文 | 張永堅 在經營活動中，合同爭議和經濟糾紛以及由此引發的民事法律案件（以下簡稱“案件”）是企業需要面對的問題。案件管理是企業法務管理的一項重要內容和基礎性工作，其中既涉及到對案件防范、處理、總結方面的工作制度，更體現著企業法務管理的能力和水平。 目前中國企業在這方面較為普遍存在的問題是，將案件處理作為偶發性的危機處理，而沒有形成和實施規范化和制度化的常規性管理；對所發生的案件，往往都是被動地將其作為非常態化的個案項目對待。 另一方面，法務管理對企業行為的參與度有限，甚至常常游離于核心業務活動之外，被邊緣化。在多數情況下，他們普遍是用來充當解決爭議和處理案件的“消防隊”。同時，即使是在對外爭訟時，對案件處理所遇到的困難和障礙，也常常不是來自外部，而是源自內部信息的不對稱。這種狀況不利于企業案件管理水平的提高，應當引起注意并加以改進。 法務管理的職能是對企業的法律事務實施全面的管理，并對企業的全部活動及行為提供法律保障和法律支持，保障企業經營活動的順暢、有效，提高企業的競爭力，避免法律風險，盡量防止案件的發生。因此案件管理的內容絕不只是打官司。 雖然案件管理很重要，其內容很豐富，要做的工作很多；但是它畢竟只是企業法務管理職能中的一項內容，而不是全部。這項工作內容在法務管理的具體工作中所占的比例越小，說明法務管理的作用發揮的越全面、越有效、越好。因此，案件管理在法務管理中所占比例，也是衡量法務管理是否有效的標志之一。 同企業的日常管理一樣，對于案件的處理亦需制度化的管理。雖然企業遇到的案件可能是隨機的，但是在案件處理和管理方面，卻應該是制度化的，應當有明確的職責分工和清晰的業務流程，即有章可循，并按預先設定好的程序進行處理。這里所謂的制度化，就是明確如何啟動和實施處理程序；明確責任和流程則是要明確誰牽頭、誰配合以及如何協調和運作。這樣，在應對和處理發生的案件時，就不會手忙腳亂，不至于對企業正常的業務和運轉造成更大的和額外的沖擊。 案件處理的三條途徑 企業可能遇到的法律糾紛和由此產生的案件種類繁多，但是基本可以分為兩大類，即：合同糾紛和非合同糾紛。一般而言，前者比較適合采取仲裁方式解決，后者則需要采取訴訟的方式解決。但是在兩種解決途經的選擇中，都不排除通過協商和調解而實現和解的可能。因而，企業處理和解決案件的途徑有三，即：仲裁、訴訟、和解。 通常，應當首先針對案件的性質、標的金額、類型和產生的原因，進行全面分析和評估，以確定解決途徑和處理方案。 仲裁是解決商事糾紛的一種較受推崇的有效途徑。裁決，可由當事人選擇熟悉本行業且經驗豐富的專家作為仲裁員，并且具有中立性、可執行性、程序靈活、快捷、節省費用的優勢。仲裁的過程保密，裁決為終局的，對雙方均有約束力。但是，前提必須由當事雙方達成同意提交仲裁解決爭議的仲裁協議。 訴訟是請求人民法院依照民事訴訟程序確定民事權義關系，保護己方合法權益，以解決糾紛特別是非合同糾紛比較慣常選擇的一種方式。如何當事雙方無法達成和解又沒有協商一致的仲裁協議，便只能選擇向法院提起訴訟的方式解決爭議。在中國，法院的審理采取兩審終審制，個別案件可以通過申訴的方式向更高一級，直至向最高人民法院申請最終裁定。 采取和解的方式，可以節省一些法律費用和時間，并可以較好地緩解和維護雙方的關系，以利日后繼續業務交往和合作。但是能否達成和解，以及和解的地位、基礎和可爭取的條件，則是以能在仲裁或訴訟中的地位和勝算程度為前提和支撐的。沒有在仲裁或訴訟中的勝算條件和法律依據，不可能爭取到有利和有效的和解結果。同時，在試圖進行和解的同時，不能放松和解不成而須繼續進行仲裁或訴訟的準備。 案件處理中應注意的事項 案件管理同樣屬于企業常態化的工作，應當納入制度化管理，需要設定專門的崗位或部門，明確職責，統籌負責此項工作。在案件處理中，對以下事項應當加以注意： 1、建立快速反應機制。企業在收到來自法院、仲裁委員會、行政管理部門發來的起訴狀、仲裁申請、行政處罰告知書等表明案件發生的文書后，應當迅速傳遞至企業負責案件管理的部門，并啟動相應的處理響應機制。 2、案件管理應分層次。