篇文檔打印完后是最后一頁在最上面，第一頁在最下面，這樣我們又要手工將所有的頁逆序整理一邊，十分麻煩。其實我們在打印前只要先在“工具”—>“選項”—>“打印”選項卡中選中“逆頁序打印”，即可在打印時按逆序從最后一頁打印到第一頁，從而打印完后所有的頁是順序排列的。
2.打印同一文檔時使用不同的頁面方向
如果要在一篇文檔中同時使用豎向和橫向兩種不同的頁面方向，我們可先選中需要改變方向的文檔內容，然后選擇“文件”?gt;“頁面設置”命令，在彈出的“頁面設置”對話框中的“紙型”選項卡中設置所需的頁面方向，并在“應用”選項欄中選中“所選文字”即可。其實Word是在所選內容的前后各插入一個分節符，并僅對這一節中的內容進行頁面方向更改，從而實現了在同一文檔中使用不同的頁面方向。
3.避免打印出不必要的附加信息
有時在打印一篇文當時會莫名其妙的打印出一些附加信息，如批注、隱藏文字、域代碼等。要避免打印出不必要的附加信息，只要在打印前在“工具”—>“選項”—>“打印”選項卡中的“打印文檔的附加信息”下不選中相應的項即可。
4.打印含窗體的格式化文檔
利用Word中的窗體可以創建諸如統計表格之類的格式化的文檔，其他用戶可在文檔中特定的地方填寫相關的信息，而不能更改其他處于非填寫區的內容。如果要利用已事先打印好的含窗體的空白文檔（即在填寫區還沒有填寫內容）來打印多份不同的統計信息，我們可以在“工具”—>“選項”—>“打印”選項卡中選中“僅打印窗體域內容”，這樣當在窗體中填寫完信息后，打印出來的將僅僅是所填寫的信息，而不是將整個統計表格文檔打印出來。
5.打印到文檔
如果需要將一篇用Word編輯好的文檔進行打印，而正好這臺電腦又沒有配備打印機，我們可以在“打印”對話框中選中“打印到文檔”選項，在輸入文件名后即可生成一個后綴名為prn的打印機文件，在其他配備打印機的電腦上用這個打印機文件即可將文檔進行打印，即使那臺電腦上沒有安裝Word也行。
6.在打印預覽界面下編輯文檔
我們一般在打印預覽界面中通過放大和縮小來預覽文檔最終的打印效果，其實只要點擊打印預覽工具條中的“放大鏡”按鈕（使按鈕處于不按下的狀態），就可以在打印預覽界面中直接編輯文檔了，而不用關閉打印預覽。
去除Word文檔中的頁眉橫線
給Word文檔添加頁眉后，頁眉下怎么會自動出來一條橫線？刪除頁眉后，那條橫線仍在。怎樣才能去除頁眉下的橫線？能否將它換成其他的線型？
談起這個問題，我們就不能不說起樣式。在默認情況下，我們在Word下建立的文檔都是基于Normal模板的，鍵入的文字會自動應用一些特定的樣式。如：文本區的文字會自動應用“正文”樣式，頁眉區的文字會自動應用“頁眉”樣式。
所謂的樣式其實是應用于文本的一系列格式特征，利用它可以快速改變文本的外觀。當應用樣式時，只需執行一步操作就可應用一系列的格式，大大提高了工作效率。Normal 模板中的“正文”樣式就定義了“宋體5號”等一系列格式特征，而“頁眉”樣式則定義了“底端單實線段落邊框”等格式。所以，自動應用“頁眉”樣式的頁眉會出現一條橫線。知道了頁眉橫線的來歷，要去除它就不難了。
1． 改變頁眉的樣式
如果僅僅想去除頁眉下的橫線，最為便捷的就是改變頁眉的樣式。例如，我們在編輯頁眉時可以把頁眉的樣式換成“正文”（見圖1）。因為“正文”樣式中沒有段落邊框的格式內容，頁眉下自然也就不會出現橫線了。
圖1 改變頁眉的樣式
2． 修改“頁眉”樣式
