采購工作太繁雜，每天要面對無數的內部客戶和職能部門，組織協調數不清的會議，解決眾多的供應商問題，還要做各種采購項目，工作中累積了太多的待辦事項，腦海中被各種緊急而漫無頭緒的事情裝滿了，每天的工作就像救火隊員，整個人都仿佛變得異常沉重，甚至連生活氣氛都被影響的非常緊張，該如何突破呢？
采購工作太繁雜，每天要面對無數的內部客戶和職能部門，組織協調數不清的會議，解決眾多的供應商問題，還要做各種采購項目，工作中累積了太多的待辦事項，腦海中被各種緊急而漫無頭緒的事情裝滿了，每天的工作就像救火隊員，整個人都仿佛變得異常沉重，甚至連生活氣氛都被影響的非常緊張，該如何突破呢？
作者：Foy Song
經歷過國企、民企及外企各種體制的資深采購人，曾負責諾基亞、微軟亞太區市場營銷服務采購，現任英國培生集團大中華區采購總監，主管全品類間接采購。
作為一名個人貢獻者（individual contributor），采購經理總是非常忙，時間仿佛永遠都不夠用：每天要面對無數的內部客戶和職能部門，組織協調數不清的會議，解決眾多的供應商問題，還要做各種采購項目，更別提那些花在數據分析、流程控制、采購戰略、采購計劃，采購報表，尋找采購機會以及自我學習等等方面的時間了。
作為采購的你有沒有這樣的經驗：工作中累積了太多的待辦事項，腦海中被各種緊急而漫無頭緒的事情裝滿了，每天的工作就像救火隊員，整個人都仿佛變得異常沉重，連生活氣氛都被影響的非常緊張。而另一方面，你是否也曾有過這樣的體會：當你出色地做完一個重要的項目，那種長舒一口氣，無事一身輕的輕松體驗，連走路都是心懷喜悅呢。
實踐證明，作為一名職場人士，你的幸福感很大程度來源于你工作的成就感。高效地完成工作，是獲得成就感的重要因素。今天我們就從實踐的角度，談談采購經理如何提高工作效率，讓自己每天都生活在幸福感中。
工作中可以使用的方法
1. 經常使用待辦列表（To-do List），把待辦的事項按照緊急和重要性分四個象限列明，并給每個待辦事項設定完成截止日。Windows自帶的附件程序中有個叫做Sticky Notes的工具，用來記錄待辦事項非常好用。它可以固定在電腦桌面，這樣每天上班一開機你就可以對你要做的工作一目了然。你還可以多添加幾個Sticky Notes在桌面上，比如定期把已經完成的項目移入完成列表，這樣看著已完成項目不斷在增加，也能增加你的成就感哦。
2. 要事為先和以終為始，這是《高效能人士的七個習慣》所提出的兩個首要原則。采購經理應該經常回顧自己的代辦列表和完成列表，定期分析自己工作的時間占比，追蹤時間是否放在那些真正有價值的地方，看看時間浪費在哪里。經常這樣反思和優化，你就能養成結果導向的工作習慣，大大提高工作效率。建議大家每周給自己安排固定兩小時的“發展和創新時間”，讓自己從瑣事中安靜下來，考慮自己在哪些方面做的還有欠缺，哪些方面還可以做得更好，持之以恒，這將大大提高你未來的做事效率。
3. 在工作日歷中Book自己的時間，給自己一個承諾，要求自己在這個時間段完成某項工作。這樣做的好處是，一旦給自己設定了在那個時間段去做某件事，其他時間你就不用憂慮這件事了。這樣做的另一個好處就是，在這個時間段，你可以保證自己不被其他事情打斷，專心地完成這一任務。往往因為某些原因，我們沒有按照預設時間完成某項工作，那可以把這個事項的日程推到下一個合理時間。一般來講，請盡量不要把單一事件推遲三次以上，以防自己不自覺地養成拖延的習慣。
