物業公司與許多服務型行業一樣，通常每天都會召開例會，班前會、班后會、行政例會、管理例會等等，這對于物業服務企業來說，是一種雷打不動的管理慣例。但現實中，這種服務行業非常重要的例會制度，卻常常變成了一種可有可無的煩心事、瑣事，甚至成為了與會者的一種負擔。
我曾在一次例會中收到這樣一條調侃的短信：有事開會，沒事開會，上班一天，一天開會，大會小會，精神崩潰。
其實，對于物業服務行業來說，每日的例會是至關重要的。傳達指令、傳遞信息、協調資源，維護服務供應鏈的正常高效運行。但為什么會造成這種尷尬的狀況呢？問題不在于會議制度，而出在會議本身。
總結后發現，影響例會質量主要有四個方面的因素。
一、例會制度不嚴肅
1、不能守時。“對不起，路上堵車。”“哎呦，不好意思，來晚了。”“今天這雨真大！實在沒辦法。”這些解釋對于物業服務行業的例會制度而言，就是一種缺乏責任、缺乏尊重，甚至是藐視制度的表現。
“如果今天你是在趕國際航班，我相信無論是堵車，還是天氣原因，你一定不會遲到，這是一種責任感缺失的行為。”必須對這些不負責任的托辭給予嚴肅的警示與處罰，而且無論哪一位未到，既定時間一到，立即召開，絕不拖延，絕不等待。
2、不能守紀。例會從某種意義上來說，是物業公司最重要的會議，它是一天工作的起點、終點，部署、總結，發現、改進，對服務供應過程起著承前啟后的重要作用，可在許多物業公司的例會上，人員進進出出，手機此起彼伏，甚至還有人無故缺席，而奇怪的是違紀者竟然沒有一絲愧疚，反而堂而皇之、心安理得。一個沒有嚴肅紀律的會議所產生的任何決議也不可能是嚴肅的。
3、口舌之快。例會的目的是解決事務，而不是針對個人。但現實中，有些人卻常常在講述事件的時候，不由自主地將矛盾引到具體的人，由此在會議進行中引發激烈爭論，導致會議本身失控，物業公司嚴肅的例會變成了辯論會、訴苦會，甚至爭吵會，針對這種情形，主持會議者，要及時發現苗頭，在矛盾開始前有效制止。
二、例會安排不合理
1、身心疲憊。一次例會的時間通常應控制在40-60分鐘，這種時間安排在不過多占用服務工作時間的同時，也保證了參會者高度集中的注意力，因為一個成年人注意力完全集中的時間一般不超過90分鐘。
許多公司常常把例會開得昏天黑地，讓參會者叫苦不迭，那種讓人腰酸背疼、心煩氣躁的例會，不會產生應有的效果，只能適得其反。
2、短會長說。例會應該用最簡短的語言表達最清晰的意圖，而不是讓你發表演講。滔滔不絕的會議發言讓例會變了味，讓參會者反感，浪費了大量寶貴的時間，尤其是最高管理者要格外注意這一點。
例會制度中應約定每人發言的時間長度，通常不超過五分鐘，并根據情況適當提示并嚴格執行，這是保證高效率例會的有效措施之一。
3、喧賓奪主。如果不是特別必要，不要每次例會都邀請無直接關聯的人參加，尤其是邀請領導參加。“我再補充兩句。”是聽眾最不愿聽到的話。
此外，如果判斷某個人可能會干擾會議，或對會議決議沒有任何幫助，那么干脆就不要讓他參加。
三、例會內容不科學
1、議而不決。既然是會議，就應該有議題；既然有議題，就應該形成決議。有些例會只是羅列上報問題，互相推諉責任，而沒有解決措施，沒有形成最終決議，這種例會是完全失敗，沒有任何意義的。
2、內容繁多。議題太多等于沒有議題。
我曾在旁聽一次物業公司的例會中發現，經理一次性強調了30個問題，我快筆如飛也沒有記全內容。會后我對他說，你可以嘗試一下，每天篩選出3個最重要的問題進行例會強調，這樣十天后就可能全部解決了。而現在，即使每天把30個問題都強調一遍，10天后我相信那30個問題還原封不動的擺在那兒。
