項目經理來自于組織的項目部門。公司承接到新的項目后就會委派一個項目經理。一個項目經理可以同時管理幾個小型項目，但大型的項目就要有專職的項目經理來負責。接下來，項目經理要與有關職能部門經理協商，從各個職能部門中為項目分配工作人員，這些人員根據實際需要為項目工作一段時間。在一個矩陣型 項目組織中，某個職能部門的人員通常在幾個同時進行的項目中兼職工作，這樣，幾個項目就可以共享員工的工作時間，從而就能有效地利用資源，使全公司及每個項目的全面成本減至最低。人員在完成某一項目或具體任務后，就被分配到新的項目中。如果某一項目因為某種原因而暫時中止，他們能夠適應項目的變化而在各項目之間流動，從而減少人員閑置的時間。
矩陣型組織結構的基礎的、核心的 技術資源可供所有項目運用，從而提高公司整體上的技術資源利用能力。同一職能部門的專業人員具有共同的知識背景，可以相互交流與學習，共同得到提高。他們將自己的知識應用于各個不同的項目，各職能部門的員工在項目組織內協同工作，可增進橫向交流，同時又從各個不同的項目中汲取新的知識和技能，從而獲得職業上的發展。另外，矩陣型組織結構也便于改善溝通，從而可以更及時地發現問題，解決沖突。項目團隊成員可以通過兩個渠道向項目經理和 職能經理反映情況，提醒注意潛在問題。這兩種溝通渠道更利于發現問題，避免壓制。
矩陣型組織結構里的項目團隊成員有兩個匯報關系：有關項目的臨時情況他們向 項目經理匯報；但同時，在行政管理方面，仍要向他們的職能經理匯報。分配某個成員同時在數個項目中工作，這個成員就會有好幾個經理。這時，可能會由于工作的優先次序而產生沖突。應用矩陣型組織結構，公司一定要制定工作綱領，保證在項目經理和職能經理之間恰當的權力平衡。矩陣型組織結構適用于同時承擔多個項目，而且各個項目的資源具有共享性的企業。
