職場(chǎng)精英似乎有“超能力”，永遠(yuǎn)走在時(shí)間的前面。原來(lái)，他們擁有時(shí)間管理的秘訣。出色的時(shí)間管理技巧，不僅提高你的工作效率，也會(huì)讓你受到老板的格外器重。
職場(chǎng)人巧打時(shí)間算盤
有人把上海比喻為是精英云集的“高壓所”，高速的經(jīng)濟(jì)發(fā)展使得身處在這個(gè)城市的職場(chǎng)人不由自主地感受到了很大的壓力。
“忙、忙、忙……”似乎每一個(gè)職場(chǎng)人在被問(wèn)及最近的工作怎么樣的時(shí)候，都會(huì)情不自禁地說(shuō)出這樣一句話。然而急匆匆的忙碌和無(wú)盡的加班加點(diǎn)，似乎并沒有幫助他們贏得老板的歡心。
“超能力”的秘訣
“我每天都很忙，經(jīng)常是案頭上的工作沒有處理好，又有新的工作任務(wù)接踵而至，最糟糕的是忙中永遠(yuǎn)要出錯(cuò)，還要花費(fèi)不少時(shí)間處理前面工作的遺漏。”在一家外企工作的侯文，兢兢業(yè)業(yè)地工作，卻很少讓自己的老板滿意。
然而讓侯文不解的是，同事小章似乎擁有異于常人的超能力，他總能在下班前完成紛雜的工作任務(wù)，永遠(yuǎn)也不會(huì)忘記自己要辦的事情，即使接到臨時(shí)布置的任務(wù)，小章也總能在短時(shí)間內(nèi)把緊急事項(xiàng)迅速搞定。
小章真的是具有“超能力”嗎？略帶靦腆的小章對(duì)同事的疑問(wèn)搖搖頭，“如果說(shuō)，我真的有‘超能力’的話，那就是曾經(jīng)參加過(guò)的一次時(shí)間管理的培訓(xùn)，改變了我的行為準(zhǔn)則，讓我學(xué)會(huì)了如何最有效率地利用自己的時(shí)間，在盡可能短的時(shí)間里面完成盡量多的工作任務(wù)。”
筆記本里的時(shí)間管理學(xué)
時(shí)間管理有這么大的魅力嗎？小章告訴記者，很多人都有將一天的工作安排列清單的習(xí)慣，但是他的做法卻有些與眾不同。“許多人只習(xí)慣列出一天的工作安排，但是我通常都會(huì)在周五下班之前，把下一周需要安排的工作內(nèi)容先做出一個(gè)簡(jiǎn)單的規(guī)劃。
這樣很容易對(duì)較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)的工作安排有一個(gè)直觀的認(rèn)識(shí)，可以在大致上確定工作的節(jié)奏。”
當(dāng)然了，工作天天有，“每周一的工作例會(huì)上，老板通常會(huì)布置一些新的任務(wù)，或是對(duì)工作安排做出一些調(diào)整，我都會(huì)隨時(shí)地記到自己筆記本上去。”
把工作安排記錄在筆記本上，對(duì)于許多辦公室一族來(lái)說(shuō)并不算什么新鮮事。但是小章卻在這一點(diǎn)上頗費(fèi)心思，“我們公司的上班時(shí)間是九點(diǎn)，而我通常會(huì)提前一刻鐘到辦公室。我用這段時(shí)間重新梳理一下自己的工作日記。”
和別人的工作任務(wù)清單不一樣，小章習(xí)慣在工作列表中使用彩色的水筆做出標(biāo)記，用紅色表示重要的事情，用黃色表示緊急的事情，綠色則用來(lái)表示需要完成的事情。“在工作中，我慢慢地發(fā)現(xiàn)，會(huì)出現(xiàn)‘忙不完的’情況通常是用綠色標(biāo)記的這些事情。”