3、沒有重點。解決重點問題是例會的關鍵。
每次例會應該事先確定一個主題，不要討論、講述與本次例會無關的內容，例會不是擺龍門陣，宜收不宜放。
4、避重就輕。例會是發現問題、提出問題、解決問題的平臺，許多物業公司的例會卻是為了開會而開會，避重就輕，互相吹捧，敷衍了事，不愿得罪人。
對任何決議都是堅決執行、沒有意見，而會后卻我行我素，你好我好大家好，長此以往，致使問題堆積如山，久拖不決。北京南銀大廈物業公司的會議室正中掛了這樣一幅警句：沒有問題就是問題。這種提法很值得思考借鑒。
5、爭論不休。會議最忌無法達成共識，一次爭論不休沒有任何結果的會議其實就是浪費時間。因此，例會要確保列入議事日程的議題能夠達到預期的效果，如果在會議中出現了激烈爭論，意見無法達成統一的情形，立即叫停，果斷放棄討論。
四、例會準備不充分
一次成功的例會還需要細致精心的準備。
1、對需要討論決定的議題要事先與參會者溝通，讓參會者有備而來。
2、保證參與決議形成者全部到場。
3、會前預留充足的時間，讓參會者搜集有關資料與信息。
4、如果會外能夠解決的問題盡量不要在會議上解決。
最后強調一點，就是對會議決議進行有效跟蹤與反饋，監督指導決議的執行。可采取書面會議紀要形式，落實責任部門、責任人的方式進行。真正達到有章可依，執行必嚴，違議必糾。
物業服務企業如何開一個高效的例會，不是一個小問題，需要管理者充分地重視，真正發揮例會應該發揮的，不可替代的管理作用。
最后介紹有關某物業與甲方公司物業服務聯席會議的基本原則以供參考。
聯席會議必須遵循的基本原則：SMART原則（目標管理原則）管理學大師Peter Drucker1954年出版的The practice of Management《管理實踐》。
S：specific目標必須是具體的。不得提及任何不具體的目標及用詞。如：優秀、出色等。
M：measurable目標必須是可衡量的；不得提及任何不可衡量的目標及用詞。如：大幅度、大部分、許多、相當等。
A：attainable目標必須是可達到的。不得提及任何不可能實現的目標與承諾。一經承諾必須實現。
R：relevant目標必須是具有關聯性的。不得提及任何與此項會議無關的事項。
T：time-based目標必須是有截止期限的。不得提及任何沒有截止期限的目標及用詞。如：馬上、很快等。
此外，甲方對物業服務方提交的任何工作計劃都要求符合PDCA原則（過程控制原則）。必須具備P：Plan計劃內容、D：Do計劃執行、C：Check計劃檢查、A：Adjustment計劃調整四個要素，且缺一不可。而對每一項計劃或方案都必須提交三個以上被選方案（即期處理方案、中期處理方案、長期處理方案）。
甲方稱這種物業服務監督管理方法為由強勢管理轉化為弱勢管理，也就是由教練員轉變為裁判員。每次違規違約處以1萬元違約金，三次淘汰出局。
某物業管理公司會議八項注意事項
1、任何人不得以任何理由遲到、早退、缺席。
2、會議期間任何人不得以任何理由出入、私自交談、接聽電話。（電話進入會場時交由會議秘書保管、接聽。）
3、會議發言內容不得針對個人進行言語攻擊，不得講述與會議議題無關的事項。任何人、任何情況下不得發生任何爭執。
4、會議時間不得超過60分鐘，每個人發言不得超過五分鐘。
5、會議不得邀請無關領導及人員參加。
6、每次會議議題不得超過三個，專項會議必須于會前三小時向參會人員下發會議議題。
7、會議上報問題必須同時上報擬解決方案。
8、參會人員必須與會議結束三小時內閱讀并簽收會議紀要。
