在分享經(jīng)驗(yàn)前，在座的部分企業(yè)介紹了各自企業(yè)目前合同管理的現(xiàn)狀以及在合同管理過(guò)程中遇到的困難，大家同樣提出了在合同管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：
在上述問(wèn)題中大家主要還是從業(yè)務(wù)層面提出了一些管理問(wèn)題，針對(duì)上述問(wèn)題，從兩個(gè)方面為大家做精彩分享。
首先，為大家分享“有原則的績(jī)效之路——GRC”。
闡述了企業(yè)各管理域之間的關(guān)系，如何搭建“六位一體的企業(yè)管控治理設(shè)計(jì)理念”，即通過(guò)以戰(zhàn)略為目標(biāo)，以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，以制度為基礎(chǔ)，以崗責(zé)為紐帶，以內(nèi)控為手段，以流程為載體，對(duì)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)管理和監(jiān)控，從而實(shí)現(xiàn)智慧企業(yè)管理。
其次，為大家分享合同管理信息化的方法論及最佳實(shí)踐。
眾所周知，合同管理系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)管理變革的過(guò)程，需要調(diào)動(dòng)企業(yè)上下內(nèi)外很多資源才能實(shí)現(xiàn)提升合同管理效率、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。在這個(gè)管理變革過(guò)程中，在滿足何種前提下才事宜建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)？通過(guò)何種方式將合同管理與現(xiàn)有業(yè)務(wù)進(jìn)行有效對(duì)接？如何實(shí)現(xiàn)集團(tuán)統(tǒng)一管控的訴求？在合同信息系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中應(yīng)當(dāng)關(guān)注那些事項(xiàng)？以及在整個(gè)過(guò)程中法務(wù)部門應(yīng)該扮演什么角色，信息部門應(yīng)該承擔(dān)什么責(zé)任？應(yīng)該采取哪些步驟實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理目標(biāo)？
建議企業(yè)在建設(shè)合同管理信息化過(guò)程中要重點(diǎn)關(guān)注以下六個(gè)方面：
第一、應(yīng)當(dāng)關(guān)注合同管理頂層設(shè)計(jì)，夯實(shí)企業(yè)內(nèi)部合同管理基礎(chǔ)，明確企業(yè)內(nèi)部合同管理的職責(zé)、制定合同管理相關(guān)制度、捋順合同管理相關(guān)流程及授權(quán)，充分識(shí)別合同管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)及企業(yè)內(nèi)部針對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)所設(shè)置的控制，并將合同管理的制度、業(yè)務(wù)授權(quán)、審批流程、履行監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)分析等合同全生命周期的管理理念固化到信息系統(tǒng)中，方可通過(guò)技術(shù)手段有效的防控合同風(fēng)險(xiǎn)。
通過(guò)管理制度化，制度流程，流程信息化的方法，實(shí)現(xiàn)合同管理制度的有效落地，在梳理的過(guò)程中，需要重點(diǎn)關(guān)注：合同分類、合同授權(quán)、合同流程，同時(shí)需要關(guān)注多層級(jí)企業(yè)的管控模式以及在合同專項(xiàng)上的管理要求。
第二、應(yīng)當(dāng)關(guān)注業(yè)務(wù)端到端的暢通，合同是企業(yè)之間所簽訂協(xié)議的法律表現(xiàn)形式，是現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)中最重要的商務(wù)文件，它依托于業(yè)務(wù)存在，所以在合同管理信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)打通從前期項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目采購(gòu)到合同簽訂以及后續(xù)的項(xiàng)目執(zhí)行及財(cái)務(wù)付款的信息流。
在業(yè)務(wù)端到端一體化打通的過(guò)程中，會(huì)涉及到企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門，由于職責(zé)分工和關(guān)注點(diǎn)的不一樣，所以按照價(jià)值鏈?zhǔn)崂淼臉I(yè)務(wù)流程打通就存在較大難度，在建設(shè)的過(guò)程中，建議藍(lán)圖優(yōu)先，統(tǒng)一設(shè)計(jì)，分階段實(shí)現(xiàn)。在這個(gè)過(guò)程中，主數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理尤為中需要，需要企業(yè)信息部門重點(diǎn)關(guān)注。
第三、應(yīng)當(dāng)關(guān)注企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)的關(guān)系，梳理業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)關(guān)系，展示合同業(yè)務(wù)端到端管理的全貌，界定清楚合同業(yè)務(wù)與周邊系統(tǒng)的集成關(guān)系。一般合同業(yè)務(wù)對(duì)接主要涉及合同在簽訂前階段涉及的項(xiàng)目、預(yù)算等數(shù)據(jù)對(duì)接，簽訂中的招采系統(tǒng)對(duì)接及數(shù)據(jù)來(lái)源，履行中的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中履行信息的反饋，以及履行后合同收付款等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的對(duì)接等。
合同管理信息化建設(shè)的一個(gè)重點(diǎn)和難點(diǎn)就是系統(tǒng)集成，如果合同管理沒(méi)有和其它系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，那么合同數(shù)據(jù)的鏈條將是孤立和斷裂的。在集成的過(guò)程中，需要各個(gè)系統(tǒng)的負(fù)責(zé)部門，關(guān)鍵用戶深度參與，討論集成方案，后續(xù)參與集成聯(lián)調(diào)測(cè)試。隨著IT技術(shù)的成熟度越來(lái)越高，集成的模式有多種選擇，可以根據(jù)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)進(jìn)行選擇。
