項(xiàng)目經(jīng)理是干什么的
小M是一名畢業(yè)于名牌大學(xué)軟件專(zhuān)業(yè)的研究生，在學(xué)校中隨導(dǎo)師參加過(guò)一些國(guó)家級(jí)的科研項(xiàng)目。畢業(yè)后，小M如愿加入某知名IT公司。
為了適應(yīng)管理要求，該公司已經(jīng)引進(jìn)并實(shí)施了“項(xiàng)目型”管理模式，企業(yè)內(nèi)按行業(yè)劃分成事業(yè)部，項(xiàng)目是事業(yè)部最基本的業(yè)務(wù)運(yùn)作單位；各事業(yè)部?jī)?nèi)設(shè)專(zhuān)職的項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目的全過(guò)程負(fù)責(zé),因此是公司最重要的基層管理角色之一。
小M覺(jué)得，項(xiàng)目經(jīng)理受人尊重、令人羨慕。不僅羨慕他們每次完成一個(gè)項(xiàng)目回到公司后受到英雄般的歡迎，跟公司高層可以面對(duì)面直接溝通，還有老客戶(hù)、老同事經(jīng)常寄來(lái)的土特產(chǎn)。就拿小M的頂頭上司事業(yè)部總經(jīng)理S總來(lái)說(shuō)，原來(lái)是做技術(shù)的，后來(lái)成了項(xiàng)目經(jīng)理，之后連續(xù)做了幾個(gè)大項(xiàng)目，就成了領(lǐng)導(dǎo)眼里的“紅人”，在客戶(hù)那里也有很高威信。現(xiàn)在，年紀(jì)輕輕已經(jīng)成了一名總經(jīng)理，獨(dú)立負(fù)責(zé)了公司的一大塊業(yè)務(wù)。
項(xiàng)目經(jīng)理也是公司的稀缺資源。由于公司的項(xiàng)目技術(shù)性比較強(qiáng)，需要既懂得IT技術(shù)又具備項(xiàng)目管理技能的人才，因此鼓勵(lì)技術(shù)人員轉(zhuǎn)型做項(xiàng)目經(jīng)理。小M覺(jué)得自己符合項(xiàng)目經(jīng)理的要求，但是，做一名項(xiàng)目經(jīng)理是個(gè)嚴(yán)肅的職業(yè)選擇，在進(jìn)入亮麗的光環(huán)之前，首先需要弄清楚，項(xiàng)目經(jīng)理是干什么的？
于是，小M找到了S總，談了自己的想法，希望得到S總的指導(dǎo)。S總熱情接待了小M，并回答了小M的問(wèn)題。
小M首先問(wèn)：“S總，請(qǐng)問(wèn)項(xiàng)目經(jīng)理是個(gè)什么樣的角色呢？”
S總說(shuō)：“項(xiàng)目經(jīng)理是公司委派的負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的個(gè)人，是公司授權(quán)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，是項(xiàng)目的直接組織者和領(lǐng)導(dǎo)者。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)外代表公司與客戶(hù)和分包單位進(jìn)行聯(lián)系，處理合同有關(guān)的商務(wù)事宜；對(duì)內(nèi)全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的實(shí)施。一些企業(yè)中由職能經(jīng)理代替項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理是兼職和客串的角色。這種兼職的項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)際上并不承擔(dān)上述職責(zé)。”
小M接著問(wèn)：“那項(xiàng)目經(jīng)理的具體職責(zé)是什么呢？”
S總說(shuō)：公司里的項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)有三個(gè)方面：