改變頁眉的樣式，你失去的可能不僅僅是一條橫線，還有其他一些包含在“頁眉”樣式里而在“正文”樣式里所沒有的格式特征。如果你不想失去它們，可以修改“頁眉”樣式，在“頁眉”樣式中去除有關橫線的相應格式內容。如在Word 2000中，我們可以依次選擇菜單欄中的“格式/樣式”，在隨后出現的“樣式”對話框中依次選擇樣式列表框中的〔頁眉〕和〔更改〕按鈕（見圖1），此時“修改樣式”對話框就出來了。單擊“修改樣式”對話框中的〔格式〕按鈕，選擇其中的“邊框”。再在隨后出現的“邊框和底紋”對話框中選定“設置”下的“無”（見圖2），最后依次點擊按鈕〔確定〕和〔應用〕。你會發現頁眉下的橫線同樣消失了。
用好Word 2003的比較功能
新一代辦公應用軟件Office Word 2003新增了一些比較實用的功能，因此備受用戶的喜愛，筆者僅就其中的比較功能與朋友們交流。
一、并排比較文檔 有時在閱讀文檔的同時你可能還需要與其他文檔進行比較，在以前Word版本中要比較兩篇文檔是比較困難的，但現在如果你用的是Word 2003，只需單擊“窗口”菜單中的“與文件名并排比較”命令，就可以使打開的兩個Word文檔左右排開，您甚至還可以同時滾動兩篇文檔來辨別兩篇文檔間的差別，具體使用方法如下：
打開兩篇需要比較的文檔，然后單擊“窗口”菜單中的“與文件名并排比較”命令，窗口會自動以平鋪方式排列，同時顯示出并排比較工具條，上面有三個按鈕，如圖1所示。
圖1 并排比較對話框
第一個是同步滾動按鈕 ：可以控制一篇文檔在滾動時，與之比較的另一文檔是否同時滾動。
另一個是重置窗口位置按鈕 ：當窗口位置發生變化時，單擊它，可以恢復到并排比較時的初始狀態。
第三個是“關閉并排比較”按鈕，單擊它會退出文檔比較狀態。
我們還可以用“并排比較”功能來比較一篇文檔的不同版本：單擊菜單“窗口→新建窗口”命令，為當前文檔新增一個窗口，然后執行“并排比較”命令，再改變其中一個窗口的版本，就可以對這篇文檔的不同版本進行比較了。
編輯提示：該功能在Office 2003 其他子程序中有相同的用法。
在Word中插入條形碼又一法
大家知道，在WPS中可以方便地插入和編輯條形碼，我們可以將事先在WPS制作好的條形碼復制到Word文檔中。《中國電腦教育報》2004年第31期也曾刊登了《利用Word 2003制作條形碼》一文，文中介紹了利用“條形碼字體”實現條形碼的輸入，筆者試了一下，確實是可行的，其實在Word中還有更方便的插入條形碼的方法，一起來看看吧。
右擊工具欄，打開“控制工具箱”工具欄。單擊“其他控件”按鈕，在出現的命令選項列表中選擇“Microsoft Barcode Control 9.0”，這樣就可以在文檔中插入條形碼了。
1． 設置條形碼的樣式
若要修改默認條形碼的樣式、條形碼線條的寬度以及顏色等內容，我們可以右擊插入的條形碼，從彈出的菜單中依次選擇“Microsoft Barcode Control 9.0對象→屬性”命令，在接著出現的“屬性設置”界面中進行相應的設置即可。
2． 設置條形碼數字
若要修改條形碼下端的數字，可右擊插入的條形碼，選擇“屬性”命令，此時出現“條形碼屬性”界面（如圖），在Value值中輸入我們需要的條形碼數字，此時看到的條形碼數字并未更改，甚至預覽時也看不到修改的結果，此時不要著急，先將文檔保存后退出，再次打開該文檔時即可看到修改后的結果。
以上操作在Word 2002中測試通過，感興趣的朋友不妨一試。
利用Word制作識字卡片對話框
利用Word 2003的“拼音指南”功能為文字添加拼音后，卻無法將文字和拼音設置成不同的顏色——這是在為上學前班的女兒制作識字卡片時遇到的。經過研究，我發現通過下面的方法，不僅可以將文字、拼音，甚至是偏旁部首、聲母、韻母等用不同的顏色區分開來，既醒目又容易識別。具體步驟如下：
