作者：機智
微信公眾號：機智說（becomewiser）
今天想和大家分享一下“如何提高工作的效率”，無論做什么崗位，運營也好產品也好，都會對自己的工作效率感到頭疼，首先我們先看看下面的場景是不是很熟悉。1看到朋友圈的小紅點，然后刷一刷你覺得反正就一兩分鐘的事情，無所謂了。但是，你的十分鐘里有多少個一兩分鐘？
2突然被亂七八糟的東西打亂了計劃你覺得這都是別人的問題，突然增加了你的工作量。但是，有沒有可能是你沒有規劃好呢？
3做一件事的時候突然想起另一件重要的事
你覺得哪個的緊迫程度更高，得先做那個，反正都一樣。但是，你有沒有考慮重新啟動的時間成本？
任務的重啟需要耗費許多額外的時間成本，如果不停地在多個工作任務之間來回倒騰，就會無形中浪費很多的時間。如果只做一件任務，就不會有此損失，這就是為什么專注的人比不專注的人時間利用效率高得多的原因。
大腦開始一件任務的時候必須要有一定時間來“熱身”。
舉個例子：
你工作了一會之后，忽然感到一陣無聊，忍不住打開手機，五分鐘后你想起來還要繼續工作，但要回復到當時理想的狀態，卻需要一段時間來集中精力，把大腦里中相關的板塊激活起來。而因為你玩了十分鐘手機之后這些板塊已經被抑制了。如果你的這個“熱身”狀態需要十五分鐘，那么看似五分鐘的上網閑逛其實就花費了二十分鐘了。
在這里想推薦給大家一個方法，也就是很著名的番茄工作法。能夠提高工作效率，提高你的專注度及避免工作被打斷。
首先先說說番茄工作法能帶來的益處。1時間分塊
番茄工作法讓時間的慨念從“點”變成“塊”，讓我們對時間的分配變得有跡可循。使用番茄工作法可以提高對工作量的預估能力，知道“這個任務要幾個番茄完成”，而從消耗的番茄時能夠明確的能看出自己的工作效率。
2保持專注
每個宗教都會有一個儀式，通過儀式感來增加人們的虔誠度，而番茄工作法的開始記時和結束計時也同樣，不過換個說法——專注度。儀式開始后會變得很容易專注，時間到就停下休息；休息時間結束，就繼續剛才的工作。勞逸結合的同時，既放松了大腦也跟進了時間。
3主動抗拒干擾
番茄工作法的工作規律剛剛說了它就是“儀式”，儀式開始直到結束，什么都不能打斷你。通過儀式你會對時間更敏感、更尊重。
番茄鐘內的時間只能專心做目前的任務，盡量去掉干擾源，微信、QQ或郵件統統不看。同事有事找你，讓他先等著。不僅如此，還應該要求對方做任何事情將問題和意見一次性收集和提交，碎片化他人的時間是慢性毒藥。
4提高你的規劃能力
如果你總是被打斷，你可能需要對自己反省，到底是否真的是突發事件？看一看活動清單中標為“U”的活動和今日“計劃外緊急”區內的活動。
透過這些條目，可以看出你在規劃階段有無規劃好活動的類型和數量，以及預估的工作時間。計劃外活動越多，預估的錯誤越多，通過每天的記錄你就能慢慢知道有哪些地方考慮不足，然后思考問題的角度也會慢慢的變得完整。
那么什么是番茄工作法呢？
番茄工作法的根本目的是使人保持專注，如果你覺得自己學習某種知識或是做某項工作不夠專注時，就可以用番茄工作法，反之則不用。
1準備工具
一個番茄計時器（一個計時的東西就行）
一張to do today 工作計劃表
每天開始時填寫以下事項：
（1）小標題，包括時間、地點、人物。
（2）清單，包含今天要做的事情，并按先做和后做的順序排列。
（3）表格中一部分留給“計劃外的緊急事件”。這些事件是不可預期的，但又必須要處理的，當他們出現在表格中時，可能會推翻全天的計劃。
一份activity inventory 活動清單
由以下兩項組成：