也就是說(shuō)，一個(gè)合格的項(xiàng)目經(jīng)理必須同時(shí)做到 ‘按預(yù)期交付成果’、‘讓客戶(hù)滿(mǎn)意’、‘讓員工滿(mǎn)意’。”
小M又說(shuō)：“那IT項(xiàng)目經(jīng)理的主要任務(wù)是什么呢？”
S總說(shuō)：第一，支持售前過(guò)程。IT項(xiàng)目一般比較復(fù)雜，交付風(fēng)險(xiǎn)比較大，需要在合同中約定工作范圍、進(jìn)度計(jì)劃，要估算成本和人力資源。項(xiàng)目經(jīng)理近距離地了解需求、資源等約束，制定的項(xiàng)目實(shí)施方案才會(huì)切實(shí)可行。參加售前過(guò)程不僅有助于項(xiàng)目經(jīng)理深入了解客戶(hù)需求，也可以幫助客戶(hù)了解項(xiàng)目經(jīng)理的能力。有的時(shí)候，客戶(hù)會(huì)因?yàn)橄嘀小?xiàng)目經(jīng)理’而促成合同的簽訂，甚至要求將鎖定某位項(xiàng)目經(jīng)理作為合同的條件。
第二，負(fù)責(zé)項(xiàng)目交付。簽訂合同之后，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)圍繞預(yù)期目標(biāo)、遵循確定的規(guī)范執(zhí)行項(xiàng)目。項(xiàng)目經(jīng)理不僅要制定思路清晰、考慮周密的計(jì)劃，還要調(diào)集資源、委派任務(wù)，推進(jìn)計(jì)劃的執(zhí)行；過(guò)程中，還要及時(shí)處理出現(xiàn)的問(wèn)題，定期向有關(guān)人員匯報(bào)進(jìn)展，保證在規(guī)定的時(shí)間和預(yù)算內(nèi)交付項(xiàng)目成果。
第三，完成項(xiàng)目收尾。完成交付成果之后，要將成果移交給客戶(hù)，確保客戶(hù)可以穩(wěn)定地使用系統(tǒng)。然后，將后續(xù)服務(wù)移交給服務(wù)部門(mén)，確保客戶(hù)得到持續(xù)的服務(wù)保障。項(xiàng)目經(jīng)理交付的成果直接決定客戶(hù)滿(mǎn)意度、影響客戶(hù)是否愿意付款，因此公司里還要求項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)完成收款工作。
第四，管理干系人的關(guān)系。一個(gè)IT項(xiàng)目可能涉及投資方、客戶(hù)、分包單位、合作伙伴，甚至可能包括政府、社會(huì)等各方面的關(guān)系；面對(duì)的‘客戶(hù)’也不是一個(gè)人，而是一個(gè)群體。項(xiàng)目經(jīng)理作為各方的橋梁和紐帶，要隨時(shí)處理各方信息，保持密切溝通，解決矛盾沖突，只有這樣才能讓‘客戶(hù)’滿(mǎn)意。
第五，管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的臨時(shí)性，項(xiàng)目經(jīng)理需要花費(fèi)很大的精力尋找合適的資源，優(yōu)化資源配置，建立合理的組織結(jié)構(gòu)，確定清晰的職責(zé)分工。項(xiàng)目過(guò)程中還需要通過(guò)各種措施進(jìn)行團(tuán)隊(duì)建設(shè)，打造高效團(tuán)隊(duì)。”
從這些工作任務(wù)的性質(zhì)來(lái)看，項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目的推動(dòng)者，也是關(guān)系的協(xié)調(diào)者。
小M感嘆道：“原來(lái)項(xiàng)目經(jīng)理要面對(duì)那么多人、負(fù)責(zé)那多事，還要確保項(xiàng)目的成功，這是多么有挑戰(zhàn)的一件事啊！”
S總：“確實(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理往往是決定一個(gè)項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵人物，要求素質(zhì)高、綜合能力強(qiáng)、職責(zé)范圍廣，幾乎涵蓋了一個(gè)CEO的范疇。所以，項(xiàng)目經(jīng)理也被戲稱(chēng)為‘迷你’CEO。”
