一、基本概念：

1、集團（client）的概念：是SAP中的最高等級；每一個集團建立主數據庫

2、公司：能夠產生法定財務報表的組織單元；財務報表是在公司級別上建立合并的；一個公司可以包含一個或者多個公司代碼。

3、公司代碼：一個必須的企業結構；一個獨立核算的會計主體；是一個能夠進行會計核算的最小組織單元。資產負載表和損益表是建立在公司代碼級別上的。

4、業務范圍：用于做內部報表、內部資產負載表和內部損益表的一個內部組織結構；有用于所有的公司代碼，必須在所有的公司代碼中有相同的含義；根據業務范圍，更新總帳余額。

5、信用控制范圍：它是一個組織單元或責任范圍，用來控制客戶信用范圍；公司代碼可以派給一個也只能是一個信用控制范圍（可以是多對多關系。滿足對一個公司代碼下不同產品的信用控制）；多個公司代碼可以派給一個信用控制范圍。

6、控制范圍：它是用來定義公司的成本/管理會計行為的結構組織單元；公司代碼只能分配給一個控制范圍；一個控制范圍可以分配多個公司代碼這允許跨公司成本分攤和報表。

7、經營組織：是獲利能力分析中的核心組織要素，控制區域應轉換為一個且僅一個經營組織，用于內部管理分段報告。一個經營組織可可以包括多個成本控制范圍。

8、主數據：是描述那些運用在會計，物料，供應商，客戶等業務過程中的行為體；在一段時期內，信息往往保持不變；每個主數據庫具有單一的名字或數字編號。

與業務數據的差別：

主記錄包含的數據可控制如何記帳和處理業務數據，主數據在系統中保存相對較長的一段時間，而業務數據保存的時間較短。

業務數據是從R/3 中的正常業務處理獲取的數據。為了提高系統的操作性能，可以周期性地將系統內的業務數據進行歸檔。

9、損益表：它包含一個留存收益的識別標記；在會計年度期末,損益科目結帳到留存收益表中。

10、會計科目表：會計科目表是R/3 中所有科目的匯總，所有的會計科目表必須至少具有一個定義的科目組。每個公司代碼使用同一會計科目表中的科目進行日常業務的記帳。具有相同基本帳戶要求的多個公司可以使用同一個會計科目表。會計科目表公司代碼段主記錄信息可從一個公司復制到另一個公司。

會計科目標的種類：運營會計科目表、國家會計科目表、集團會計科目表。

一次憑證過賬即可獲取所有三個科目表所需的數據。

（1）運營會計科目表：會計科目表公司代碼段主記錄可在公司之間復制，可以加快項目的實施進度，確保實施的準確度。每一個公司代碼需要有且只能有一個運行會計科目表。

（2） 國家會計科目表：由于很多會計報表是基于運營會計科目表中的科目號碼運行得出的，這可能不能滿足公司代碼所在地國家法律法規對科目表的需求。該問題可通過將公司代碼分配給一個國家特定會計科目表（備選會計科目表）來解決。要使用國家會計科目表，首先必須為每一個會計科目主記錄中公司代碼段部分的備選科目字段輸入所對應的國家會計科目表中的科目號碼。運行報表時，可以選擇想要的會計科目表

注意：日常過帳處理是使用運營會計科目表中的科目號碼

（3）集團會計科目表：集團會計科目表主要是用于集團公司下的公司代碼由于使用了不同的運營會計科目表時，需要匯總得到集團報表而使用的一套會計科目表。要使用集團會計科目表，首先必須為每一個會計科目主記錄中會計科目表段部分的集團科目字段輸入所對應的集團會計科目表中的科目號碼。運行報表時，可以選擇想要的會計科目表。

11、總帳數據記錄內容：公司代碼信息；會計科目信息（總帳科目代碼、總帳科目名稱、會計種類：資產負債表和損溢表）；科目組（它是為建立會計科目時控制字段狀態；它能決定總帳的有效間隔期；在做總帳數據記錄-配置數據前必須建立的項目組），控制公司代碼。

12、總帳會計科目信息：總帳科目主記錄包含2 個數據段：會計科目表段和公司代碼段。

（1） 會計科目表段包含如科目號和科目名稱等的數據，它同時定義該科目是否是資產負債類科目或損益類科目。該控制信息用于科目余額結轉程序，并確定如何處理科目余額。

會計科目表段所包含的數據是使用該科目表的所有公司代碼所共有的數據。

因為一個會計科目表可以被多個公司代碼使用，為了使不同的公司代碼可控制它們獨立的業務處理，有必要將某些數據包含在公司代碼段中。

（2）公司代碼段：

–會計幣種

–稅收范圍

–會計科目的統馭科目

–未收款項管理:轉帳到未清帳項管理科目的項目標識為未清或已清。這些科目類型的余額總等于未清項目的余額。統馭科目在子帳級別利用子帳未清項特征進行未清項管理。

–分錄項排序

下列科目不應使用分錄項顯示:統馭科目;具有累積作用的科目和可被另一運用科目(例如存貨科目)加以分析的科目;產出和投入的稅收科目,這是因為只有與憑證有關的稅務信息是必需的