第四、應(yīng)當(dāng)關(guān)注合同全生命周期管理過(guò)程中重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)是否得以有效管控，例如是否將相對(duì)方的資質(zhì)評(píng)價(jià)落實(shí)到系統(tǒng)中，避免相對(duì)方資質(zhì)不合格；是否將合同審核過(guò)程中各部門重點(diǎn)關(guān)注的審核要素嵌入到審批環(huán)節(jié)中，避免合同審查流于形式；是否及時(shí)跟蹤合同履行情況，避免合同違約風(fēng)險(xiǎn)；是否及時(shí)進(jìn)行了合同歸檔，避免檔案遺失等。
合同生命周期的過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防控是非常重要的，也是信息化帶來(lái)的重要價(jià)值。例如在相對(duì)方管理過(guò)程中，納入合格供方管理方法，對(duì)相對(duì)方的履約進(jìn)行評(píng)價(jià)，并共享數(shù)據(jù)；在合同審批過(guò)程中，納入審核要素，對(duì)每個(gè)審核節(jié)點(diǎn)的關(guān)注點(diǎn)，內(nèi)控要求及風(fēng)險(xiǎn)提示進(jìn)行關(guān)聯(lián)，保證合同審核的責(zé)任落實(shí)到人；在合同履約過(guò)程中，通過(guò)履約計(jì)劃執(zhí)行的跟進(jìn)，以及與財(cái)務(wù)收付款的對(duì)接，能夠很好的控制履約風(fēng)險(xiǎn)。合同全生命周期的數(shù)據(jù)透明化和顯性化能夠有效的防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)。
第五、應(yīng)當(dāng)關(guān)注合同管理信息化項(xiàng)目的實(shí)施方法，合同管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程，一般包括需求調(diào)研、功能開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、安聯(lián)部署、上線運(yùn)行等，在這個(gè)過(guò)程中，合同管理部門、信息部門及供應(yīng)商的配合非常重要。
在需求調(diào)研階段，合同管理部門的人員雖然對(duì)業(yè)務(wù)精通，但缺乏信息化的背景知識(shí)，僅僅是合同管理的業(yè)務(wù)人員與系統(tǒng)供應(yīng)商之間的需求溝通，常常會(huì)出現(xiàn)溝通障礙。這時(shí)就非常需要信息部的人員在中間協(xié)調(diào)，這樣才能快速、合理的確認(rèn)需求。而不會(huì)出現(xiàn)合同管理業(yè)務(wù)人員提出需求，系統(tǒng)供應(yīng)商無(wú)法實(shí)現(xiàn)；或者被系統(tǒng)供應(yīng)商誘導(dǎo)，僅僅是實(shí)現(xiàn)非常簡(jiǎn)化的功能這些情況出現(xiàn)；
在功能開(kāi)發(fā)階段，合同業(yè)務(wù)人員要及時(shí)跟蹤開(kāi)發(fā)人員成果，避免實(shí)現(xiàn)的功能偏離原始需求，而信息部的人員要監(jiān)控開(kāi)發(fā)的進(jìn)度，保證其在可控范圍之內(nèi)；
在系統(tǒng)測(cè)試階段，項(xiàng)目組要協(xié)調(diào)盡可能多的業(yè)務(wù)用戶進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試，并收集測(cè)試過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)討論溝通，安排代碼開(kāi)發(fā)人員修改。信息部人員也要關(guān)注系統(tǒng)的性能，確認(rèn)其是否能滿足多用戶大并發(fā)的要求；
只有經(jīng)過(guò)合同管理業(yè)務(wù)部門、信息部門與供應(yīng)商的密切配合，才能開(kāi)發(fā)出滿足企業(yè)自身需要的合同管理系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。
第六、在集團(tuán)管控的模式下，應(yīng)當(dāng)關(guān)注集團(tuán)搭建的合同管理信息系統(tǒng)的目的，是為了管理下屬企業(yè)，還是為了服務(wù)下屬企業(yè)。如果是為了管理下屬企業(yè)，能夠及時(shí)掌握下屬企業(yè)合同管理情況及合同數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)功能，則在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上就不必過(guò)多的關(guān)注下屬企業(yè)的個(gè)性化要求，重點(diǎn)關(guān)注合同數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)分析上。如果是為了服務(wù)下屬企業(yè)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上就應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)考慮下屬企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)，確保合同管理系統(tǒng)能夠更好的服務(wù)于下屬企業(yè)而不是為下屬企業(yè)帶來(lái)負(fù)擔(dān)。
對(duì)于集團(tuán)型的企業(yè)合同管理信息化的實(shí)施工作中，明確管控的要求，清晰抓和放的標(biāo)準(zhǔn)，這樣能為信息化的建設(shè)奠定指導(dǎo)原則。在信息化的實(shí)施過(guò)程中，會(huì)涉及到統(tǒng)一推廣的標(biāo)準(zhǔn)版，同構(gòu)異構(gòu)系統(tǒng)的對(duì)接方式，數(shù)據(jù)的上下連接，流程的上下貫通，組織用戶權(quán)限的統(tǒng)一分級(jí)管理等。建議采用如下原則：
先規(guī)劃，后實(shí)施；
先試點(diǎn)，后推廣；
先共性，后個(gè)性；
先固化，后優(yōu)化；
先應(yīng)用，后集成。
總而言之，合同管理系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)管理優(yōu)化和提升的過(guò)程，需要調(diào)動(dòng)企業(yè)管理層和執(zhí)行層的資源，法務(wù)部門、信息部門和業(yè)務(wù)部門的充分協(xié)同，最終才能實(shí)現(xiàn)提升合同管理效率、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。
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