但是，項(xiàng)目經(jīng)理是條無(wú)悔路，后面可能遇到的困難無(wú)數(shù)，如果半路發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況和最初想象有很大的差距，覺(jué)得自己不適合做項(xiàng)目經(jīng)理，那問(wèn)題可就大了。因?yàn)椋@不僅對(duì)客戶(hù)和團(tuán)隊(duì)會(huì)造成非常大的不利影響，對(duì)自己也非常不利，畢竟技術(shù)的發(fā)展實(shí)在是太快了，再想退回到技術(shù)路線(xiàn)的難度也很大。
小M非常想知道，到底自己適合做項(xiàng)目經(jīng)理嗎。于是再次找到了S總。
S總說(shuō)：“是否適合首先考慮的是個(gè)人素質(zhì)。具有不同素質(zhì)的人對(duì)同樣的事情會(huì)采取完全不同的反應(yīng)。項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目中的矚目人物，一旦做出失當(dāng)?shù)姆磻?yīng)，會(huì)影響多方人員，因此對(duì)素質(zhì)有比較高的要求。
素質(zhì)包括性格特征、能力傾向和處事態(tài)度等。盡管誰(shuí)都可以做項(xiàng)目經(jīng)理，但真實(shí)的情況是可能某些人更適合做項(xiàng)目經(jīng)理，甚至IT圈子里很多人都認(rèn)為項(xiàng)目經(jīng)理是天生的。當(dāng)然，‘天生項(xiàng)目經(jīng)理’并不是說(shuō)他們不需要學(xué)習(xí)和實(shí)踐，而是說(shuō)具備某些素質(zhì)的人員擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理可以充分發(fā)揮特長(zhǎng)，從而比較自信，發(fā)展得也比較順利。
反過(guò)來(lái)，有些人確實(shí)不太適合做項(xiàng)目經(jīng)理，所以需要慎重選擇。例如，一個(gè)人天生就不善言辭，不愿意與人打交道，如果讓他去跟客戶(hù)談判，不停地‘討價(jià)還價(jià)’，他的心理就會(huì)承受很大的壓力。一旦突破了心理承受能力極限，可能會(huì)放棄最初的選擇。當(dāng)然，這也不是說(shuō)不善言辭一定就做不了項(xiàng)目經(jīng)理，只是要比其他人付出更多的努力，可能在成長(zhǎng)的路上會(huì)艱苦一些。”
小M問(wèn)：“那么‘天生的項(xiàng)目經(jīng)理’具備的素質(zhì)是什么呢？”
S總說(shuō)：“可能很多素質(zhì)都是必要的，但有幾個(gè)基本素質(zhì)不僅重要，而且先天賦予的成分較多。
第一，領(lǐng)導(dǎo)力。領(lǐng)導(dǎo)力是指通過(guò)他人來(lái)完成工作的能力。項(xiàng)目經(jīng)理雖然是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)核心，但需要依賴(lài)團(tuán)隊(duì)完成任務(wù)。由于項(xiàng)目組的動(dòng)態(tài)性和臨時(shí)性，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于團(tuán)隊(duì)成員并不具備完全的管理權(quán)力，更多需要將一組成員凝聚成一個(gè)團(tuán)隊(duì)，激發(fā)和影響他人為了一個(gè)共同的目標(biāo)而努力工作。
領(lǐng)導(dǎo)力重要并不意味著‘領(lǐng)導(dǎo)’是‘官’，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該是個(gè)‘領(lǐng)頭的’，跟大家是平級(jí)的，但是卻走在別人的前面。不僅要求別人做到的事自己先做到，而且知道‘下一步’應(yīng)該干什么，下一個(gè)目標(biāo)在哪里。項(xiàng)目經(jīng)理的口號(hào)應(yīng)該是‘跟我沖’，而不是‘給我上’。