–字段狀態組：它是用于控制帳戶中那些字段在總帳里出現的標識器－配置數據

（3）統馭科目：包括：客戶、供應商、資產等;

統馭科目是用來將明細分類帳附加到總分類帳的一種G/L 科目。

統馭科目和明細分類帳在過帳業務時平行更新。

--行項目明細保持在明細分類帳中。

--匯總信息則保留在統馭科目中。

--統馭科目不能直接進行過帳。

13、文檔規則：

在SAP中,交易行為是以憑證形式儲存，每一筆交易觸發產生至少一張憑證，每一張憑證被分配一個唯一的憑證編號。

憑證將一直作為完整單元保留在系統中，直至它產生結果為止。

如果業務交易無財務信息，雖產生其他憑證，但不會產生會計憑證。

14、會計憑證：

每張會計憑證包括一個憑證頭和至少兩個行項目。

抬頭部分包含和管理與整個憑證有關的數據，例如憑證編號、記帳日期、公司代碼、貨幣類型和憑證相關的文本。行項目構成了憑證細目。每個行項目會包含帳戶、金額和其他相關記帳信息。

只有完整的憑證才可過帳，憑證的完整包括憑證抬頭的完整以及憑證借貸方余額為零。

15、憑證類型

它是區分不同交易類型的方法并決定能夠被過帳的會計形式。例如，可將所有的會計憑證按業務類型不同分成：總帳憑證、收款憑證、付款憑證、客戶發票、供應商發票等。

憑證類型決定憑證的編號范圍：系統通過不同的憑證類型編號范圍存儲一種憑證類型的所有憑證。編號范圍可以是外部定義也可以是內部定義。權限組可以運用憑證類型。反記帳由憑證類型控制。