小章是負(fù)責(zé)公司的廣告方案策劃的，“比如我做一項(xiàng)方案策劃，并不一定要在緊急的時(shí)間內(nèi)交出來(lái)，但是其中卻可能會(huì)涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)。如果在工作安排中，只把這一項(xiàng)當(dāng)作‘要完成的事情’來(lái)做，就可能會(huì)影響到整體的工作節(jié)奏，到了deadline之前往往忙得焦頭爛額，錯(cuò)誤百出。”因此，小章經(jīng)常會(huì)把一些復(fù)雜的工作事項(xiàng)拆分成幾個(gè)環(huán)節(jié)，把各個(gè)環(huán)節(jié)的安排加入到自己的整個(gè)工作周期中，把綠色事項(xiàng)逐層升級(jí)到黃色、綠色階段，對(duì)他提高工作效率起到了很大的幫助。
小章的工作日記還加入了一個(gè)“時(shí)間里程表”。除了每天需要完成的工作清單外，他還對(duì)完成工作的時(shí)間進(jìn)行了詳細(xì)的標(biāo)注。“我并不是簡(jiǎn)單地按照下午一點(diǎn)完成某某工作來(lái)標(biāo)注，我習(xí)慣把一項(xiàng)工作任務(wù)分成三份，到幾點(diǎn)完成工作的三分之一，到幾點(diǎn)完成工作的三分之二，以及什么時(shí)候完成最后的工作。”這樣的細(xì)化，更利于小章進(jìn)行計(jì)劃與實(shí)際工作進(jìn)度的比照，從很大程度上避免了工作低效、拖拉的問(wèn)題。
這些筆記本里看似平常的小細(xì)節(jié)，其實(shí)就是小章永遠(yuǎn)走在時(shí)間前面，獲取“超能力”的秘訣，善于時(shí)間管理是他在同事中脫穎而出的一件法寶。
讓你脫穎而出的第二象限
記得電視節(jié)目人洪晃在她所主持的一期“大人在說(shuō)話”的節(jié)目時(shí)，談到自己在管理員工時(shí)，通常會(huì)給他們一個(gè)較短的任務(wù)限期，因?yàn)樗l(fā)現(xiàn)，“很多員工在一個(gè)星期完成的工作表現(xiàn)和三天之內(nèi)幾乎是沒有什么區(qū)別的。”
這和時(shí)間管理學(xué)中對(duì)工作任務(wù)的“四象限”劃分不謀而合。
在時(shí)間管理學(xué)中，把行動(dòng)分成了四種類型：重要且緊急、重要但不緊急、緊急但不重要和不緊急也不重要。可以通過(guò)數(shù)學(xué)里象限的方式表示出來(lái)。
重要且緊急一般都是指必須立刻或在近期內(nèi)要做好的工作。不少像洪晃一樣的經(jīng)理人發(fā)現(xiàn)，在這樣情況下，時(shí)間管理幾乎不會(huì)出現(xiàn)什么樣的問(wèn)題，員工通常都能夠把自己的工作處理好。原因很簡(jiǎn)單，因?yàn)檫@些工作任務(wù)的緊急和重要性，它們比其他每一件事都優(yōu)先。如果拖延是造成緊急的因素，那么現(xiàn)在已經(jīng)不能再拖延了。
事實(shí)上，對(duì)職場(chǎng)人提出最大考驗(yàn)的往往是第二象限的時(shí)間管理。他們?cè)谔幚磉@個(gè)象限的事件時(shí)，并非那么明智，因此會(huì)帶來(lái)引起工作中的更大壓力，覺得時(shí)間無(wú)處籌措。
如果能把這兩個(gè)象限的時(shí)間管理做好，無(wú)疑你就能夠像小章一樣，具有“超能力”，讓你在緊張的工作節(jié)奏中得到舒松，也更加容易以出色的工作表現(xiàn)吸引老板的目光。
我們不妨先來(lái)看看第二象限：重要但不緊急的事情。在我們的工作和生活中，很多事情都屬于這個(gè)類型，它們是重要的，但是可以現(xiàn)在或稍后再做，甚至可以一致拖延到最后的期限。然而第二個(gè)象限實(shí)際上是與第一象限卻是互通的，第二象限的擴(kuò)大會(huì)使第一象限的事件減少。比如有一項(xiàng)工作任務(wù)，限期為一周。如果采用一味拖延的方式，直到工作限期將至，才開始緊張的工作，不僅加重了自己的負(fù)荷，更加大了工作錯(cuò)誤發(fā)生的幾率，如果遇到突發(fā)事件，甚至?xí)e手無(wú)措。工作的效果打折扣，職場(chǎng)人的工作能力也會(huì)因此受到老板的懷疑。