‘領(lǐng)導(dǎo)力’其實(shí)很好判斷，如果讓一組人在一個(gè)封閉的環(huán)境中讓他們共同去完成一個(gè)任務(wù)，但是不說(shuō)明誰(shuí)是這組人的負(fù)責(zé)人。不用長(zhǎng)時(shí)間就會(huì)發(fā)現(xiàn)，這組人中有一個(gè)人（或幾個(gè)人）會(huì)自然而然地成為了領(lǐng)導(dǎo)者。
第二，責(zé)任心。項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，會(huì)遇到很多困難，經(jīng)常會(huì)超出原先的想象。這個(gè)時(shí)候，能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理堅(jiān)持下去的可能只有‘責(zé)任心’。
具備強(qiáng)烈責(zé)任心的人，出于對(duì)承諾的負(fù)責(zé)，會(huì)傾盡全力達(dá)成目標(biāo)而不言放棄，因此也是可靠、可信的人。這樣的人，公司、客戶(hù)和團(tuán)隊(duì)才會(huì)對(duì)其放心，才會(huì)全力支持。
具有強(qiáng)烈責(zé)任心的人，還有個(gè)特點(diǎn)，會(huì)非常注重細(xì)節(jié)，能主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。他會(huì)不自覺(jué)地在腦子中模擬一件事的執(zhí)行過(guò)程，設(shè)想各種意外情況，考慮如何應(yīng)對(duì)。這樣的人就是我們常說(shuō)的‘操心命’，但這樣的品質(zhì)在項(xiàng)目管理中特別有用，有助于發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題、防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，這樣的人也比一般人看得遠(yuǎn)，想得透。
第三，積極主動(dòng)。桌子上放著半杯水，消極的人會(huì)說(shuō)‘唉！只剩半杯水了’，而積極的人會(huì)說(shuō)‘耶！我們還有半杯水’。項(xiàng)目經(jīng)理需要成為后者，總是能同時(shí)看到事情‘有利’和‘不利’的兩個(gè)方面，善于利用自身的優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)變局勢(shì)。
積極主動(dòng)的人最大的特點(diǎn)是不抱怨。項(xiàng)目經(jīng)理是‘主心骨’，主心骨亂了，項(xiàng)目也就亂了。項(xiàng)目經(jīng)理必須時(shí)刻保持好的心態(tài)，如果團(tuán)隊(duì)始終看到一個(gè)信心滿(mǎn)滿(mǎn)、鎮(zhèn)定自若的項(xiàng)目經(jīng)理，大家也會(huì)充滿(mǎn)信心。如果團(tuán)隊(duì)總是看到一個(gè)整天愁眉苦臉、滿(mǎn)腹牢騷的項(xiàng)目經(jīng)理，大家可能擔(dān)心他隨時(shí)會(huì)撂挑子，士氣可想而知。
積極主動(dòng)的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)積極尋找方法，相信‘方法總比問(wèn)題多’。他們能夠引導(dǎo)大家集思廣益尋找方法，領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)走出困境。
積極主動(dòng)的人會(huì)提出建設(shè)性意見(jiàn)，從而更容易獲得幫助和支持。被敵人包圍了，一個(gè)指揮官報(bào)告說(shuō)：‘我被包圍了，該怎么辦？’
而另一個(gè)指揮官報(bào)告說(shuō)：‘我被包圍了，需要空中支援。’哪個(gè)更容易獲得幫助？顯然是后者。因?yàn)椋蛩玖畈拷忉屒宄?fù)雜的狀況就不是件容易的事，還要他們幫你做出決策，貽誤戰(zhàn)機(jī)不說(shuō)、決策也不一定正確。其實(shí)，最能提出正確建議的人正是掌握豐富信息的一線(xiàn)指揮官。