根據案件性質和爭議金額，例如：集團與系統外的案件；各分支機構發生的、超過本級機構受權權限的案件；在不同級別法院訴訟的案件；涉外案件；集團總部認為有重大經濟、社會影響的案件等，明確規定各級公司對案件的管理權限。 3、案件管理屬于系統工程。法務管理的首要職能是對全系統各層級法律工作實施全面的系統管理。其中包括但不限于隊伍建設、協調配合、信息溝通、大案統計和掌握、對法律顧問和使用律師情況的控制等。對于大、要案件，應由總部牽頭，整合和調劑使用系統內法務管理力量，充分挖掘潛力，最大限度發揮系統內各級法律專業人員的資源優勢。 4、各部門之間的協同至關重要。在處理具體案件時，特別是在案情調查和證據收集的過程中，可能需要相關業務、財務、管理等部門的參與、支持和配合。因為案件的源頭和證據材料一般都在這些部門。內部溝通要及時、充分，防止因內部信息不對稱，造成案件處理的被動。證據對案件處理至關重要，這也是對企業業務流程和檔案管理水平的檢驗。 5、企業的法務管理除了全權負責和具體參與案件的處理；可能還會作為法人代表的授權代表進行談判、委托律師、參與訴訟和仲裁；對企業聘用的法律顧問和律師的情況進行管理，其中包括對他們的考選擇、聘用、聯系、考核、評價、紀錄等。其中特別應注意律師的選擇和控制。 6、對律師作為案件處理的代理人和法律顧問時，要考慮使用的成本。律師事務所的名氣不等于律師的能力，主要還是要看具體辦案的律師的能力。律師不是萬能的，要根據案情及案件的性質選擇對此有專長的律師。對律師的使用不應放任，要在案件處理的關鍵點上有效地使用，因此對律師亦需控制和指導。要建立律師使用的考核檔案。 7、建立相應的工作機制。根據案件重要程度，組建工作團隊。其中可能包括內外部人員，如公司領導、法律部、相關業務部門、外部律師團隊等，明確分工和工作方式。在認真分析案情的基礎上，提出應對方案，并從法律和商業的角度，比較幾種應對方案的利弊，最終確定解決方案。在重大案件應對方案中，不僅要有訴訟策略，也應包括與政府相關機構、新聞媒體的溝通即危機公關機制。從時間、成本、績效角度，控制和跟進項目管理，控制費用、律師工作，有效掌控案件處理過程。 8、注意技術化分析和總結。通過逐一對以下問題進行回答，形成針對特定類型糾紛的應訴思路，例如：法官或仲裁員在案件中特別關注的事實種類，企業這對這些事實準備的支持證據的充足性，對方的請求或抗辯中對己方不利的主張、事實或證據，如何避免將這些證據留給對手，或者應當如何應對和抗辯，我方主張的哪些法律意見可被法官或仲裁員采納，之前類似案例有何可借鑒之處，等等。 9、對于己方擁有請求權的案件，要注意訴訟時效。特別是在試圖和解的交涉過程中，更要注意。千萬不能因為訴訟時效過期而影響己方勝訴權的行使。 總結經驗教訓提高案件管理能力 結案后應及時對案件處理過程進行梳理、分析，總結經驗、教訓和帶有共性和規律性的因素，提煉案件風險點，反思和診斷企業的行為和業務流程，充分發揮案件的風險提示作用，舉一反三，防止類似情況和案件重復發生。 總結應該是全方位的，即對案件的起因、處理過程、證據的收集和提供、內部的協調、律師的表現和作用、參與案件的鑒定機構、法庭或仲裁庭的調查和提問、和解中的博弈等方面進行全面細致的總結。 建立業務和管理改進機制。任何法律糾紛所反映的都是業務和管理中的問題，要認真分析導致案件發生原因。通過總結，針對所發現的企業運行中存在的問題提出建議，改進企業的相關制度或業務流程，提高企業的經營管理水平。不斷完善適用于不同類別案件的處理程序、爭議解決方式、爭議解決機構和人員、參與人員的資料庫，以利于日后的案件處理之需。 此外，還應建立必要的案件責任追究制度，根據案件發生的原因、案件處理的過程和結果，對相關責任人進行追究，形成有效的獎懲機制。 本文附錄中所開列的問題，對于企業法務人員在思考和總結應該如何完善案件管理制度時，或許有所幫助。 案件管理重在預防 企業活動的每一個行為都有特定的法律意義，都會產生特定的法律后果。具體案件的發生和結果，在很大程度上，都是由企業的相關行為決定的，后續處理程序難以彌補和糾正，因為程序改變不了事實。另一方面，案件并非完全不可預見或預防。因此，案件管理的重心應堅持預防為主，把盡量減少或避免案件的發生作為努力方向和工作目標。這項工作須滲透到企業運行的方方面面，貫穿企業行為的全過程。 