4. 為每個采購項目制定嚴格和清晰的項目時間表。作為采購，一般都會使用項目時間表這個方法，以在項目初期確定什么時候完成SOW定義，什么時候RFP發出，什么時候截標，什么時候招標會，什么時候選定供應商，什么時候合同簽訂，統一在一個表格中畫出來，這樣不僅時間點清晰有致，而且責任分明，方便項目的跟蹤和管理。
5. 把你的項目時間表和相關部門商討和確定。一般來講，自己頭腦中想要做的事，經常會因為難度和時間問題不斷推后和擱淺，比如我們在年初都會對自己許下幾個新年愿望，比如減肥、運動、讀書，但是經常會隨著時間推移而堅持不下去。但是當你把想做的事情說給另一個人，就變成對別人的一項承諾，這在某種意義上來說，相當于給自己一些壓力，為了實現對別人的承諾，從而更容易督促自己按計劃完成項目。
6. 增加溝通效率。采購的工作要與很多內外部的部門打交道，涉及很多協調和溝通的工作，溝通的效率往往會嚴重影響你的工作效率。很多人因為溝通的能力問題，把非常簡單的問題搞得很復雜，甚至需要領導出來協調解決，這無疑大大降低了很多人的工作效率。另外，溝通能力往往取決于你影響別人的能力和個人氣場，努力學習一些領導力的課程，把它們運用于溝通中，往往可以實現事半功倍的效果。
7. 學會熟練運用辦公工具，這包括但不限于電腦打字及運用各種Office和各種系統工具的能力。要知道，這些雖然只是工具，但是對于采購的工作效率也有不小的影響，因為采購工作有很大一部分都是案頭工作。很多采購的效率提高不上來，就是因為把大部分時間花在了打字和調整格式上。我們要大幅提高工作效率，必須要達到從熟練運用到專家級運用的轉變。
8. 學會收集和處理大量的信息，并從中找出規律和處理方法，這是提高工作效率的最好訓練方法。采購工作注重數據，而在信息不完整和不清晰的情況下做決定往往又是采購必備的能力。經常有意識地訓練自己在短時間內收集大量信息，并對其進行整理、分析，然后做出判斷，長此以往，我們處理信息和問題的速度將成幾何級別的增長。
另外，通過習慣和素質的培養，
也可以提升你的工作效率
1. 嘗試通過養成一個習慣，在固定的時間做固定的事情，來培養自己的自律能力。自律就是在這個時間段，該做什么就去做什么。比如每天早晨跑步3公里，或者每周參加三次瑜伽課，或者每月讀完一本書。想想健身房中那些經常鍛煉的身影，大多數都是工作非常忙的企業管理者，就知道，我們不是沒有時間，我們只是沒有形成自律，把時間在不經意間浪費了。通過培養自律，你會發現時間雖然寶貴難得，但是你能有機地把時間劃分成不同的區塊，并把它們用在刀刃上。
2. 找一項你感興趣的運動，無論是跑步，還是打球，長期堅持，養成習慣。一般來講，運動的時間，我們的腦力處在修整狀態。有機地平衡腦力和體力活動，能讓自己的頭腦更適于工作，從而在再次投入工作中變得更加高效。
3. 學會用積極的心態去面對所有事情。工作中少不了挑戰，當我們以消極的心態面對挑戰時，會發現困難重重，甚至會感覺這是無法完成的任務。而當我們以積極的心態去正面接觸和面對它時，你會發現一切都是紙老虎，在你強大的意志面前，一切都是可以攻破的。
4. 了解一些禪修的方法，訓練專注。觀察呼吸是最普遍的方式，你可以在坐著或站立時，甚至是在床上躺著休息時，嘗試把你的注意力關注在呼吸上，看看能否堅持一分鐘，而不被其他的思緒引開。讓心慢下來、平靜下來，會培育出清澈和敏銳的心，潛移默化地提高你的做事效率。
5. 擴大心量，你就能做更多的事情，而且做得更快更好。有句話說，你的心有多大，你的路就有多寬。是的，當你真正從小我的意識推廣到別人時，你會發現，你一個人可以做多個人的事情，但并不感覺勞累。
你有什么提高工作效率的方法，
歡迎分享出來供大家參考。