第四，壓力承受。項(xiàng)目中會(huì)出現(xiàn)各種突發(fā)事件，有時(shí)需要忍受極大的壓力。有壓力承受能力的人當(dāng)困難來(lái)臨的時(shí)候仍能鎮(zhèn)定自若，仍能冷靜思考，即使在無(wú)能為力的時(shí)候，還能保持‘風(fēng)度’和‘幽默感’，從而穩(wěn)定軍心、解決問(wèn)題。”
S總說(shuō)：“有一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在半夜3點(diǎn)、離系統(tǒng)正式運(yùn)行4個(gè)小時(shí)前發(fā)現(xiàn)一個(gè)憑證打印錯(cuò)誤，可能直接影響第二天業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。他連夜把程序員叫過(guò)來(lái)修改程序，在別人忙得焦頭爛額的時(shí)候，他自己卻在旁邊的椅子上呼呼大睡。別人問(wèn)他：‘這個(gè)時(shí)候你還能睡得著？’他說(shuō)：‘我現(xiàn)在幫不上忙，現(xiàn)在能做的事就是讓大家放松點(diǎn)。明天才是我該緊張的時(shí)候’。這時(shí)候能睡著，才需要真正的抗壓能力。”
小M聽(tīng)得非常入神，但是仍不知道自己是否滿(mǎn)足這些素質(zhì)要求。S總拿出了一張表，告訴小M這是從公司一些優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理身上抽取的行為特點(diǎn)和思維習(xí)慣，你可以參考看看，自己是否是這樣的人：
S總說(shuō)：“如果你對(duì)這些問(wèn)題80%以上的回答都是肯定的，說(shuō)明你具有一名優(yōu)秀項(xiàng)目經(jīng)理的潛質(zhì)，選擇項(xiàng)目經(jīng)理作為自己的職業(yè)方向，就會(huì)有比較順暢的路徑和光明的未來(lái)。”
項(xiàng)目經(jīng)理的知識(shí)和技能幾次談話(huà)之后，S總通過(guò)觀察覺(jué)得小M是個(gè)好苗子、“天生項(xiàng)目經(jīng)理”；小M成為項(xiàng)目經(jīng)理的意愿也非常強(qiáng)烈，恨不得立刻買(mǎi)本書(shū)，投入項(xiàng)目管理的學(xué)習(xí)中去。
S總向小M推薦了幾本項(xiàng)目管理方面的書(shū)，但同時(shí)強(qiáng)調(diào)：“項(xiàng)目管理是實(shí)踐性很強(qiáng)的學(xué)科，項(xiàng)目經(jīng)理不僅要掌握項(xiàng)目管理知識(shí),還要掌握實(shí)踐技能和人際關(guān)系的軟技能，而且這些知識(shí)和技能不是光從書(shū)本上就可以得來(lái)的，需要通過(guò)多種途徑學(xué)習(xí)和掌握。”
作者潘東，1998年畢業(yè)于上海交通大學(xué)計(jì)算機(jī)系，獲博士學(xué)位，同年加入聯(lián)想集團(tuán)。2001年隨聯(lián)想集團(tuán)的分拆加入神州數(shù)碼。現(xiàn)任鼎捷軟件股份有限公司(原神州數(shù)碼管理系統(tǒng)有限公司)副總裁，中國(guó)軟件協(xié)會(huì)過(guò)程改進(jìn)分會(huì)副會(huì)長(zhǎng)。
作者韓秋泉，1994年畢業(yè)于上海科技大學(xué)物理系，2004年畢業(yè)于華東師范大學(xué)軟件學(xué)院，獲工程碩士學(xué)位。1996年開(kāi)始從事軟件開(kāi)發(fā)工作，2001年加入神州數(shù)碼，現(xiàn)為神州數(shù)碼融信軟件有限公司交付管理服務(wù)事業(yè)部總經(jīng)理，并負(fù)責(zé)公司的PMO工作。
本文節(jié)選自《IT項(xiàng)目經(jīng)理成長(zhǎng)手記》一書(shū)。潘東，韓秋泉著，由機(jī)械工業(yè)出版社出版。
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