編者按：
《中國企業法務觀察》第五輯將要與廣大讀者見面了，本輯收錄20余篇國內外企業法務領域最具代表性的企業和機構的文章，閃爍著企業法務實踐經驗與理論智慧，文章全部由企業法務的領導者和資深研究專家撰寫。現選登某大型國企《以信息化手段倒逼企業合同管理規范化、高效化助力企業價值創造》文章的部分內容與您分享。
摘要：企業生產經營往往涉及“計劃、生產、采購、銷售”四個環節，其中多數經濟行為往往通過合同來實現，合同管理對于防范企業法律風險、創造價值的重要性也日益凸出。企業的日常經營活動與合同密切相關，合同管理的優劣直接影響到企業發展。大數據、信息化時代，企業合同管理要體系推進、統籌規劃，以信息化系統為抓手，以條款比對、風險識別，風險分級、分類管理，動態監控、防范風險，數據分析、預測未來為實現路徑，最終實現數據治理、創造價值。
關鍵詞：合同管理 信息化手段 規范化 高效化
隨著企業規模的不斷擴大，參與市場競爭程度不斷加深，外部監管越來越嚴厲，相對方法律意識的不斷提高，涉及的合同問題及風險也越來越多，如何有效防范合同風險，促進合同管理融入企業生產經營，為企業依法合規經營保駕護航，成為企業法務工作需要解決的主要問題。傳統的線下管理手段已經無法深入參與企業的經營環節，無法適應企業的高效運轉，合同管理手段的滯后導致企業經營決策風險增大。在此背景下，某大型國企順應依法合規治企趨勢，結合本企業實際情況，以合同事務管理融入公司管理體系為目標，合同管理信息化為抓手，高素質的合同管理隊伍、完善的合同管理制度為保障，初步建立了覆蓋全業務鏈的合同管理系統，實現了合同簽訂前資信調查、訂立、審批、履行、歸檔的全生命周期管理。
01
企業合同管理與法律風險
企業生產經營往往涉及“計劃、生產、采購、銷售”四個環節，圍繞企業生產經營開展的原材料設備采購、產品生產、服務提供、產品銷售、技術研發、財務管理等各種經濟行為，是企業銷售其產品，創造價值的必備過程，而這些經濟行為也往往涉及合同。在企業一系列的經營活動中，合同行為是經營活動的開始和結束，通過采購獲取生產資料并通過銷售實現利潤，企業的投資行為、資本運作行為、擴張行為、收縮行為、營銷行為、人力資源管理、財務管理行為等，無不以一系列的合同來實現。例如大到各種高精尖設備、原材料的采購，小到日常辦公用品的采購、運輸、倉儲過程往往都要通過合同來設定權利義務。
合同是合同當事人針對其法律關系共同制定的法律行為規則，在合同的情形中，盡管法律行為當事人，也即締約人，在合同中“達成一致”，但是他們相互對立，換言之，即使合同為履行共同目的而締結（例如合作經營合同）或合同的內容僅涉及一方當事人使另一方當事人獲得利益（例如贈與），法律行為人之間的關系也是對立關系。《合同法》將合同定義為：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。從行為動機角度看，合同的產生的基礎是利益，合同是為促成交易目標服務，在設定雙方合同權利義務關系時往往需要在交易便捷和交易安全之間尋找到一個平衡點。交易雙方從一定程度上并不關心合同權利義務的條款的完全平等對等，其關心的是實實在在的利益，合同從達成交易目標的角度只是實現利益的工具，在市場經濟和法治經濟時代，合同是企業實現經濟效益和利益的一種重要手段。
合同是一個企業對外開展業務和經營的重要手段，無處不在，合同管理水平的高低是企業綜合管理水平的集中體現，合同管理水平的提高能夠增強企業風險意識、提升決策水平、規范經營行為、提升危機管理水平，從而促進企業業務有效開展，進而提高企業經營管理水平。合同管理工作無小事，一個關鍵重大合同履行的疏忽、不到位，就會影響整個企業的全部工作，有可能給企業帶來絕大的法律風險。從合同談判、簽訂到履行完畢，往往會涉及多個部門、多個階段、多個內部審批流程，合同法律風險管理是法律風險管理的重要內容，真正意義上的企業合同管理正是圍繞著合同的內容及簽訂和履行，由各個部門協同配合完成相應工作的過程。
合同法律風險存在于企業經營管理的各個環節，法律風險一旦發生，可能導致經營成本異常增加、資金難以回收，或者導致企業承擔支付違約金、賠償損失等民事法律責任，或者承擔罰款、責令整改、沒收違法所得、吊銷營業執照等行政法律責任以及刑事法律責任。合同法律風險對企業產生的影響主要體現在兩個方面：第一，合同法律風險所帶來的后果都可能轉化為經濟上的損失；第二，合同法律風險對企業的影響可能是一系列連鎖反應，如在企業存在大量類似法律行為時，可能會導致同類事件同時發生的可能性。因此，合同管理落實創新必須要堅持“以人為本原則”，融入公司管理體系，運用大數據思維，讓數據多跑路，讓人少跑腿、多分析、多創造。
02
合同事務管理融入公司管理體系