1. 輸入生字，依次選擇“格式→中文版式→拼音指南”菜單命令為生字加注拼音。選中帶拼音的文字，執行“剪切”命令，將其復制進剪貼板。
2. 依次選擇“插入→圖片→藝術字”菜單命令，在“藝術字庫”中選中第一種樣式（即默認的空心字樣式），在“編輯藝術字文字”窗口中按下“Ctrl+V”鍵，把拼音和文字粘貼進編輯窗口中，此時拼音與文字是并排的，將其調整為拼音在文字上方（如圖1）。單擊“確定”按鈕把藝術字插入文檔。
圖1 調整拼音的位置
3. “剪切”該藝術字，依次選擇“編輯→選擇性粘貼”菜單命令，在打開的“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼”的形式為“圖片（Windows圖元文件）”，最后調整好圖片的大小。
4. 選擇“工具→自定義”菜單命令，選擇“命令”選項卡，在“類別”列表中選中“繪圖”，把右側“命令”列表中的“分解圖片”按鈕拖到繪圖工具欄上，關閉“自定義”窗口。選中上述圖片后單擊“分解圖片”按鈕，把文字和拼音的筆畫分解出來。
5. 分解之后的每個筆畫都已成為可單獨編輯的對象，選中要改變顏色的部分（可配合Shift鍵選中多個筆畫），利用繪圖工具欄中的“填充顏色”和“線條顏色”按鈕，即可實現拼音、文字顏色各不相同（如圖2）。
最后，利用彩色打印機將制作的拼音和文字打印出來，即成為漂亮實用的識字卡片。
圖2 編輯拼音和文字
尋找Word文檔中丟失的空格
Word是老師教學中常用的軟件，很多老師都使用Word進行投影教學，或是用Word制作教案。然而，在一次教學中，我遇到了一個奇怪的問題：Word文檔中的空格變成了一個一個的小點(如圖1所示)。
奇怪的小點來自何處呢？這可如何是好呢？總不能把有小點的教案放到投影中給學生看吧！會不會文件本身出現了問題呢？下課后，我進行了認真的查找和尋覓。經過檢查，并沒有發現Word本身出現什么問題，就連打印文件和打印預覽中也沒有這個問題(如圖2所示)。
這可就奇怪了，這些小點是從那里來的呢？經過認真的研究和對Word軟件的多次實驗，原來是Word自己在搗亂，其實驅除這些小點并不難。
首先，打開一個Word文檔(有文字的也可以)，選擇“視圖→工具欄”，在“常用”一欄前加上“√”，這樣一來，在Word的可用工具中，就多出來一欄(如圖3所示)。
在多出的一欄中，有一個“顯示/隱藏編輯標記”，只要不選中這個按鈕問題就解決了(如圖4所示)。
怎么樣，非常簡單吧，這樣一來，你的教案就可以清晰地給學生看了，你也不會在學生面前出現尷尬。哈哈！趕快去試試吧！
在Word中實現圖片扭曲變形
圖片的扭曲變形效果在圖形處理軟件中可以輕松實現，如果說在Word 2003中也可以實現該效果，恐怕就沒有幾個人知道了（如圖）。下面就讓我們來看看如何在Word 2003中實現圖片扭曲效果。
1. 打開Word文檔，依次選擇“插入→圖片→來自文件”菜單命令，選擇插入一幅圖片。
2. 鼠標右擊圖片，在彈出的快捷菜單中選擇“設置圖片格式”命令，選擇“版式”選項卡，將“環繞方式”設定為“四周型”。
3. 選中圖片，拖動上面的綠色旋轉控點，按順時針方向旋轉30°。
注意：此旋轉的角度直接決定了我們后面扭曲時圖形相鄰邊線長度比值的變化。若角度為45°，則扭曲后圖形的相鄰邊線長度仍會保持原有比值。此外，拖動時按住Shift鍵可以以15°為單位進行旋轉。
4. 選中旋轉后的圖片執行“剪切”命令，再依次選擇“編輯→選擇性粘貼”菜單命令，在彈出的對話框中選擇“圖片（png）”確定把它粘貼為PNG圖片。
