作者：北京義賢律師事務所 劉超蕓
2008年5月1日生效實施的《勞動爭議調解仲裁法》降低了勞動者的維權成本，同時提出了對用人單位不利的舉證責任倒置規(guī)則，其第39條規(guī)定：勞動者無法提供由用人單位掌握管理的與仲裁請求有關的證據(jù)，仲裁庭可以要求用人單位在指定期限內提供。用人單位在指定期限內不提供的，應當承擔不利后果。因此，用人單位更應該注意證據(jù)收集、管理工作。
根據(jù)有關法律法規(guī)等相關規(guī)定，用人單位應當承擔舉證責任的情形至少包括以下幾種：
1、因用人單位作出的開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬、計算勞動者工作年限等決定而發(fā)生的勞動爭議。
2、工資支付憑證或記錄（職工工資發(fā)放花名冊）、繳納各項社會保險費的記錄、勞動者填寫的用人單位招工招聘“登記表”、“報名表”等招用記錄和考勤記錄等有關憑證由用人單位負舉證責任。
3、勞動者無法提供的由用人單位單位掌握管理的與仲裁請求有關的其他證據(jù)。
為應對可能出現(xiàn)的勞動糾紛，降低企業(yè)的法律風險，企業(yè)應該做好全方位的證據(jù)收集工作，主要包括以下幾個方面：
1、招聘、錄用職工時
用人單位在試用期內解除勞動合同，最常見的理由便是“不符合錄用條件”，因此，在招聘、錄用勞動者時，應當注意告之具體、明確的錄用條件，并保留好勞動者簽字的書面證據(jù)。
2、訂立勞動合同時
用人單位在訂立勞動合同時應注意收集證據(jù)的要點如下：
第一、采用綜合計算工時制及不定時工作制的，應當報勞動行政主管部門批準，否則無效，對于批準文件，應當注意妥善保管，在涉及到加班費等爭議時可作為證據(jù)使用。
第二、應當訂立無固定期限勞動合同時，若勞動者主動提出訂立固定期限勞動合同的，應由勞動者提出書面申請，用人單位要保留好該書面證據(jù)。
3、日常考勤中
由于考勤資料由用人單位保管，因此涉及需要證明勞動者工作時間的問題時，應由用人單位舉證。因此，用人單位應當建立考勤制度，每月與勞動者進行核對并由勞動者簽字，同時考勤記錄保存最好不少于二年。若用人單位不能完成考勤記錄的舉證，很有可能面臨著被勞動者任意索要加班工資的風險。
4、工資支付時
現(xiàn)在用人單位一般通過銀行轉賬的方式發(fā)放工資，這會減少工作量，但也會帶來風險。通過銀行發(fā)放工資，往往無法體現(xiàn)出工資發(fā)放項目，尤其是加班工資一項。如果無法證明發(fā)放的工資中包含加班工資及其金額，用人單位將會面臨著被某些勞動者重復索要加班費的風險。因此用人單位在發(fā)放工資時，最好制定詳盡的工資表，并要求職工簽字確認。
5、制定規(guī)章制度時
《勞動合同法》第4條規(guī)定，用人單位在制定、修改或者決定直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項時，應經職工代表大會或全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。由此可知，規(guī)章制度只有符合“民主程序”、“內容合法合理”、“公示”，才能對勞動者發(fā)生效力，也才能作為勞動仲裁委員會或者法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。
故而在實踐中，用人單位應當保留能夠證明已經履行“民主程序”并向勞動者“公示”的書面證據(jù)。所以建議用人單位在履行“民主程序”方面，采用會議記錄作為書面證據(jù)；在“公示”方面，采用勞動者簽字領取員工手冊、內部培訓等形式作為書面證據(jù)。
6、解除勞動合同時
實踐中，用人單位往往以勞動者嚴重違反勞動紀律或規(guī)章制度為由單方面解除勞動合同。許多勞動爭議由此產生，雙方往往在嚴重違反勞動紀律或規(guī)章制度的標準上及如何證明嚴重違反勞動紀律或規(guī)章制度的事實上爭執(zhí)不下。
對此，用人單位應在員工手冊中細化嚴重違反勞動紀律或規(guī)章制度的標準，及時收集員工嚴重違反勞動紀律或規(guī)章制度的證據(jù)。比如員工的檢討書、處理違紀員工的記錄、相關的證人證言等。用人單位還需要注意在解除勞動合同前，應將解除理由通知工會，并留存工會簽收同意的通知副本。
7、勞動合同變更時
通常勞動合同變更主要是調整工作崗位、調整薪酬，若用人單位需要調整勞動者的崗位、薪酬等，應當與勞動者進行協(xié)商，并及時與之簽訂補充協(xié)議，以防事后勞動者反悔。
總之，用人單位要有充分重視證據(jù)的觀念，把收集證據(jù)的工作做在平時，同時將證據(jù)材料歸類，分清輕重緩急，分別保存，以備不時之需。