憑證類型決定可以過帳的帳戶類型：在R/3 中有5 種不同的帳戶類型。

D 借方（顧客）；K 貸方（供應商）；S 總帳科目；A 資產；M 物料。

SAP R/3預留了若干號碼范圍用于R/3 中的特殊用途。例如：X1和X2這兩個范圍保留作為樣本和重復輸入憑證的編號范圍。

16、過賬碼：設定是否將該項目匯入借方或貸方并決定可被過帳的會計科目類型。

R/3中的每一個憑證行項目與且只與一種記帳碼相關聯。

由于記帳碼控制了每一個憑證行項目是借方還是貸方，因此過帳行項目時沒有必要使用其他任何標識來指定是貸方或借方。

記帳碼也控制了用于行項目過帳的特定科目類型（客戶、供應商、G/L 科目、資產、物料）。

記帳碼同時還幫助控制行項目的字段狀態。字段狀態指行項目的屏幕布局。根據行項目上所使用的記帳碼的定義，個別字段可以是禁止、可選或必需的。

R/3 的目標是確保數據輸入的精確和有效。使用字段狀態功能可控制允許字段的適當組合出現在數據輸入過程中以預防包含和排除錯誤。

17、過賬期間：在過帳前,必須定義一個過帳期間；一個財務年度被分為若干個過帳期間；每一個過帳期間包括一個起始日期

18、會計憑證的要素：日期和過帳期間、公司代碼、貨幣類型、憑證類型記帳碼、科目、記帳金額、科目分配

19、會計憑證的四個日期：

憑證日期：可看作原始憑證的日期

記帳日期：更新帳務的日期

轉換日期：外幣匯兌日期

輸入日期：會計憑證錄入系統的日期

20、會計憑帳的記賬貨幣

SAP系統中，有四種貨幣類型：

業務交易貨幣：會計業務發生時所使用的貨幣；

記帳本位幣：更新帳值的貨幣，即公司代碼貨幣；

首選并行貨幣：用于其他評估所使用的貨幣，例如集團貨幣；

次選并行貨幣：用于其他評估所使用的貨幣，例如歐元。

21、會計憑證的記賬科目：

每一個行項目必須包括一個科目。行項目輸入的有效科目類型包括

–客戶它可能是一個總分類帳，也可能是一個明細分類帳，例如一個客戶號或資產號。記帳代碼的科目類型用來標識允許對哪類的科目過帳

–供應商

–總分類帳科目

–資產

–原料等

22、會計憑證的更改

只要憑證已記帳并分配了憑證號碼，憑證就成為了數據庫的永久部分。R/3 將跟蹤記錄憑證的任何變化并根據用戶需求在合適的時間進行憑證的歸檔。

在對憑證進行更改時，影響會計系統（科目號碼、金額等）的數據在任何環境下都無法更改。只有通過調整或沖銷憑證才能這些字段錯誤進行更正以維護有效的審計線索。

憑證更改規則決定哪些字段以及在什么環境字段可以更改。

根據憑證更改規則使用原始憑證號碼可以更改憑證。

23、會計憑證的沖銷

沖消憑證的條件：

–原始憑證未包含已清算的行項目。如果憑證確實包含了已清算的行項目，那么在沖銷時必須重設這些行項目。

–原始憑證僅包含了客戶、供應商或總帳行項目。

–原始憑證被記帳到FI 系統中。其他模塊中產生的憑證應該在該處進行更正。更改會自然反映到FI 中。

–所有其他科目分配值（例如，成本中心）仍然有效。

如果不指定憑證沖銷的記帳日期，系統將使用要沖銷憑證的記帳日期作為沖銷憑證的記帳日期，憑證沖銷后產生新的憑證號。

24、憑證號的含義：

它是為審核每一個公司代碼在一個財務年度中的每一憑證而設置的。

所有被過帳的交易必須設置一個憑證號。

在一張憑證被過帳前,必須為憑證類型設置一個號碼范圍，這些號碼可以由系統內部設定或由用戶在外部設定。

25、未來及以前期間的過賬：

過帳由總帳負責人控制；可以將帳目過帳到未來或以前期間（根據過帳日期）；以前期間的過帳被自動地結算到下一期間（更新過的未收款余額及留存收益）。

26、預制憑證：

當憑證信息不完整或過帳之前需要審批時，可以通過預制憑證的功能在系統中將憑證進行預制。未完成的憑證可以先預制并稍后記帳，此操作可由相同或不同用戶完成。預制憑證保存后將產生一個憑證號，該憑證號屬于正式憑證號范圍。

預制的優點之一是可以在開始預制時聯機評估憑證中的數據以用于報表，而不是必須等到已完成數據并記帳。例如，可以將預制憑證中的金額用于銷售/采購報表的預先稅。

預制憑證時不支持替換和驗證，但是當預制完成并記帳時支持替換和驗證。

您可以單獨地也可以通過清單集中對預制記帳，如果通過清單記帳多張預制憑證，在憑證成功記帳后，系統將給出記帳清單。

27、應計日記帳：

下列情況下應計記帳最好使用重復性分錄憑證：

–應計不必在下月內沖銷

–帳戶保持相同

–金額不必逐月繳納

可以使用樣板憑證或科目分配模板并使用特定的憑證類型創建應計分錄：

–帳戶保持相同但金額逐月更改

–需要在下月沖銷應計

28、管理結算：會計期間的預先結算；整個組織當中的再分配和成本結算；內部報告的檢查和分析；前期會計周期的重新打開以改正和調整記帳數據。

29、財務結算：

◇執行重新調整程序以確保業務范圍和利潤中心相平衡；

◇外幣重估以解決匯率的波動；

◇對帳FI-CO；

◇執行財務會計比較分析；

◇創建財務報告以供檢查和分析。

30、G/L 科目主記錄分成兩段：會計科目表段和公司代碼段。

會計科目表段單獨與會計科目表聯系（可能被多個公司代碼使用）。公司代碼段只與某個特定的公司代碼聯系。

31、過賬一個憑證—科目

每一個行項目必須包括一個科目。可能是一個總分類帳，也可能是一個明細分類帳。

記帳代碼的科目類型用來標識科目是否是一個總分類帳或明細分類帳。行項目輸入的有效

科目類型包括(? 客戶或借方? 供應商或貸方? 總分類帳? 資產? 原料)

32、周期性分錄的輔助工具：

◇重復性日記帳分錄是有規律重復出現的業務事務。因此可以創建參考憑證來提高周期處理的速度。下列數據在重復性分錄時不改變：記帳碼（PK）；科目；行項目金額。

◇應計和待攤分錄是在記帳期間末所需做的調整過帳，要在下一期間特別沖銷這些分錄。

33、折舊范圍

q 結構折舊范圍使基于不同目的（如帳面折舊、成本核算折舊等）計算資產的并行估價成為可能，根據折舊范圍制定各項資產的所有必要折舊期限和折舊價值。由于系統對允許定義的折舊范圍沒有限制，因此平行估價也將是無限期的。

q 可將單獨折舊范圍的資產負債表價值和折舊價值記入其財務會計中的自有帳戶。

q 每個公司代碼至少需要一個折舊范圍用以記錄帳面價值。