圍繞案件防范的目標，企業應當致力于內部的制度建設，制度保障，制度維護，這是企業法務管理的核心與本分。 法務管理應做好企業領導層的法律方面的顧問、參謀和助手，對企業行為和公司文件，特別是對外文件的合法性予以把關；同時，還應貫穿始終地全面參與企業的一切經營管理活動。例如，從對于新項目的論證階段開始介入，然后參與決策和實施的全過程，直至最后完成和驗收。由此為整個過程的所有環節提供切實的法律保障，防患于未然，確保項目實施的合法和順利，最大限度減少糾紛的可能。 法務管理要為總部各部門提供法律咨詢，圍繞相關的法律問題釋疑解惑，有針對向地提出具體意見或建議，對全系統各下級公司的法律事務實施監督和指導。 企業運行的常態是各種權利、義務的平衡，而爭議的產生是由于相關因素的變化打破了這種平衡。加強案件監測，對于可能導致或預示本企業案件發生的因素進行及時、有效監控，保證信息獲取的快速和準確，通過客觀分析提出應對建議，減低案件發生的可能性。 為有效監測，首先要確定哪些方面的不確定性可能形成糾紛。通常在下述情況下容易產生爭議和糾紛，應當加以注意，即：當市場發生變化時；法律、法規被修訂、廢止或新的頒布時；行業政策發生調整時；企業自身業務改變時；以及業務關系對方的經營狀況嚴重惡化，轉移財產、抽逃資金，以逃避債務，喪失商業信譽，或者有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形時。 完善制度，構建預警機制，監控案件可能發生的關鍵點，往往會起到有效預警作用。關鍵點是指容易產生爭議或糾紛的業務流程中的交易重點和關鍵操作等環節。對業務中的關鍵點建立復核和制衡機制。應建立和持續完善適合本行業的標準合同，合同條款要細致、周全、規范。加強對客戶及交易對象的管理，對他們的信譽和履約能力在認真評估的基礎上進行分類。要避免同誠信缺失的客戶交往。 加強法律風險的研究和預防管理，變本企業歷史的和他人的教訓和代價為自己的經驗和財富，并據以防微杜漸，預防企業潛在風險。 案件管理應融入企業活動的全過程 預防企業案件的發生，應該是法務管理更高層次的職能和價值的體現。在競爭激烈的市場環境中，法務管理為企業正常運行提供法律支持和保障，是企業經營活動中不可或缺的有機組成部分，作用非常重要。法務管理可以通過與企業活動的有機結合，保持企業運營或運行順暢和高效，可以避免或減少企業行為的盲目性，使企業的決策和運行在最佳、最健康，因而是最捷徑的道路上，使企業不走或少走少彎路。 為此，法務管理要融入企業的日常運作過程之中，成為業務流程中必要的一環，而不是游離于企業日常活動和行為之外。企業法務管理應該滲透在企業的方方面面，體現在企業的全部行為，貫穿企業運行的始終。完整的案件預防管理，不只是法律部門和少數法務人員的事，而應成為全員的自覺，尤其是領導層和最高領導的自覺。企業法務管理中的案件預防管理同樣需要常態化機制。 案件管理應當考慮的問題 哪些產品或業務模式出現糾紛的幾率多？案件造成的平均損失有多少？是否在企業的承受范圍內？ 哪些產品或業務模式侵犯第三人的合法權益的風險高？ 哪些地區的法院或仲裁機構對某類業務模式采取否定的態度？ 哪些供應商、合作者資金信用不高、管理混亂？ 哪些支付方式風險大？現有的支付方式是否合理？ 對結算、付款中的風險是否有避免或減少的措施？ 是否存在部門的崗位設置權責不清，員工的權限不明的情況？ 是否存在部門之間協調、配合不力影響對外迅速反映和對外表態的一致性？ 哪些物流服務提供商提供的服務不穩定？ 企業印章的使用和管理是否存在漏洞？ 對員工的管理是否嚴格、規范、到位？ 員工的回函和電子郵件的控制、復核、簽批是否到位？ 合同履行中的過程性文件業務人員是否都進行了簽認、收集和保存？ 合同交易安排設計不合理之處能否設計出更好的替代方案？ 合同約定不明確、產生歧義之處是否已經糾正？ 合同締結的程序及制衡機制是否有效？ 對沒有約定的特殊情況是否有產生爭議的風險？有無必要做特別約定？ 簽訂合同及其他單證的權限劃分不明確的情況是否得到了糾正？ 案件中透露的市場變化、競爭對手和國家行業政策的信息對企業商業戰略的影響？
本文來源：中國公司法務研究會