5. 現在我們只要拖動其尺寸控點調整圖片的高度和寬度，把它壓扁或壓窄就可以實現對圖形的扭曲變形，然后再旋轉一下圖形使其保持水平即可。
利用這一招我們即使在Word中也可以輕松地制作出圖形立方體，而操作絕對要比Photoshop更容易掌握。
修改默認設置Word 2003使用更輕松
其實，Word 2003的許多默認設置并不適合我們使用，在此讓我們看看如何修改這些默認設置讓Word使用起來更加方便。
默認圖片環繞方式
在Word中插入或粘貼的圖片環繞方式默認為“嵌入型”，在這種環繞方式下圖片既不能旋轉也不能拖動移位，插入圖片經常還需要將版式調整為“四周型”再進行處理。其實我們可以把默認設置改成“四周型”，具體的操作方法：依次選擇“工具→選項”菜單命令，在出現的對話框中選擇“編輯”選項卡，單擊“圖片插入/粘貼方式”下拉列表，從中選擇“四周型”項，最后單擊“確定”按鈕
對象的精確調整
相信不少人都知道，在Word中按住Alt鍵拖動可以對選中對象進行精確調整。其實只要進行一些簡單設置，即使不按住Alt鍵直接拖動也可以進行精確調整。
依次選擇“繪圖”工具欄的“繪圖→繪圖網格”命令（默認位于Word窗口下方），在彈出的“繪圖網格”界面中取消勾選“對象與網格對齊”復選框或將“水平間距”和“垂直間距”都設置為“0.01”（如圖1），再單擊“默認”按鈕，在提示“是否更改網格線的默認設置？”時單擊“是”按鈕。這樣以后在Word中直接拖動就可以精確調整了?！ ?
如果你只需要在當前文檔中進行直接拖動微調，而不想徹底改變默認設置，那么修改后不要單擊“默認”按鈕。
告別繪圖畫布
在Word 2003中繪圖畫布會在每次插入自選圖形或文字框時自動出現。雖然按Esc鍵可以暫時讓繪圖畫布消失，但總覺得太麻煩，其實我們可以通過以下方法來取消：依次選擇“工具→選項”菜單命令，在出現的對話框中選擇“常規”選項卡，取消勾選“插入‘自選圖形’時自動創建繪圖畫布”復選框，最后單擊“確定”按鈕即可。
Word中的阿拉伯數字小技巧
時間過得真快，又到了一年的年終，寫各種各樣的總結少不了要用到大大小小的數據。于是，筆者將Word中有關阿拉伯數字的小技巧整理出來供大家參考。
技巧一：將阿拉伯數字轉換成大寫數字
年終財務總結中的一些數字，按國人的習慣，通常用大寫的格式表示，直接輸入大寫字符吧，比較麻煩。其實，我們可以用轉換的方法來解決：直接輸入阿拉伯數字（如57689），然后選中它們，執行“插入→數字”命令，打開“數字”對話框（如圖1），選中“數字類型”下面的“壹、貳……”（或“一、二……”）選項，“確定”返回，則相應的阿拉伯數字轉換成大寫數字（如“伍萬柒仟陸佰捌拾玖”或者“五萬七千六百八十九”）。
注意：這種轉換不支持帶小數的數值（帶小數的數字僅轉換整數部分）。
技巧二、把全角數字轉換與半角數字
下屬各部門報來的總結材料中，其中的數字，有的是全角格式的，有的是半角格式的，看起來很不規范，我們將其統一轉換成半角字符吧：按下“Ctrl+A”組合鍵選中全文，執行“格式→更改大小寫”命令，打開“更改大小寫”對話框（如圖2），選中其中的“半角”選項，“確定”一下就成了。
注意：這種轉換對有全角和半角區分的所有字符都有效。
Word文件輕松變成Flash
如果想把自己的Word文件發布到網上和別人共享，一般都是直接保存為網頁格式，但是這樣會改變原先的排版格式，其實我們可以用“FlashPaper”（下載地址：
點擊下載）將Word文件保存為Flash，而且一點也不會影響原來的排版格式?！ ?