事實(shí)上，在經(jīng)營(yíng)自己的時(shí)間時(shí)，應(yīng)當(dāng)把大部分的精力放在這個(gè)看似不緊張的象限里，一種時(shí)間管理的理論是二八原則，就是說(shuō)花費(fèi)80%的時(shí)間處理第二象限的工作，20%的時(shí)間安排其它象限的工作。如果說(shuō)，工作任務(wù)龐大復(fù)雜，小章所采用的“環(huán)節(jié)拆分”就是一種很實(shí)用的方法。把一項(xiàng)復(fù)雜的工作拆分為若干個(gè)環(huán)節(jié)，給每一個(gè)環(huán)節(jié)制定詳盡的工作時(shí)間，時(shí)刻關(guān)注環(huán)節(jié)的實(shí)際運(yùn)作。這樣才能有助于在高壓的工作環(huán)境中，為自己贏取高分。
像管錢一樣經(jīng)營(yíng)時(shí)間
也許有的人會(huì)說(shuō)：“時(shí)間管理的道理我懂，可是往往是計(jì)劃不如變化快，工作過(guò)程中通常會(huì)遇到這樣那樣的干擾，時(shí)間就在左右不定之間逝去了。”
我們經(jīng)常說(shuō)“一寸光陰一寸金”來(lái)形容時(shí)間的寶貴，然而實(shí)際生活中又似乎對(duì)時(shí)間的流逝毫不吝嗇。
如果我們用對(duì)待金錢的態(tài)度來(lái)看待時(shí)間，像管錢一樣經(jīng)營(yíng)時(shí)間，其效果就完全不一樣了。
在工作中，職場(chǎng)人經(jīng)常會(huì)遇到一些“緊急而不重要”的第三象限事件。它們表面上看起來(lái)是需要立刻采取行動(dòng)的事情，但是如果客觀地來(lái)檢視，我們就會(huì)把它們列入次優(yōu)先級(jí)里面去。出現(xiàn)這種情況的主要有電話干擾，在這個(gè)時(shí)候，使用語(yǔ)音留言能夠在一定程度上解決這樣的問(wèn)題。通過(guò)語(yǔ)音留言的功能，可以過(guò)濾不必要的來(lái)電，或是長(zhǎng)話短說(shuō)，若不是非常緊急的事，不妨禮貌告訴對(duì)方何時(shí)會(huì)回復(fù)，等到手頭的事情告一段落以后，再回復(fù)過(guò)去。學(xué)會(huì)拒絕也是避免出現(xiàn)這種情況的一種解決方法，有很多人會(huì)在口頭上答應(yīng)幫助別人做一些事情，然而這會(huì)在很大程度上影響到自己的時(shí)間安排和工作進(jìn)度。因此，當(dāng)自己實(shí)在沒有精力和時(shí)間的情況下，應(yīng)該學(xué)著堅(jiān)定地說(shuō)“不”，才能確保工作的效率和進(jìn)度。此外，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，聊天軟件、娛樂(lè)郵件也成了時(shí)間管理的殺手。不少職場(chǎng)人會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間在聊天、閱讀轉(zhuǎn)發(fā)娛樂(lè)郵件上面，對(duì)聊天和娛樂(lè)軟件大聲地說(shuō)“不”，也能夠?yàn)槁殘?chǎng)人擠出不少有效的工作時(shí)間。
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