（1）標題：人物、事件。想到要做什么就記什么，隨處隨記。（2）一份記錄表，用于記錄原始數據。通常情況，記錄表中包含數據、摘要、完成任務所需要的番茄時間。
2規則
一個番茄鐘由25分鐘工作+5分鐘休息組成
每4個番茄鐘一組，之后有15-30分鐘休息時間
番茄鐘不可分割。沒有一半或四分之一番茄鐘
一旦番茄鐘啟動，就必須走到響鈴
如果番茄鐘被明確地打斷——即中斷不可控——則番茄鐘視為無效，和沒開始過一樣，不能標記X，完成一個番茄鐘標記X
如果番茄鐘開始后，一項工作提前完成，繼續檢查同一個活動，直到番茄鐘響鈴
保護番茄鐘。有效告知、快速協商、重新安排中斷，遵守約定，回電給中斷者
超過5-7個番茄，就拆分。復雜的活動應拆分為幾個活動
不夠1番茄，就合并，簡單任務可以合起來做
3流程
計劃
在每一天的開始，從Activity inventory 活動清單中選出你今天要完成的任務，優先考慮他們，并把他們記在to do today 工作計劃表中。
追蹤按照to do today 完成任務，加上計劃外的緊急事件（當日需要做的），記錄每項任務所耗用的番茄時間。
記錄檔案每天到結束時，把已經完成的任務記錄在檔案（自己建，可以用書本，也可用電子表格）中。
分析“你要跟蹤和記錄什么，取決于你要觀察什么”。
4進階過程
第一階段：弄清任務時間
把“下一步動作（計劃任務）”詳細些（路徑劃）。例如：不是“看一本書”而是“看某本書到第幾頁或者某章”。
第二階段：減少被打斷的次數內部中斷 ——我們打斷自己
使這些中斷清晰可見
每當潛在的終端出現時，標一個撇號（‘）在工作表上要記錄番茄的位置。然后執行下列操作之一：
· 假如這事確實迫在眉睫，不可拖延，把他標記在今日待辦表格的“計劃外緊急”區。
· 將這事記在活動清單里，標上一個U（計劃外），如果需要的話給他定一個期限。
· 強化你的決心，完成當前番茄鐘。在標上撇號后，繼續完成給定工作，直到番茄鐘響鈴。
那些計劃外緊急事物，可以有下列處理選項：
· 他們可以在下一個番茄鐘完成（但仍然以番茄衡量），頂替其他活動位置。
· 他們可以重新安排在今天某個時候完成，頂替其他活動位置。
· 盡可能地將它們的番茄鐘向后排，這樣有助于學習識別，什么才是真正的緊急，同時增加這些活動的可控和可計劃程度。
外部中斷 ——我們被人打斷
根據經驗來說，一般所謂緊急的活動，通常可以推遲25分鐘到2小時（4番茄）。按照你的方式完成活動，并且安排緊急任務。
使這些中斷清晰可見
每當某人某事打斷了番茄鐘時，畫一個（-）在記錄番茄的位置旁邊。然后執行下列操作之一：
· 在今日待辦表格的“計劃外緊急區”，記下新的活動，并填上與對方商定的最后期限。
· 在活動清單表格記下它，標一個U（計劃外），如果需要的話給他定一個期限。
· 強化你的決心，完成當前番茄鐘。在標上減號后，繼續完成給定工作，直到番茄鐘響鈴。
每天撥出1個番茄鐘（或更多，如果需要的話），來處理緊急中斷。
寫在最后
番茄工作法僅提供參考，不一定適合每個人，可以挑選適合自己的那一部分來進行使用。比如說調整每個番茄鐘的時間，對于律師來說25分鐘太少了，所以大家也可以根據自己的工作效率來調整。
番茄工作法不適用于思維需要突破天際的工作，又或者說閱讀之類需要持續性的工作。因為任何工作都是有重啟成本的，對于思路和創意來說，一旦被打斷要再爆炸一次就很難了。
iCourt 與眾不同的法學院
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