隨著交易背景國際化、交易主體多元化、交易規模越來越大、交易模式越來越復雜、法律環境越來越復雜、外部監管力度不斷加大，企業合同管理面臨著越來越復雜多變的形勢和法律風險，給企業合同管理的工作帶來了前所未有的挑戰，倒逼企業不得不轉變管理理念，探索合同管理事務與公司運營管理的路徑，不斷創新合同管理模式，最終實現以“運營管理體系覆蓋整個合同事務管理及細節，以合同管理事務管理不斷促進管理體系完善、改進”。
從一定程度上將，企業的生產經營過程就是營銷、研發、生產、采購、計劃、財務等各個部門直接或間接參與合同簽訂、履行的過程。以某大型國有企業為例，其在合同管理管理工作中，始終貫徹 “圍繞價值鏈、部署創新鏈、架構信息鏈、嵌入責任鏈”理念，將合同管理工作融入公司整個生產經營活動中，在找準定位的基礎上，圍繞“研發、生產制造、采購、銷售”主價值，從合同談判、簽訂、履行等具體業務入手，通過完善合同管理制度、優化流程、推廣標準文本，初步實現了由“事后審查合同”轉變為“事前介入、事中控制和事后評估”等全過程管理。
03
合同管理制度是融入公司管理體系的保障
合同管理制度是衡量合同管理工作的一把尺子，完善的合同管理制度能夠有效提升合同管理的質量、效率，日常工作以制度為依據，按照規定的要求和流程簽訂、履行既快速又安全；能夠在風險還沒有出現，風險雖出現但還沒造成損失前就能被及時發現、有效管控；合同管理制度是為業務服務的，業務的不斷發展的，要跟得上業務的不斷發展實現管理制度自我創新。
某大型國有企業在重新編制合同管理制度時始終堅持“以公司運營管理體系覆蓋整個合同事務管理及細節，以合同管理事務來促進公司運營管理體系完善”的理念，建立了職責明確、管理分級、協調沖突、流程高效、信息共享的制度體系，初步實現了各相關業務人員的職責與合同業務流程融合。在準確定位合同管理業務在法律事務管理及整個企業運營管理體系中地位的基礎上，以具體業務為切入點，以流程為導向，建立了合同評審、合同審批、合同簽訂、合同履行、合同檢查與考核、合同管理后評估等業務流程環節組成的動態的合同管理制度體系，通過各業務單位自查、內部現場檢查、外部檢查、內外部審計發現合同管理中存在的風險、問題，以合同審核意見、合同管理建議、合同管理檢查通報、合同管理后評估報告等為管理手段驅動問題解決并支持流程導向，初步建立了PDCA持續改進的體系和自我完善機制。
04
高素質的合同管理隊伍是融入體系的組織保障
合同管理采用綜合歸口管理和按合同性質分類管理的形式，在企業各單位設立專（兼）職合同管理員并確立主管領導，構建了一支由業務人員、合同管理員、財務人員、質量人員、法律顧問共同組成的復合型高素質、高水平的合同管理隊伍，形成合同管理網絡，對公司的各類合同實行“全面化、分類化、精細化管理”，不斷合同管理的標準化、規范化、精細化水平。在與合同有關的數據采集環節，充分發揮合同管理員的橋梁作用，確保按照統一標準收集數據，確保了數據源頭的準確性；在數據分析環節，由各業務單位專家、法律顧問、法律業務主管領導、外部法律專家共同組成的團隊采取分組分析法、結構分析法、交叉分析法等多種數據分析方法對合同數據進行分析，發現問題，提出解決問題的方法，有針對性制定管理建議和改進措施。
05
以合同管理信息化為抓手融入管理體系
企業合同管理存在的一個普遍問題就是合同的簽訂部門與合同執行部門不是一個部門，導致信息溝通不順暢，從而發生違約等法律風險。例如，有學者認為在信息化的背景下，要充分利用信息系統的優勢，將各個部門之間的協作流程顯性化，以非常規方式驗證流程漏洞，對合同履行關鍵節點予以監控，確保業務銜接無盲點。因此，必須通過信息化來進行合同管理，建立一個能夠內部由合同選商模塊、客戶管理模塊、合同立項模塊、合同預算模塊、合同授權模塊、合同起草模塊、合同文本模塊、合同審批模塊、合同生效模塊、合同履約模塊、風險模塊（風險提示、風險措施、風險預警）、數據分析模塊等組成，同時能夠與財務系統、物資系統、計劃系統等相關系統集成的綜合性的合同管理系統。通過工作分解、預警提醒，將合同約定的各個節點精準推送至不同部門的實際承辦人，使合同承辦部門、質量、財務、計劃、保密、生產等部門的業務人員參與到合同管理的流程中，使得合同的審核、履行、風險防控不再單獨是承辦部門、法律部門的事情；通過合同約定與實際履行比對，找到影響合同管理質量提升的原因，不斷改善管理，最終實現風險最小化和利益最大化，助力價值創造。
某大型國有企業在探索合同管理事務融入公司管理體系的過程中，始終堅持以合同信息化的建設應貫穿計劃、采購、生產、銷售等主價值鏈，實現數據共享，其合同系統作為整個公司信息化的一個子系統，主要是對合同立項、合同選商、合同起草、合同簽訂、合同履行、合同終結、合同歸檔進行全生命周期管理，及時、準確、真實傳遞和共享各種合同簽訂信息、合同履行信息，確保合同歸口管理部門和有關業務部門及時通過合同管理系統了解合同簽訂履行的最新動態，實現跟蹤、監督、評價合同管理工作過程和成果。