下載安裝好FlashPaper后會在Word程序中多了一個“FlashPaper”的菜單，打開要進行轉換的文件，接著點擊菜單“FlashPaper—Convert to Macromedia Flash(.swf)”來選擇保存Flash文件的目錄和文件名，然后就可以進行轉換了，如圖1所示。
轉換完成后會在指定的目錄下生成一個Flash文件，打開就可以看見效果了，不錯吧，文檔的格式一點都沒有變吧，而且還可以點擊右上角的打印按鈕來直接打開里面的內容呢，如圖2所示。
學習Word制作名片簡單方法
制作單張名片
新建一個文檔，單擊菜單“插入→對象”，彈出“對象”對話框，選擇“Microsoft Word 圖片”類型。接著單擊“文件→頁面設置”，在彈出的“頁面設置”對話框中將“紙型”選項卡中的“紙型”項設為“自定義大小”，然后輸入紙張大小為寬度“8.8cm”、高度“5.5cm”（5cm也可以）。在右側“預覽”部分可以看到單張名片的版式已經出來了（如圖定義名片尺寸）。
點擊切換到“頁邊距”選項卡設置界面，設置上、下、左、右頁邊距、裝訂線均為數字“0”。點擊“確定”按鈕返回到Word編輯狀態后，根據需要設計好名片的內容和樣式后單擊“文件→關閉（c）文檔……”菜單項。
保衛Word文檔安全五招
文檔也有安全性問題，尤其對于Office文檔，為了讓您的文檔更安全，Office提供了比較完善的安全和文檔保護功能，它包括：安全級別、數字簽名、密碼設置、窗體保護和批注口令?！ ?
文檔的安全級別
對Word文檔最大的安全隱患就是宏病毒，為了防止宏病毒Word設立了安全級別的概念。您可在“工具→選項→“安全性”選項卡→宏安全性”的“安全級”選項卡中進行設置，安全級別共分為高、中、低三擋。高級別將只運行可靠來源的宏，其它宏一律取消；中級別在打開一個宏時，您會看到一條警告，讓您選擇是否啟用；低級別就不進行宏的保護。當選擇高級別時，已安裝的模板和加載項(包括向導)中的宏可能會被禁用。您只有在“工具→選項→安全性→宏安全性”中單擊“可靠來源”選項卡，然后點擊“信任所有安裝的加載項和模板”復選框，才能讓安裝的宏不被禁用。注意：所有隨Microsoft Office XP的模板、加載項和宏都經過了Microsoft數字簽名。一旦針對這些已安裝文件中的一個安裝添加到了您的可靠來源列表中，隨后與這些文件的交互操作將不再生成消息?！ ?
數字證書的保護
很多文檔的來源都是不詳的，所以安全性無法保證。Office可以通過數字證書來確認來源的可靠。并通過數字證書對文件或宏進行數字簽名。一般來說，數字證書是從商業證書頒發機構和內部安全管理員或信息技術專業人員處獲得的。普通用戶可以使用Selfcert.exe工具親自創建數字簽名（由于用Selfcert.exe自己創建的數字證書不是由正式證書頒發機構發行的，使用這種證書添加簽名的宏方案將被認為是自簽名的方案，這樣其他用戶有可能無法運行自簽名的宏）。用數字證書進行宏的簽名很簡單：打開包含要簽名的宏方案的文件，在“工具→宏→Visual Basic編輯器→工程資源管理器”中，選擇要簽名的方案。再點擊“工具→數字簽名”命令?！ ?
提示：
1. 一定要在宏測試完畢確認后再對宏進行簽名，因為對已簽名的宏方案的代碼進行了更改，它的數字簽名就會被刪除。如果是自簽名的證書，那么在每次保存時都會對宏方案自動重新進行簽名?！ ?
2. 如果要防止用戶因意外修改宏方案而導致簽名失效，請在簽發之前鎖定宏方案。您的數字簽名只能說明您保證該方案是安全的，并不能證明是您編寫了該方案。因此鎖定宏方案不能防止其他用戶利用另一個簽名替換您的數字簽名。
3. 如果您創建了一個可向宏方案添加代碼的加載項，則代碼應該確定下列內容：如果方案已經進行了數字簽名，在繼續運行之前，是否通知用戶修改簽名方案的結果。
用好Office 2003中的翻譯服務
在早期的Office版本中，僅 Microsoft Word 可提供翻譯功能。新一代的Microsoft Office 2003使用“信息檢索”功能，可以在Word 2003、Excel 2003、Outlook 2003、PowerPoint 2003和Publisher 2003中進行翻譯。它使用本地與聯機雙語詞典和網上機器翻譯來提供翻譯服務。下面筆者以Microsoft Office Word 2003為例介紹Microsoft Office 2003的翻譯服務功能，如果你還沒有使用過，希望能對你有所幫助
一、安裝翻譯詞典
第一次使用翻譯服務時，會彈出一個要求安裝對話框，需要安裝客戶端詞典，點“是”即可實現安裝（如圖1所示）。
安裝完畢后，當你連接到 Internet 時，聯機詞典也將自動可用。還可以通過設置“翻譯選項”，添加或刪除可用的語言對，以便在機器內安裝的詞典不可用時，使用在線聯機詞典或使用在線機器翻譯，因為如果搜索引擎在計算機上安裝的詞典中沒有找到結果，則會從聯機詞典返回可用的翻譯（如圖2所示）。
提示：如果在“翻譯選項”中看不到所需的雙語詞典，則可能需要安裝 Microsoft 校對工具。Microsoft Office 2003 校對工具是一種加載程序包，包含 Microsoft 為 30 多種語言開發的校對工具，例如，字體、拼寫和語法檢查程序、“自動更正”列表、“自動編寫摘要”規則（只適用于 Microsoft Word）、翻譯詞典以及適用于亞洲語言的輸入法。Microsoft Office﹖2003的校對工具包含在單張CD上（可以從商店購買到這張光盤），你可以將它們添加到任意Microsoft Office 2003程序中。
將WORD變為無所不能的播放器
Word是目前全球擁有用戶最多的也是功能最為全面的一款文字處理工具，它除了可以進行各種復雜的圖文編輯和文稿排版外，還具有多媒體視聽文件播放功能，不信？那你跟我一起領略一下Word的神奇播放功能吧?！ ?
1． 在Word中播放MP3音樂
在Word中播放MP3音樂的方法其實很簡單，用戶打開Word程序，在其菜單欄中選擇“插入→ 對象”選項，接著在彈出的“對象”對話框中選擇“由文件創建”選項卡，在該選項卡中單擊“瀏覽”按鈕并通過文件夾切換選中需要播放的MP3音樂文件，單擊“插入”按鈕返回到“對象”對話框（如圖1），在“對象”對話框中單擊“確定”，這時大家會看到在當前打開的Word文檔中多了一個含有MP3音樂文件名的圖標，用戶只要雙擊那個圖標，無限美妙的音樂旋律即可立即回響。
2． 在Word中播放視頻電影
首先打開Word程序，在其菜單欄中執行“視圖→工具欄→控件工具箱”命令，這時Word會打開一個“控件工具箱”浮動小窗口，單擊該浮動窗口的最后一個“其它控件”按鈕，然后在其彈出的列表中選擇“Windows Media Player”選項(見圖2)，這時在Word中會彈出一個播放器界面，用戶在該播放器中單擊鼠標右鍵，選擇“屬性”選項，在Word隨后彈出的“屬性”對話框中找到“文件名”選項，然后用戶便可以在該選項右側的空白框中手工輸入需要播放視頻的絕對路徑及文件名，輸入完畢后，用戶關閉“屬性”對話框返回到Word中，如果用戶需要馬上對指定的視頻進行播放，則只要在Word的“控件工具箱”窗口中單擊“退出設計模式”按鈕即可。
3． 在Word中播放Flash動畫
在Word中播放Flash動畫的操作方法與播放視頻有些類似。用戶按照上面的方法在“其它控件”列表中選擇“Shockwave Flash Object”選項，這時在Word中同樣會彈出一個用于播放Flash動畫的矩形區域，用戶在該區域中單擊鼠標右鍵，選擇“屬性”選項，在Word隨后彈出的“屬性”對話框中用戶需要找到“Movie”選項，同樣用戶可以在該選項右側的空白框中手工輸入需要播放Flash動畫的絕對路徑及文件名，這里需要特別注意的是：在輸入的文件名后面需要加輸“.swf”文件名后綴。進行完上述所有設置后，用戶返回到Word主界面并在Word的“控件工具箱”窗口中單擊“退出設計模式”按鈕即可進行Flash動畫的播放了。
